Bei der Aufnahme eines Patienten oder einer Patientin sollten Sie in der Regel die folgenden Informationen erfassen: 

• Anamnese inklusive Name, Anschrift, Kontaktinformationen, Medikamente, Allergien und die Krankengeschichte
• Versicherungsstatus
• Zahlungsinformationen
• Behandlungsvertrag bei Privatpatient:innen

Was ist die digitale Patientenaufnahme?

Eine digitale Patientenaufnahme digitalisiert den Prozessablauf der Patientenaufnahme. Von ihrem Smartphone können die Patient:innen alle wichtigen Dokumente ausfüllen und unterschreiben – und das sogar schon vor dem Praxisbesuch bequem von zuhause aus!

Wie gestaltet sich der Prozessablauf bei der Patientenaufnahme?

Bei der Patientenaufnahme erhalten Neupatient:innen zunächst einen Erstaufnahmebogen beziehungsweise Stammpatient:innen einen Anamnesebogen. Anschließend werden die Daten – je nach Technologie – automatisch oder händisch in das Praxisverwaltungssystem übertragen. Im dritten Schritt werden alle Dokumente dokumentiert.

Die Patientenaufnahme in der Arztpraxis ist oft das erste persönliche Erlebnis, welches Patient:innen in Ihrer Praxis erwartet. Der gesamte weitere Umgang wird durch diesen ersten Kontaktpunkt geprägt. Sie bereitet die Anamnese vor und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Arzt-Patienten-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, bei der Aufnahme eines Patienten bzw. einer Patientin besonderes Augenmerk auf diesen „Startpunkt“ zu legen. 

Neben einem freundlichen Empfangsteam und einer guten Organisation spielen für eine reibungslose Patientenaufnahme in Ihrer Praxis allerdings noch weitere Faktoren eine tragende Rolle. Unterschriften müssen eingeholt, Kostenfragen geklärt und datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden. 

Die Aufnahme eines Patienten bzw. einer Patientin dient dazu, vor der tatsächlichen Arzt-Konsultation vorbereitende Maßnahmen zu klären und personenbezogene Daten einzuholen. Welche Beschwerden haben die Patient:innen? Werden bereits Medikamente eingenommen? Und sind alle erforderlichen Einwilligungserklärungen vorhanden? Zudem lassen sich Kostenfragen wie beispielsweise Behandlungsverträge, eventuelle Zuzahlungen oder Wahlleistungen sowie datenschutzrechtlich relevante Fragen am Empfang klären.

Der Prozess der Patientenaufnahme beginnt für gewöhnlich mit einem Erstaufnahmebogen beziehungsweise einem Anamnesebogen für Bestandspatient:innen. Mit ihm werden alle behandlungsnotwendigen Daten sowie datenschutzrechtlich relevante Anfragen erhoben. Da die Datenerhebung in vielen Arztpraxen noch ganz klassisch mit Klemmbrett und Stift erfolgt, müssen Sie oder Ihr Praxisteam die Informationen anschließend über Ihr Praxisverwaltungssystem in die digitale Patientenakte Ihrer Patient:innen übertragen. Gerade dieser Prozess gestaltet sich im Praxisalltag mühsam und zeitaufwendig: Die Bögen sind nicht vollständig ausgefüllt, Unterschriften fehlen, die Schrift ist unleserlich und Übertragungsfehler sind vorprogrammiert. 

Anschließend erfolgt die Archivierung des Erstaufnahmebogens sowie alle weiteren im Prozess der Patientenaufnahme entstandenen Dokumente anhand eines Papierablagesystems der alten Schule. Für gewöhnlich werden diese Dokumente zusätzlich mithilfe eines Scanners digitalisiert – und auf das Papier wird nie wieder zurückgegriffen. 

Tipp: Sie möchten den Ablauf der Patientenaufnahme in Ihrer Arztpraxis einfacher und schneller gestalten? Nelly hilft Ihnen dabei, diesen Prozess zeitsparend zu erledigen und reduziert zudem Ihren Materialverbrauch um bis zu 80 Prozent.

Im letzten Schritt besprechen Ärzt:innen im persönlichen Gespräch mit Ihren Patient:innen die Angaben auf dem Anamnesebogen sowie eventuelle Allergien, Erkrankungen und Medikamente. Gerade hier offenbart sich das Problem von Papierfragebögen aus Patientensicht: Bleibt Ihnen als Arzt oder Ärztin vor dem Patientengespräch keine Zeit für die Sichtung, werden die Fragen oft wiederholt durchgegangen. Die Folge: Ihre Patient:innen gewinnen den Eindruck, diese vergebens beantwortet zu haben.

Die Patientenaufnahme ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Praxisbetriebs und viele Angaben sind sogar gesetzlich verpflichtend. Was also gehört dazu? Unsere Checkliste für die Patientenaufnahme für Zahnärzt:innen und Allgemeinmediziner:innen verrät es Ihnen.

1. Die Anamnese

Generell sollten Sie immer die Stammdaten Ihrer Patient:innen erfassen, dazu gehören heutzutage nicht nur der Name, die Anschrift und die Kontaktinformationen, sondern auch Angaben zu Medikamenten, Allergien und zur Krankengeschichte. Allgemeinmediziner:innen können dabei die Anamnese mündlich abfragen und während der Konsultation dokumentieren. Zahnärzt:innen hingegen sind zu einem Anamnesebogen verpflichtet

Tipp: Die Anamnese ist zwar Pflicht für den Zahnarzt bzw. die Zahnärztin – nicht aber für Patient:innen. Halten Sie jedoch die Informationen für die Behandlung unerlässlich, können Sie diese verweigern.

