IT für die Arztpraxis – welche Software brauche ich wirklich?

Welche Vorteile bringt IT in der Arztpraxis?

Vom Praxisverwaltungssystem bis zur Software medizinischer Geräte – IT in der Arztpraxis soll Verwaltungsprozesse effizienter gestalten. Im Idealfall führt dies zu einer Entlastung des Praxispersonals, einer Reduzierung der Kosten und einer Steigerung der Qualität in der Patientenversorgung. 

Besonders im Zuge des Digital-Health-Gesetzes hat die Digitalisierung in Arztpraxen noch einmal stark an Fahrt aufgenommen. Heute werden viele Abläufe, die früher manuell vorgenommen wurden, durch Software automatisiert und papierlos abgewickelt. Einige der wichtigsten Vorteile von IT-Lösungen in Arztpraxen sind:

• Automatisierung von Routinetätigkeiten: IT in der Arztpraxis ermöglicht die Automatisierung von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben, wie beispielsweise die Abrechnung, Terminerinnerungen und die Aktualisierung von Patientendaten. Dies reduziert den administrativen Aufwand.
• Schneller Zugriff auf Patienteninformationen: Der unmittelbare Zugang zu Patientendaten durch Technologien wie die elektronische Patientenakte erleichtert sämtliche Abläufe in der Praxis und ist entscheidend in Notfällen, wenn schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen. 
• Interoperabilität: Zertifizierte IT-Systeme gewährleisten einen reibungslosen und sicheren Datenaustausch zwischen verschiedenen Gesundheitseinrichtungen. Dies ist besonders wichtig bei Überweisungen oder bei der Kommunikation mit der Krankenkasse.
• Telemedizinische Anwendungen: Die Integration von Telemedizin ermöglicht virtuelle Konsultationen und die Fernüberwachung von Patienten. Dies kann insbesondere in ländlichen Gebieten die Zugänglichkeit zu medizinischer Versorgung verbessern.

Was ist das Praxisverwaltungssystem?

Das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist das Herzstück der IT-Infrastruktur einer Arztpraxis. Die wohl wichtigste Funktion eines PVS ist das Führen von elektronischen Patientenakten. Im Rahmen dessen übernimmt es die Verwaltung von Patientendaten – von den Stammdaten über Anamnese, Befund und Diagnose bis hin zur Medikamentenverwaltung.

Außerdem dient das PVS als Schnittstelle für Laborgeräte und Daten externer Labore. Aber auch die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung und die elektronische Kommunikation mit Krankenkassen und Kollegen werden weitgehend über das PVS abgebildet. Nicht zuletzt regelt das PVS die Terminverwaltung.

Wie wähle ich das richtige PVS?

Ein PVS muss durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) zertifiziert sein, um einen gewissen Sicherheitsstandard und einen grundlegenden Funktionsumfang vorauszusetzen. Beispielsweise ist die Möglichkeit zur Anbindung an die staatliche Telematikinfrastruktur (TI) und an einen KIM-Dienst eine wichtige Grundvoraussetzung. Dennoch gibt es eine Vielzahl an Anbietern, was die Entscheidung nicht ganz einfach macht. Bei der Auswahl eines PVS sollten unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Praxisgröße
• Fachbereich
• Funktionalität
• Kosten

Zudem stellt die KBV Statistiken zur Verfügung, die zeigen, welche PVS in welchen Fachbereichen am häufigsten zum Einsatz kommen. Diese geben einen Hinweis auf besonders praxiserprobte Systeme.

Was ist ein KIM-Dienst?

KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen. Es handelt sich um einen einheitlichen Standard zum sicheren Versand sensibler Dokumente per E-Mail. Beispielsweise wird der KIM-Dienst für den elektronischen Versand von Arztbriefen eingesetzt oder um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) von der Praxis an die Krankenkasse weiterzuleiten.

KIM-Dienste werden von der gematik zugelassen - der Nationalen Agentur für Digitale Medizin. Jeder KIM-Dienst muss mit jedem PVS kompatibel sein.

Was ist die Telematikinfrastruktur?

Während der KIM-Dienst als ausführende Software fungiert, stellt die Telematikinfrastruktur die grundlegende Server-Struktur für den sicheren Datentransfer zur Verfügung. Sie wird von der gematik betrieben und liegt damit in staatlicher Hand. Typische Anwendungen, die mittels Praxisverwaltungssystem über die Telematikinfrastruktur abgewickelt werden, sind:

• Elektronische Patientenakte (ePA)
• Elektronisches Rezept (E-Rezept)
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• Elektronischer Arztbrief (eArztbrief)
• Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) 
• Elektronischer Medikationsplan (eMP) 
• Elektronische Gesundheitskarte (eGK)

Was ist das Arztinformationssystem?

