Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – Das müssen Arbeitgeber, Praxen & Patienten beachten

Was sind die elektronische Arbeitsunfähigkeit und die elektronische Krankmeldung?

Die eAU hat viele Namen. Um keine Verwirrung zu stiften, klären wir zunächst gebräuchliche Synonyme. Im korrekten Behördendeutsch spricht man von der „eAU“, der „elektronischen AU-Bescheinigung“ oder der „elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“. Im Alltag hört man auch oft nur „elektronische Arbeitsunfähigkeit“. Unter Arbeitnehmern sind hingegen die Begriffe „elektronische Krankschreibung“, „elektronische Krankmeldung“, und „elektronischer Krankenschein“ gebräuchlich, da die eAU den herkömmlichen gelben Krankenschein ersetzt. Alle diese Varianten bezeichnen im Prinzip dasselbe.

Einführung der eAU in Deutschland

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Sie ersetzt die bisherige Papierbescheinigung. 

Die eAU wurde in Deutschland schrittweise eingeführt. In der ersten Stufe, dem Arbeitnehmerverfahren, wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermittelt. Die Patienten erhielten aber weiterhin eine Papierkrankmeldung für den Arbeitgeber.

Seit Ausrollen der zweiten Stufe, dem Arbeitgeberverfahren, entfällt der Papierausdruck für den Arbeitgeber. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) wird nun elektronisch von der Krankenkasse an den Arbeitgeber übermittelt. 

Gesetzeslage – für wen ist die eAU Pflicht?

Grundlage für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG), das ein einheitliches elektronisches Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsinformationen für Kassenärzte und Krankenhäuser in Deutschland verpflichtend macht. 

Zudem legt das TSVG fest, dass die Pflicht der Übermittlung an die Krankenkassen bei den Ärzten und Einrichtungen liegt, welche die Arbeitsunfähigkeit feststellen. Auch das Sozialgesetzbuch (SGB) spielt eine Rolle. Laut § 109 müssen die Krankenkassen bei Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber bereitstellen.

Die grundsätzliche Pflicht des Arbeitnehmers, seine Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber zu mitzuteilen, bleibt gemäß § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) bestehen. Diese Pflicht besteht in der Regel schon vor dem Arztbesuch.

Welche Ausnahmen von der eAU gibt es?

Nicht alle Arten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind von der Pflicht zur elektronischen Ausstellung betroffen. Ausnahmen sind:

• AU für Privatpatienten
• AU aus dem Ausland
• Erkrankung eines Kindes
• Beschäftigungsverbot
• Reha und Wiedereingliederung
• Minijob in einem Privathaushalt

Wie funktioniert die eAU?

Krankenkassen, Ärzte, Patienten und Arbeitgeber sind in die Ausstellung und Verarbeitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verwickelt. Dreh- und Angelpunkt dabei ist die Telematikinfrastruktur (TI) – die staatliche Plattform für Gesundheitsanwendungen in Deutschland. Da die Funktionsweise für die unterschiedlichen Akteure verschieden ist, betrachten wir die Beteiligten nachfolgend im Einzelnen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Arztpraxen

Genau wie die herkömmliche AU, wird auch die eAU vom behandelnden Arzt ausgestellt. Der Patient bekommt eine ausgedruckte Variante für sich selbst. Spätestens bis 24 Uhr übermittelt die Arztpraxis dann die Arbeitsunfähigkeitsdaten via Telematikinfrastruktur an die Krankenkasse. Dasselbe gilt für Krankenhäuser.

Liegt eine technische Störung vor, kann die Arztpraxis eine Papierbescheinigung per Post an die Krankenkasse senden. Ist die Störung bereits beim Arztbesuch des Patienten bekannt, kann dieser ebenfalls eine Papierbescheinigung für seinen Arbeitgeber erhalten.

