(ci-après «Conditions d’utilisation»)

1. Champ d’application

1.1 Les présentes constituent les conditions d’utilisation de Nelly Solutions GmbH (ci-après «Nelly»). Elles régissent la relation commerciale entre Nelly et les utilisateurs qui, au moment de la conclusion du contrat, sont des personnes morales de droit public ou des entrepreneurs au sens du § 14 du Code civil allemand (BGB) (ci-après «cabinets») et qui souhaitent utiliser le logiciel Nelly Solutions (ci-après «plateforme») et concluent avec Nelly un contrat d’utilisation correspondant (ci-après «contrat d’utilisation»).

Est considéré comme entrepreneur toute personne physique ou morale ou toute société de personnes dotée de la capacité juridique qui, lors de la conclusion d’un acte juridique, agit dans l’exercice de son activité commerciale ou professionnelle indépendante. Sont expressément inclus dans la notion d’entrepreneur au sens des présentes conditions d’utilisation les médecins installés exerçant dans le cadre de leur activité libérale.

1.2 Les conditions générales divergentes, contraires ou complémentaires des cabinets ne deviennent partie intégrante du contrat que si Nelly a expressément accepté leur application sous forme écrite (forme texte). Cette exigence d’accord s’applique également lorsque Nelly commence l’exécution des prestations en ayant connaissance des conditions générales d’un cabinet.

2. Objet du contrat

2.1 Nelly propose la plateforme comme solution cloud de type Software-as-a-Service pour les cabinets médicaux. Par l’intermédiaire de la plateforme, les cabinets peuvent, comme décrit en détail au point 4 :

• (a) collecter et gérer des données de patients pour l’admission numérique des patients (ci-après «Module Anamnèse»);
• (b) créer des documents standardisés et dynamiques ainsi que conclure des contrats individuels avec les patients (ci-après «Module Documents Variables»);
• (c) collecter et gérer les données de paiement des patients, facturer les traitements et traiter les paiements (ci-après «Module Traitement des Paiements»);
• (d) envoyer des factures aux patients sous forme numérique ou analogique (ci-après «Module Envoi de Factures»);
• (e) utiliser des formulaires d’information numériques pour accompagner l’entretien d’information médicale (ci-après «Module Formulaires d’Information»);

• (f) demander aux patients un retour et une évaluation du cabinet après les traitements (ci-après «Module Patientreview 5/5»);
• (g) proposer aux patients un paiement sur place par carte de crédit/débit ou Mobile Pay («Module Terminal POS»);
• (h) utiliser une application permettant de traiter les demandes des patients sur le site web du cabinet (ci-après «Module Réception en Ligne»);
• (i) utiliser une application pour la documentation des traitements (ci-après «Module Documentation IA»);
• (j) utiliser une application pour la facturation des traitements (ci-après «Module Facturation IA»).

2.2 À l’exception du Module Formulaires d’Information, Nelly ne fournit pas elle-même aux cabinets des documents, données ou autres contenus, mais propose une solution logicielle permettant d’organiser et de traiter les contenus propres au cabinet, qui peuvent être téléchargés sur la plateforme par les employés du cabinet (ci-après «Utilisateurs») (ci-après «Contenus du cabinet»).

2.3 Les déclarations d’employés de Nelly ou de tiers ainsi que les déclarations publicitaires ne constituent, en cas de doute, une indication des caractéristiques de la prestation due que si Nelly l’a confirmé au moins sous forme de texte. Les indications concernant les caractéristiques de la prestation faisant l’objet du contrat ne constituent une garantie que si elles sont expressément désignées comme telles.

2.4 Nelly accorde une attention particulière au niveau élevé de protection requis pour les données des patients. Nelly traite donc les données à caractère personnel (notamment les données des patients) de manière confidentielle et conformément aux dispositions légales relatives à la protection des données, ainsi que sur la base de l’accord de traitement des données conclu avec le cabinet.

3. Conclusion du contrat

3.1 Nelly transmet au cabinet une offre relative à l’utilisation de la plateforme (ci-après «Offre»). L’Offre définit notamment les modules convenus ainsi que la rémunération à payer par le cabinet et est valable même sans signature de Nelly.