Das Arztinformationssystem (AIS) ist eine alternative Bezeichnung für das Praxisverwaltungssystem. Weitere gebräuchliche Synonyme im deutschsprachigen Raum sind Praxisverwaltungssoftware, Ordinationsmanagementsoftware und Primärsystem (PS). Zudem werden die Begriffe Arztpraxissoftware oder einfach nur Praxissoftware genutzt. Diese bezeichnen aber neben dem AIS auch die Gesamtheit der in einer Arztpraxis eingesetzten Software-Lösungen, weshalb es zu Verwechslungen kommen kann.

Die Integration medizinischer Geräte

Von der Funktastatur bis zum Röntgengerät ist die Arztpraxis ein sensibles Ökosystem verschiedener Geräte. Je mehr nahtlose Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten und Software-Anwendungen herrscht, desto effizienter gestaltet sich der Praxisalltag. 

Lässt sich beispielsweise die Software von EKG- oder Blutdruckmessgeräten mit dem PVS verbinden, entfällt der Arbeitsschritt der manuellen Übertragung dieser Daten. Sogar die Übertragung von App-basierten Selbstmessungen durch Patienten ist technisch möglich und könnte zukünftig eine deutlich kostengünstigere 24-Stunden-Überwachung von beispielsweise Blutzucker- oder Blutdruckwerten ermöglichen.

Was ist ein PACS?

PACS steht für Picture-Archiving and Communication-System – also ein Bilddatenarchivierungs- und Kommunikationssystem. Ein PACS wird klassischerweise mit Röntgen- oder Ultraschallgeräten in Verbindung gebracht. Es ist aber nicht nur bei bildgebenden Verfahren relevant, sondern kann beispielsweise auch in der Dermatologie-Praxis eingesetzt werden zur sicheren Speicherung von Fotodokumentationen über Hautveränderungen.

Welche Tools optimieren meinen Praxisalltag noch?

Neben medizinisch relevanten Geräten und notwendiger Software, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, gibt es noch eine Reihe von IT-Lösungen für Arztpraxen, die einfach nur den Praxisalltag vereinfachen oder eine effizientere Kommunikation mit den Patienten ermöglichen.

Dazu gehören unter anderem moderne Terminverwaltungssysteme, die Ihren Patienten eine Online-Vereinbarung von Terminen ermöglichen und automatisierte Terminerinnerungen versenden. Auch die Videosprechstunde über einen KBV-zertifizierten Videodienstanbieter kann in Zeiten überfüllter Wartezimmer eine sinnvolle Ergänzung zu Ihrem Angebot sein. 

Besonders leicht in den Praxisalltag zu integrieren sind hingegen Tools, die vorhandene Prozesse wie die Anamnese und die Rechnungsverwaltung komplett digitalisieren.

Unser IT-Tipp für Ihre Arztpraxis

Trotz großer Fortschritte in der Verwaltung von Patientendaten sind nach wie vor viele manuelle Prozesse erhalten geblieben. Die Übertragung handschriftlicher Dokumente in digitale Dokumentationssysteme und unbezahlte Rechnungen rauben Zeit und Nerven. 

Hier kann Nelly Ihr Praxisteam spürbar entlasten. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere attraktive Funktionen:

• Patientenportal: Patienten können ohne Login nur über ihre Telefonnummer und trotzdem DSGVO-konform auf Dokumente und Rechnungen zugreifen.
• Digitale Patientenaufnahme: Ohne zusätzliche Hardware können Patienten online ihre Stammdaten hinterlegen und Anamnesebögen ausfüllen – bequem von zu Hause aus oder vor Ort in Ihrer Praxis.
• Digitale Aufklärungsbögen: Individualisieren Sie Aufklärungsbögen während des Gesprächs und lassen Sie den Bogen per Klick unterzeichnen.
• Digitale Abrechnung: Versenden Sie Kostenvoranschläge, bieten Sie Ratenzahlung und integrieren Sie Rechnungen zur einfacheren Bezahlung ins Patientenportal.
• Scoring & Factoring: Schon während der Patientenaufnahme prüft Nelly automatisiert die Bonität des Patienten. Durch Factoring müssen Sie nie wieder offenen Forderungen nachstellen, weil sie diese einfach an Nelly abtreten können.

Fazit: Ohne IT läuft nichts in der Arztpraxis

IT ist aus der Arztpraxis nicht mehr wegzudenken – von der Verwaltung von Patientendaten über die effiziente Terminplanung und Abrechnung bis hin zur Integration medizinischer Geräte. Die IT ist nicht nur ein unterstützendes Element, sondern ein unverzichtbares Werkzeug im täglichen Praxisbetrieb. Dabei optimiert die Digitalisierung nicht nur die Verwaltungsprozesse, sondern verbessert auch die Qualität der Patientenversorgung.

Auch zukünftig ist zu erwarten, dass die Rolle der IT in der Arztpraxis weiter an Bedeutung gewinnt. Hier Schritt zu halten kann mitunter eine Herausforderung sein, bietet aber langfristig gesehen deutlich mehr Komfort bei Routineaufgaben und Verwaltungsvorgängen. Schaffen auch Sie jetzt in Ihrer Praxis einen digitalen Workflow. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.