Noch arbeiten knapp 40 Prozent aller Arztpraxen analog
Laut der Umfrage werden in etwa 37 Prozent der Arztpraxen sensible Dokumente und Notizen mit Patientendaten in physischer Form erhoben. Das heißt in den meisten Fällen, dass Patient:innen zum Beispiel einen Anamese-Bogen schriftlich per Hand ausfüllen. Anschließend werden alle Dokumente in Akten gelagert. Teilweise werden die Originale auch gescannt und sozusagen nachträglich digitalisiert. Mittlerweile gibt es sogar Dienstleister, die sich genau darauf spezialisiert haben. Damit die Praxis nicht dennoch alle Dokumente in Papierform archivieren muss, wird das Original-Dokument oft nach dem Scannen vernichtet.
Das könnte ein guter Mittelweg für Praxen sein. Aber beachten Sie bitte: Aus rechtlicher Sicht hat das eingescannte Dokument weniger Beweiswert als das physische Original. Tatsächlich kommt es immer wieder vor, dass Patient:innen später bestreiten, das Dokument unterschrieben zu haben. Ein nachträglich eingescanntes Dokument ist vor Gericht also ein Risiko! Wenn Sie die Unterschrift digitalisieren möchten, sollten Sie das Dokument besser von vorneherein rechtssicher digital unterzeichnen lassen – dann hat es vor Gericht den vollen Beweiswert!
Die gesetzliche Grundlage für digitale Signaturen: eIDAS-VO
Rechtssichere digitale Unterschriften sind möglich durch die EU-Verordnung mit dem sperrigen Namen „Electronic Identification And Trust Services“ – in der Kurzform eIDAS-VO genannt. Die Verordnung gilt seit dem 1. Juli 2016 und ermöglicht digitale Signaturen, Siegel und Zeitstempel.
Die Verordnung sorgt für höhere Rechtssicherheit von digitalen Unterschriften und gilt EU-weit. Für Arztpraxen haben diese neuen digitalen Signaturen den Vorteil, dass sie viel Zeit – und damit Geld – sparen können. Mithilfe der neuen Technologie lassen sich bürokratische Prozesse für Ihr medizinischen Fachpersonal vereinfachen, damit Sie und Ihr Team mehr Zeit für Ihre Patient:innen haben.
Diese drei Arten der digitalen Unterschrift gibt es
Die EU-Verordnung kennt drei verschiedene elektronische bzw. digitale Signaturen, die sich je nach Rechts- bzw. Fälschungssicherheit voneinander unterscheiden.
Einfache elektronische Signatur
Die rechtsunsicherste Form der Unterschrift nach eIDAS-VO ist die einfache elektronische Signatur. Das ist lediglich der Name des Verfassers auf einem Dokument – wie zum Beispiel am Ende einer E-Mail. Für diese Art der Unterschrift gibt es keinerlei Formvorgaben.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Schon etwas rechtssicherer ist die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese darf nicht nachträglich veränderbar sein. Der Patient muss die Signatur auf seinem eigenen Endgerät wie einem Laptop, Smartphone oder Tablet vornehmen und muss unzweifelhaft identifizierbar sein.
Qualifizierte digitale Signatur
Die höchstmögliche Beweiskraft hat die qualifizierte digitale Signatur. Diese ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Vor Gericht ist sie also genauso wertvoll wie eine handschriftliche Original-Signatur auf Papier. Die qualifizierte digitale Signatur wird in vielfacher Hinsicht gesichert. Zum Beispiel mit einem speziellen Kryptografie-Verfahren, das die digitale Unterschrift mit den Daten des Patienten verknüpft. Jeder Versuch der Manipulation oder Veränderung der Unterschrift ist nicht möglich bzw. würde sofort erkannt werden.
Vorteile der digitalen Signatur
Durch die EU-Verordnung ergeben sich viele neue Möglichkeiten für Arztpraxen. Und die sollten Sie als Mediziner:in auch wahrnehmen, denn: Die digitale Signatur hat viele Vorteile und fördert den Abbau von bürokratischen Prozessen und zeitfressenden analogen Verwaltungsaufgaben.
Beispielsweise lassen sich Dokumente schneller digital unterzeichnen, archivieren und schonen darüber hinaus die Umwelt. Lange Zeit hatten physisch unterschriebene und mit Stempeln versehene Dokumente eine höhere Rechts- und Fälschungssicherheit. Mit den neuen technischen Möglichkeiten – wie zum Beispiel einem digitalen Siegel und Zeitstempel – sind digital unterzeichnete Dokumente nun ebenso rechtssicher wie Signaturen auf Papier.
Zusätzlich ist die Freigabe an weitere Personen digital wesentlich einfacher und schneller zu bewerkstelligen. Schließlich kann die Weitergabe eines Dokuments in Papierform mehrere Tage dauern, wenn es zum Beispiel per Post versendet wird. Dahingegen kann ein digitales Dokument innerhalb von einer Sekunde mit nur einem Klick geteilt werden.
Einsatzgebiete der digitalen Signatur
Die digitalen Signaturen haben also viele Vorteile für Ihre Arztpraxis und sind vielfältig einsetzbar. Zum Beispiel bei:
- Medizinischen Aufklärungen
- Abrechnung von Leistungen
- Unterschriften auf Anamnese-Bögen
- eArztbriefen
- Laboranforderungen
- eRezepten
…und vielen mehr!
Vorsicht vor Tablet-Signaturen!
Viele Praxen arbeiten heute schon mit sogenannten Unterschriftenpads oder auch SignPads genannt. Bei dieser Methode unterzeichnet der Patient mit seinem Finger oder mit einem speziellen Stift auf einem Tablet. Dieses Endgerät verbleibt in den Händen der Praxis und wird für alle Patient:innen verwendet.
Achtung: Diese so entstandene Unterschrift ist nicht rechtssicher! Vor Gericht hätte diese Signatur eventuell keine ausreichende Beweiskraft. Die Folge: Das Rechtsgeschäft (zum Beispiel die Vereinbarung über die Abrechnung einer Zahnreinigung) könnte nichtig sein. Das öffentlich zugängliche Tablet ist außerdem datenschutzrechtlich bedenklich. Schließlich könnte auf dem Endgerät eine schädliche Software installiert werden, die Patientendaten missbraucht.
Schnell und rechtssicher Patientenunterschriften digitalisieren
Verlassen Sie sich daher besser nicht auf Unterschriften per SignPad – holen Sie lieber eine rechtssichere qualifizierte digitale Unterschrift von Ihren Patient:innen ein – damit sind Sie garantiert immer auf der sicheren Seite. Mit der Software von Nelly können Sie zum Beispiel die komplette Anamnese von Patient:innen rechtsicher digitalisieren.
So funktioniert Anamnese mit Nelly
- Ihr Patient scannt einen QR-Code mit seinem eigenen Smartphone.
- Alle wichtigen medizinischen Daten werden digital erhoben.
- Ihr Patient unterzeichnet sicher, schnell und rechtskonform mit nur einem Klick.
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