3.2 L’Offre peut regrouper différentes prestations de Nelly dans des niveaux de service tels que «Starter», «Standard» et «Premium», ou définir individuellement certaines prestations de Nelly. Sauf indication contraire dans l’Offre, les niveaux de service comprennent les modules «Anamnèse» et «Documents Variables» conformément au point 4 des présentes conditions d’utilisation, dans l’étendue indiquée dans l’Offre. Les niveaux de service peuvent inclure d’autres modules ou des prestations partielles d’autres modules.

3.3 Le contrat d’utilisation payant entre Nelly et le cabinet est conclu lorsque l’Offre signée par le cabinet parvient à Nelly. Sauf disposition contraire dans l’Offre, Nelly n’est liée par l’Offre que pour une durée de quatre semaines.

3.4 En cas de contradictions, les accords des parties figurant dans l’Offre prévalent sur les présentes conditions d’utilisation.

4. Fonctions de la plateforme et modules

4.1 Nelly permet au cabinet d’accéder au portail des patients et du cabinet (https://app.gonelly.de), y compris aux modules sélectionnés dans l’Offre, selon les conditions indiquées dans l’Offre.

4.2 Sauf disposition contraire dans le contrat d’utilisation, les modules mentionnés comprennent les fonctions suivantes :

(a) Module Anamnèse:

• Création d’une admission personnalisée des patients
• Collecte de données pour compléter les documents du cabinet via le smartphone des patients ou via la tablette fournie par Nelly pour le cabinet (point 8)
• Possibilité pour les patients de signer numériquement les documents du cabinet
• Mise à disposition d’un QR code avec support pour l’enregistrement des patients
• Envoi de documents

(b) Module Documents Variables:

• Numérisation de documents dynamiques, notamment de contrats de traitement
• Jusqu’à six nouveaux documents peuvent être numérisés par trimestre

(c) Module Traitement des Paiements pour le compte du cabinet:

• Collecte des données de paiement des patients privés et des patients payant eux-mêmes
• Facturation des traitements
• Traitement des paiements via un prestataire de services de paiement externe

(d) Module Envoi de Factures:

• Envoi numérique ou analogique des factures aux patients
• Mise à disposition d’une interface pour la transmission des factures

(e) Module Formulaires d’Information:

Mise à disposition de formulaires d’information numériques pour soutenir l’entretien d’information médicale avec les patients concernant les spécialités convenues.

(f) Module Patientreview 5/5:

Collecte numérique des données de satisfaction des patients

(g) Module Terminal POS:

Mise à disposition d’un terminal de paiement par carte pour le traitement des paiements sur place par carte de crédit/débit ou Mobile Pay

(h) Module Réception en Ligne:

Intégration d’une application sur le site web du cabinet permettant aux patients d’effectuer des demandes de rendez-vous, l’envoi de documents ou d’autres demandes.

(i) Module Documentation IA:

Création de propositions descriptives pour documenter l’entretien avec le patient à des fins administratives.

(j) Module Facturation IA:

Création de propositions pour la facturation des traitements des patients.

(k) Module Offres partenaires:

Nelly est autorisée à afficher, dans le cadre de l’admission numérique des patients, des indications promotionnelles concernant des prestations supplémentaires proposées par des entreprises affiliées à Nelly.

Ces indications promotionnelles sont effectuées exclusivement sous la responsabilité économique et en matière de protection des données de Nelly ou de l’entreprise proposant les prestations.

Les indications promotionnelles sont clairement identifiées comme telles et il est expressément précisé qu’elles ne sont pas liées au contenu du traitement médical du cabinet.

Le cabinet n’est ni fournisseur ni intermédiaire des prestations supplémentaires et n’assume aucune responsabilité à cet égard. Le cabinet ne participe pas économiquement aux prestations supplémentaires.

4.3 Dans certains modules, les utilisateurs peuvent télécharger ou créer leurs propres contenus du cabinet sur la plateforme et les compléter à l’aide des données et/ou signatures des patients transmises ou collectées par Nelly conformément aux points 5, 6 ou 7. Les utilisateurs peuvent ensuite gérer et archiver les documents via la plateforme.