Für alle medizinisch relevanten Informationen lohnt es sich, die Seiten der Kassenärztlichen Vereinigungen oder Kammern der jeweiligen Berufsgruppen zu besuchen. Hier werden meist kostenlose Vorlagen für Anamnesebögen zur Verfügung gestellt. Zahnärzt:innen und Kieferorthopäd:innen finden hier eine kostenlose Vorlage für den Anamnesebogen.

Im besten Fall führen Ihre Patient:innen auch einen Medikamentenplan sowie einen Allergiepass mit sich. Allergolog:innen, Allgemeinmediziner:innen und Gynäkolog:innen sollten ihre Patient:innen vor dem Praxisbesuch zudem an den Impfpass erinnern. Führen Sie eine Zahnarztpraxis, können Sie zudem an das Bonusheft erinnern.

Tipp: Laut dem Patientenrechtegesetz sollten Sie die Anamnesedaten regelmäßig abfragen und immer auf dem aktuellsten Stand halten. Denn bisherige Angaben können veraltet sein und neue, wichtige Informationen leicht übersehen werden. 

2. Datenschutzerklärung

Medizinische Daten zu verwalten und zu nutzen ist in Deutschland sehr genau geregelt. Einen guten Überblick über die Themen „Erhebung personenbezogener Daten”, „Datenschutz für die Praxis” und „Zusammenarbeit mit Dienstleistern” bietet die KBV auf ihrer Website. Hier wird nicht nur genau erklärt, worauf zu achten ist, sondern sie stellt auch Musterexemplare bereit, die fachbereichsübergreifend funktionieren.

3. Versichertenstatus 

Die Abfrage des Versichertenstatus gehört zum Standard bei dem Prozess der Patientenaufnahme. Im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung sind Ärzt:innen nach der Regelung des § 294 SGB V sogar verpflichtet, die Krankenkassenkarte einzulesen.

4. Rechnungsabtretung

Wenn auch Ihre Praxis Rechnungen fakturiert oder zur Überprüfung an einen Abrechnungsservice weiter leitet, kennen Sie wahrscheinlich diese Zettel. In jedem Fall bekommen Sie diese von Ihrem Fakturierer bzw. Ihrer Fakturierin und Ihrer Abrechnungsstelle. 

Tipp: Nelly bietet Ihnen eine Alternative zum Fakturieren an, die jeder Praxis nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart und dabei noch das Erlebnis des Praxisbesuches für Ihre Patient:innen verbessert.

5. Drittanbieter

Sollten Sie mit Unternehmen wie z. B. Doctolib zusammenarbeiten, verlangen diese teilweise eine Einwilligung der Patienten zur Kontaktaufnahme oder ggf. Nutzung gewisser Daten. Im Zweifel lohnt es sich, beim jeweiligen Unternehmen direkt nachzufragen.

6. Dokumentationspflicht

Laut § 630 f BGB des Patientenrechtsgesetzes müssen Ärzt:innen die Patientenakte und alle in diesem Zusammenhang erhobenen Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahren. Diese Dokumentationspflicht kostet im Alltag leider viel Zeit. Und zwar bis zu fünf Stunden täglich, wie diese Ärztin berichtet. 

Durchschnittlich 8 Minuten stehen Ärzt:innen für das Gespräch mit ihren Patient:innen zur Verfügung. Aufgrund dieser Tatsache ist es für Sie und Ihr Praxisteam oft eine Herausforderung, alle wichtigen Informationen für eine erfolgreiche Behandlung zu erheben. Zudem verzögern zeitaufwendige Aufgaben wie das Scannen und Archivieren der erforderlichen Dokumente den Praxisalltag

Zum Glück gibt es Nelly! Nelly digitalisiert den gesamten Prozess der Patientenaufnahme in Ihrer Arztpraxis und verwaltet den damit einhergehenden Papierkram bei der Patientenaufnahme direkt online. Damit gehören gedruckte Anamnesebögen, Papierdokumentationen oder auch Unterschriften hinterherjagen der Vergangenheit an.*

Check-In bequem von Zuhause dank Nelly

Mit Nelly kann die Patientenaufnahme in der Arztpraxis sogar schon vor dem eigentlichen Patientenbesuch erfolgen. Mit einem Klick schicken Sie Ihren Patient:innen ganz einfach einen Link zum digitalen Anamnesebogen.

Fast alle erforderlichen Formulare lassen sich direkt von dem Smartphone Ihrer Patient:innen bequem von zuhause oder in der Arztpraxis ausfüllen. Eine anschließende DSGVO-konforme digitale Unterschrift schließt den Prozess ab.* Der Vorteil: Sie als Ärzt:in erhalten schon vor dem Patientengespräch eine ausführliche Vorab-Anamnese mit allen notwendigen Details zu Ihren Patient:innen. Das spart Ihnen und Ihrem Personal nicht nur Zeit, Ressourcen und Kosten, sondern schont auch die Umwelt: Mit Nelly verbrauchen Sie 80 Prozent weniger Papier, sparen bis zu 90 Minuten Zeit am Tag und senken Ihre Zahlungsgebühren um bis zu 30 Prozent. Klingt gut? Dann digitalisieren Sie Ihre Arztpraxis und testen Sie Nelly 14 Tage kostenlos.

*Ausgenommen ist die initiale Einwilligungserklärung zur Rechnungsabtretung im Dentalbereich nach GOZ §6 welche schriftlich unterschrieben werden muss. Mehr Informationen zu diesem Thema in unseren FAQs.