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„Eine rechtssichere digitale Signatur in Praxen gab es vor Nelly nicht“ 

Case Study
04.11.2022
Author + – Kerstin Marciniak, Gründerin von Z. A. P.:
Melanie Schröder

Die Abrechnung und Organisation in Zahnarztpraxen kann in vielen Fällen verbessert werden. Das wissen die Kund:innen von Kerstin Marciniak nach ihrer Analyse nur zu gut. Lesen Sie hier, wie Zahnarztpraxen ihre Prozesse mit Nelly optimieren, um Zeit und Geld zu sparen.

Grafik ZAP und

Kerstin Marciniak betreibt mit Z. A. P. (Zahnärztliche Abrechnungs- und Praxisorganisation) eine der erfolgreichsten Agenturen, um Verwaltungsabläufe in Zahnarztpraxen zu verbessern. Bereits seit 1995 deckt die Betriebswirtin der Zahnmedizin mithilfe ihrer Bedarfsanalysen verdeckte Potenziale in Praxen auf. Damit verhilft sie den Zahnärzt:innen zu mehr Patientenwohlbefinden, mehr Mitarbeiterzufriedenheit und vor allem: mehr Zeit! Denn die haben Zahnärzt:innen in Deutschland in aller Regel kaum noch. 

Eine Minute Behandlung verursacht 4-5 Minuten Papierkram

Mediziner:innen in Deutschland leiden unter der ausufernden Bürokratie. Das ist kein Geheimnis. Doch das Ausmaß überrascht dann doch. „Bis 1999 führte eine Minute Zahnarztbehandlung zu etwa drei Minuten Verwaltungsaufwand. Heute kommen auf eine Minute Behandlung etwa 4-5 Minuten Papierkram. Eine enorme Belastung, die letztendlich von den Zahnmedizinischen Fachangestellten aufgefangen werden muss“, berichtet die Geschäftsführerin. 

Doch wie kann das sein? Eigentlich sollte die voranschreitende Digitalisierung ja dafür sorgen, dass Zahnarztpraxen immer weniger Verwaltungsaufwand erledigen müssen. Ehemals analoge Vorgänge sollten nun mithilfe der Digitalisierung verschlankt werden – und weniger Zeit kosten. Doch in der Praxis ist das leider nicht Fall. 

„Zahnärzt:innen, die mit ihrer eigenen Praxis selbstständig sind, sind in vielen Fällen älter und damit kaum digitalisiert“, berichtet Kerstin Marciniak. Die Überalterung der niedergelassenen Zahnärzteschaft bestätigen auch die Mitgliederstatistiken der (Landes-) Zahnärztekammern. 

Zahnärzt:innen sind im Schnitt etwa 53,2 Jahre alt, Etwa 7% behandeln Patient:innen noch im Rentenalter

Rechtssichere Unterschriften bislang nur analog möglich 

Durch die mangelnde Digitalisierung kommt es vor, dass Zahnärzt:innen weiter mit einem veralteten Software-System oder sogar noch mit Karteikarten arbeiten, deren Inhalt dann in ein digitales System übertragen wird. „Damit sparen Sie also keine Zeit, sondern verbringen ganz im Gegenteil mehr Zeit mit der Pflege von zwei Systemen“, erzählt die Agenturinhaberin aus ihrem Berufsalltag. 

Die Patient:innen müssen außerdem für jede Wunsch oder Wahlleistung, die nicht von der gesetzlichen Krankenkasse bezahlt wird (zum Beispiel für eine Zahnreinigung) und bei den Heil- und Kostenplänen für Zahnersatz eine rechtssichere Originalunterschrift erbringen. „Diese Unterschrift wird in vielen Fällen händisch auf Papier vom Patienten eingeholt. Die ZFA muss die Unterschrift anschließend digitalisieren, was wiederum Papierkram verursacht. Dann muss das Schriftstück eingescannt und anschließend archiviert werden“, erzählt die Betriebswirtin. Damit frisst besonders die Mischung aus analogen und digitalen Komponenten im Zahnarztalltag sehr viel Zeit, die gespart werden könnte.     