4.4 Aucune autre prestation n’est due par Nelly. En particulier, Nelly n’est pas tenue de vérifier si l’utilisation prévue par le cabinet des contenus du cabinet à ses propres fins est conforme au droit.

4.5 Nelly est autorisée à modifier et à adapter le contenu de ses prestations, notamment la plateforme, dans le cadre d’évolutions technologiques, d’améliorations de l’interface utilisateur ou d’évolutions de contenu, dans la mesure où les fonctionnalités convenues ne sont pas limitées ni affectées.

4.6 En raison de travaux de maintenance nécessaires et d’améliorations, il peut arriver que la plateforme, certains modules ou certaines fonctions ne soient temporairement pas disponibles. Nelly tiendra compte des intérêts légitimes du cabinet, notamment par une information préalable en temps utile. Le droit d’utilisation de la plateforme existe uniquement selon l’état actuel de la technique et la disponibilité mentionnée au point 11.

5. Accès à la plateforme

5.1 L’accès à la plateforme s’effectue via un navigateur Internet. Le cabinet doit lui-même veiller à disposer d’une connexion Internet suffisante. Le cabinet est responsable du respect des exigences système nécessaires à l’utilisation de la plateforme, notamment en ce qui concerne un système d’exploitation et un navigateur à jour.

5.2 Le nombre d’utilisateurs autorisés à accéder à la plateforme au sein du cabinet peut être défini dans l’Offre. Le cabinet ne peut accorder l’accès à la plateforme qu’à des personnes employées par le cabinet, y compris les travailleurs intérimaires. Le cabinet doit conserver confidentielles les données d’accès mises à sa disposition et veiller à ce que les éventuels employés auxquels des données d’accès sont fournies respectent également cette obligation.

5.3 Si le cabinet souhaite accorder l’accès à la plateforme à des personnes extérieures à son organisation (ci-après «Utilisateurs externes»), il doit obtenir au préalable le consentement exprès de Nelly sous forme de texte. Le consentement est réputé accordé pour les utilisateurs externes mentionnés dans l’Offre. Les utilisateurs externes peuvent utiliser les fonctions de la plateforme de la même manière que les utilisateurs internes du cabinet. Ils sont considérés comme des auxiliaires d’exécution du cabinet au sens de l’article 278 du Code civil allemand (BGB). Le cabinet indemnisera Nelly pour toutes les réclamations de tiers résultant de violations d’obligations contractuelles ou légales en lien avec l’exécution du présent contrat d’utilisation, dans la mesure où ces violations sont imputables aux utilisateurs externes.

5.4 Nelly peut suspendre temporairement l’accès du cabinet à la plateforme s’il existe des indices concrets qu’un cabinet viole des dispositions légales ou les obligations découlant du présent contrat, ou s’il est en retard dans le paiement d’une rémunération. Lors de la décision de suspension, Nelly tiendra compte des intérêts légitimes du cabinet, notamment s’il existe des indices que le cabinet n’est pas responsable de la violation. Dans ce cas, le cabinet reste tenu de payer la rémunération convenue. Nelly lèvera la suspension dès que la violation ou le retard de paiement aura cessé.

6. Contenus du cabinet et données

6.1 Les utilisateurs peuvent télécharger sur la plateforme des contenus du cabinet (notamment des documents du cabinet, des données du cabinet ainsi que des données de patients) et les utiliser et les modifier sur la plateforme.

6.2 Pour les besoins de l’exécution du contrat, le cabinet accorde à Nelly le droit d’utiliser, de reproduire ou de modifier les contenus du cabinet téléchargés par le cabinet dans la mesure nécessaire à la fourniture des prestations dues en vertu du présent contrat.

6.3 Le cabinet est seul responsable de l’ensemble des contenus du cabinet utilisés et traités par lui-même ou par ses utilisateurs autorisés ainsi que des droits éventuellement nécessaires à cet effet. En règle générale, Nelly ne prend pas connaissance des contenus du cabinet téléchargés et ne vérifie pas les contenus utilisés.