Technische Voraussetzungen

Um die eAU auszustellen, benötigen Ärzte folgende technische Voraussetzungen:

• elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) als Berechtigung
• eHealth-Konnektor zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen
• Anschluss an einen Dienst zur Kommunikation im Medizinwesen (KIM-Dienst)
• KBV-zertifizierte Software zur Praxisverwaltung

Welche Aufgaben übernimmt die Krankenkasse?

Nach Erhalt der Arbeitsunfähigkeitsdaten stellt die Krankenkasse die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Abruf durch den Arbeitgeber zur Verfügung. Dieser erhält eine entsprechende Benachrichtigung. Ist die eAU am Folgetag der Krankmeldung noch nicht abrufbar (zum Beispiel wegen einer technischen Störung), erhält der Arbeitgeber eine Fehlermeldung.

Was müssen Arbeitgeber bei der eAU beachten?

Sofern der Arbeitnehmer gesetzlich versichert ist, kann der Arbeitgeber selbst oder ein Beauftragter wie der Steuerberater die eAU von der Krankenkasse beziehen. Die Informationen aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können dann entsprechend in der Entgeltabrechnung erfasst werden. 

Hinweis: Eine Art „Abo“ für die eAUs der Beschäftigten gibt es nicht. Jede Erst- oder Folgebescheinigung muss gesondert vom Arbeitgeber angefordert werden.

Wie funktioniert die eAU für Arbeitnehmer?

Ist der Arbeitnehmer gesetzlich versichert, hat er hinsichtlich der Übermittlung seiner Krankschreibung keine Aufgaben. Das ist ein automatisierter Prozess zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber. Er muss seinen Arbeitgeber aber selbständig informieren, dass er wegen Krankheit fehlt.

Für privat versicherte Beschäftigte gilt weiterhin, dass sie den ausgedruckten Krankenschein oder ein elektronisches Pendant selbst an ihre Krankenkasse und den Arbeitgeber übermitteln müssen.

Welche Informationen gehören in eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Grundsätzlich gibt es zwei Versionen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eine für Ärzte, Krankenkassen und Patienten – und eine zweite für Arbeitgeber. Diese enthält aus Gründen des Gesundheitsdatenschutzes und der Ärztlichen Schweigepflicht weniger Informationen. Die Krankenkasse benötigt diese Informationen, um den Anspruch auf Entgeltfortzahlung und Krankengeld zu prüfen.

Allgemeine Informationen auf der eAU:

• Kostenträgerkennung
• Name, Adresse, Geburtsdatum und Versicherungsnummer des Patienten
• Name und Arztnummer des Arztes
• Durchgangsarzt (ja oder nein)
• Datum der Ausstellung der AU
• Beginns und voraussichtliches Ende der AU
• Erst- oder Folgebescheinigung
• Arbeit als Ursache (ja oder nein)

Informationen, die der Arbeitgeber nicht erhält:

• ICD-10-verschlüsselte Erkrankungen oder Symptome
• Status des Versicherten
• Betriebsstättennummer der ausstellenden Stelle
• Unfall als Ursache (ja oder nein)
• Versorgungsleiden (ja oder nein)
• Rehabilitationsleistungen (ja oder nein)
• Stufenweise Wiedereingliederung (ja oder nein)
• Krankengeldfall (ja oder nein)
• Endbescheinigung (ja oder nein) 
• Sonstige Besonderheiten

Fazit: Die eAU und das moderne Gesundheitswesen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist neben der elektronischen Patientenakte und dem E-Rezept ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung des Gesundheitswesens. Sie ersetzt die bisherige Papierbescheinigung und bietet zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten – dazu gehören automatisierte Signaturprozesse, eine effizientere Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien und auf dauerhafte Sicht sogar eine Kostensenkung durch schlankere Prozesse.

Damit diese Vorteile wirklich zum Tragen kommen, muss die Technik im Hintergrund funktionieren. Dafür ist in erster Linie die Telematikinfrastruktur der Bundesregierung verantwortlich. Aber auch die verwendete Software in Arztpraxen muss effizient und zuverlässig arbeiten. 

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