Kerstin Marciniak gibt den Anstoß zur Gründung von Nelly

Hauptprobleme der Kund:innen von Kerstin Marciniak sind also nach wie vor eindeutig die Bürokratie, die mangelnde Digitalisierung und die fehlende Software. Insbesondere, was die rechtssichere digitale Signatur angeht. „Zwar gibt es mit den Unterschriften auf iPads schon eine digitale Lösung. Aber: Diese Unterschriften sind nicht rechtssicher. Es gab lange Zeit einfach keine Lösung, mit der Zahnärzt:innen Unterschriften ihrer Patient:innen digital und rechtssicher einholen konnten“, sagt die Agenturgründerin.

Hauptprobelm von Zahnarztpraxen

Doch mit diesem Problem sollte bald Schluss sein, wie Kerstin Marciniak erzählt: „Niklas Radner, der Sohn eines meiner Kunden, suchte das Gespräch mit mir. Er wollte ein Startup gründen, um Arztpraxen in Deutschland zu digitalisieren und fragte mich nach den häufigsten Problemen meiner Kund:innen. Ich berichtete ihm von dem analogen Verwaltungsaufwand in Zahnarztpraxen und vor allem der Rechtsunsicherheit bei digitalen Unterschriften. So wurde die Idee zu Nelly geboren!“

Nelly sorgt für rechtssichere digitale Unterschriften in Zahnarztpraxen 

Kurz danach gründet Niklas Radner gemeinsam mit seinen drei Co-Foundern in Berlin das Startup Nelly. Mit Nelly werden nun die Probleme der Z. A. P.-Kund:innen effektiv und sicher gelöst. Denn mit dem Einsatz der Nelly-Software in den Zahnarztpraxen, werden zum einen die Praxisabläufe verschlankt und zum anderen können Unterschriften endlich rechtssicher digital erbracht werden. „Mit Nelly wird die komplette Patientenaufnahme digitalisiert. Der Patient kann alle erforderlichen Daten mit seinem eigenen Smartphone eingeben und Unterschriften – wie zum Beispiel für die Zahnreinigung – rechtssicher per Knopfdruck erbringen. Das ist eine enormer Erleichterung für meine Kund:innen!“, berichtet die Z. A. P.-Inhaberin.    

Kerstin Marciniak:

30-40 Prozent weniger Kosten in Zahnarztpraxen durch Nelly

Mithilfe von Nelly gehören Anamnesebögen und händische Unterschriften auf Papier nun endlich der Vergangenheit an! Schon alleine durch die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse können die Z. A. P.-Kund:innen etwa 30-40 Prozent Kosten für Papier und Drucker sparen! Doch das Beste: Die heute so wichtige Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen wird sinnvoller genutzt.

„Auch die ältere Generation der Zahnärzt:innen ist mit Nelly zufrieden und setzt die Software gerne in ihrer Praxis ein. Besonders über Nelly freuen sich meiner nach Erfahrung nach die chronisch überlasteten Zahnmedizinischen Fachangestellten. Denn die haben durch Nelly mehr Zeit, die sie bei der Behandlung der Patient:innen einsetzen können. Aus diesem Grund empfehle ich allen meinen Kund:innen die Software von Nelly uneingeschränkt weiter!“, sagt Kerstin Marciniak überzeugt.

Digitalisieren Sie die Patientenaufnahme und Unterschrift mit Nelly

Sie als Zahnarzt möchten auch endlich Ihre altmodischen Praxisabläufe verbessern? Modernisieren Sie Ihre Prozesse mit der Software von Nelly! 

Mit Nelly können Sie:

  • Zeit bei der Patientenaufnahme sparen
  • Endlich rechtsgültig digitale Unterschriften einholen 
  • Und vor allem: Ihre ZFAs glücklich machen!

Setzen Sie Nelly als Assistenz für Ihre Assistenz ein. So können Sie Ihre Zahnmedizinischen Fachangestellten dauerhaft an Ihre Praxis binden und damit Zeit und letztendlich bares Geld sparen! Probieren Sie Nelly gleich aus! 

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