6.4 Le cabinet s’engage à ne pas publier de contenus ou de données constituant une infraction pénale ou autrement illégaux, que ce soit de manière absolue ou vis-à-vis de certains tiers, et à ne pas utiliser de programmes contenant des virus ou d’autres logiciels malveillants en lien avec la plateforme.

6.5 Dans ce contexte, le cabinet s’engage à indemniser Nelly de toute responsabilité et de tous coûts, y compris les frais éventuels ou réels d’une procédure judiciaire, si Nelly est poursuivie par des tiers en raison d’actions ou d’omissions prétendument imputables au cabinet. Nelly informera le cabinet de toute réclamation et lui donnera, dans la mesure où la loi le permet, la possibilité de se défendre contre la réclamation invoquée. En même temps, le cabinet communiquera immédiatement à Nelly toutes les informations dont il dispose concernant les faits à l’origine de la réclamation.

7. Signatures numériques et données des patients

7.1 Le cabinet dispose, via une fonction de la plateforme, de la possibilité de recueillir les signatures de ses patients sur certains documents sous forme de signatures numériques. Dans ce cas, Nelly entre directement en contact avec le patient concerné pour le compte du cabinet. La prise de contact s’effectue via les coordonnées du patient transmises par le cabinet ou directement par le patient lui-même. Le cabinet garantit que la prise de contact par Nelly et la collecte des signatures conformément au contrat par Nelly ne violent aucun droit de tiers. Cela s’applique en particulier aux dispositions relatives à la protection des données.

7.2 Nelly garantit qu’elle peut, si nécessaire, fournir au cabinet des données utilisateur relatives aux signatures numériques recueillies par Nelly sur la base du contrat d’utilisation, permettant d’identifier clairement la personne ayant apposé la signature numérique correspondante. Si l’identification de la personne n’est pas possible, Nelly indemnisera le cabinet pour le dommage qui en résulte. Sont exclues les signatures basées sur des numéros de téléphone ne provenant pas de l’Union européenne ou des États-Unis.

7.3 Le cabinet reconnaît et accepte que les signatures numériques recueillies via la plateforme de Nelly correspondent à la forme écrite simple au sens de l’article 126b du Code civil allemand (BGB). Une signature électronique qualifiée au sens de l’article 126a alinéa 1 du BGB n’est pas proposée. Certains documents peuvent être soumis à des exigences de forme particulières prévues par la loi ou par contrat. Nelly n’est pas tenue de vérifier si un document particulier peut être signé légalement par voie électronique, c’est-à-dire notamment si le document est soumis à une exigence de forme légale ou contractuelle incompatible avec une signature numérique via la plateforme de Nelly. Les informations fournies par Nelly concernant la signature numérique servent uniquement à des fins d’information générale et ne constituent pas un conseil juridique.

7.4 Le cabinet est seul responsable de vérifier la validité et la légalité de la signature numérique pour ses propres besoins, notamment en ce qui concerne le respect des lois et règlements professionnels qui lui sont applicables.

8. Tablettes

8.1 Si cela est prévu dans l’Offre, Nelly met à la disposition du cabinet, pendant la durée du contrat, des tablettes permettant aux patients du cabinet qui ne disposent pas de smartphone d’effectuer l’admission des patients. À cette fin, le cabinet paie le loyer indiqué dans l’Offre.

8.2 Les tablettes mises à disposition doivent en principe être utilisées dans les locaux du cabinet. Toute utilisation des tablettes dans un autre lieu nécessite l’accord écrit préalable de Nelly. Nelly ne refusera pas cette autorisation sans motif raisonnable.

8.3 Il appartient au cabinet de fournir à ses frais les conditions nécessaires à l’installation et à l’exploitation des tablettes.

8.4 Le cabinet est tenu de renvoyer les tablettes à Nelly à ses frais dans un délai d’une semaine après la fin de la durée du contrat.

8.5 Si le cabinet constate qu’une tablette ne fonctionne pas correctement, il est tenu d’en informer immédiatement Nelly sous forme de texte. À la demande de Nelly, le cabinet est également tenu, dans ce cas, de renvoyer une tablette à Nelly aux frais de Nelly.

8.6 En cas de détérioration ou de limitation de fonctionnement de la tablette, Nelly est en droit de facturer une indemnité forfaitaire de 30 EUR. Nelly se réserve le droit de prouver l’existence d’un dommage plus important ; le cabinet reste libre de prouver l’absence de dommage ou un dommage moindre.

9. Traitement des paiements

9.1 Dans le cadre du Module Traitement des Paiements, Nelly permet la facturation et le traitement des paiements des traitements effectués auprès des patients privés et des patients payant eux-mêmes. Afin de collecter les données de paiement, Nelly entre en contact direct avec le patient concerné via la plateforme, pour le compte du cabinet. La prise de contact s’effectue à l’aide des coordonnées du patient transmises par le cabinet ou directement par le patient lui-même.

9.2 L’établissement de la facture s’effectue, selon les modalités définies dans l’Offre, au choix :

• (a) manuellement par le cabinet via la plateforme ou via le système de gestion du cabinet, relié à la plateforme par une interface ;
• (b) par Nelly au nom et sur instruction individuelle du cabinet ; ou
• (c) par Nelly au nom et pour le compte du cabinet via une interface transmettant automatiquement et régulièrement des données de facturation à Nelly.

Dans tous les cas, Nelly génère les factures via une fonction de la plateforme et les transmet au patient pour le compte du cabinet.

9.3 Pour le traitement des paiements, Nelly intègre le prestataire de services de paiement Adyen N.V. German Branch, Jägerstraße 27, 10117 Berlin («Adyen»). Toutes les prestations liées au traitement des paiements sont effectuées pour le compte du cabinet. La condition préalable à l’exécution du traitement des paiements est que le cabinet conclue un contrat relatif à un compte avec Adyen, comme indiqué dans l’Offre. Le traitement des paiements par le prestataire de services de paiement est effectué, conformément à l’accord conclu avec le cabinet, soit :

• (a) par un ordre de paiement du patient via la plateforme au moyen de l’une des méthodes de paiement disponibles ;
• (b) par un prélèvement effectué par le cabinet via la plateforme au moyen de méthodes de paiement préautorisées du patient ; ou
• (c) par un paiement effectué par le patient au cabinet au moyen d’un terminal de paiement mis à disposition (point 10).

9.4 Le patient paie directement le montant de la facture à Adyen. À cet effet, le patient peut utiliser les méthodes de paiement indiquées dans l’Offre. Adyen transfère le montant du paiement reçu au cabinet après déduction des frais de traitement spécifiés dans l’Offre. Nelly n’a à aucun moment accès au montant de la facture payé par le patient.

9.5 Nelly met à la disposition du cabinet, sur la plateforme, un portail permettant de gérer et de surveiller les services proposés par Adyen. Par l’intermédiaire de ce portail, le cabinet peut accéder aux paiements reçus, aux virements bancaires effectués ainsi qu’aux frais d’utilisation dus.

9.6 Par son intégration sur la plateforme, Nelly offre la possibilité d’utiliser les services d’Adyen, mais n’est pas elle-même partie à la relation contractuelle entre Adyen et le cabinet et n’assume aucune responsabilité quant à la fourniture des services de paiement. À ce titre, Nelly ne peut pas non plus garantir la disponibilité et le bon fonctionnement des services proposés par Adyen.

9.7 Le cabinet s’engage à indemniser Nelly de toute responsabilité et de tous coûts, y compris les amendes ainsi que les frais éventuels ou réels d’une procédure judiciaire liés à l’utilisation des services d’Adyen par le cabinet, sauf si Nelly en est responsable. Nelly informera le cabinet de toute réclamation et lui donnera, dans la mesure où la loi le permet, la possibilité de se défendre contre la réclamation invoquée. En même temps, le cabinet communiquera immédiatement à Nelly toutes les informations dont il dispose concernant les faits à l’origine de la réclamation.

10. Terminaux POS

10.1 Si cela est prévu dans l’Offre, Nelly met à la disposition du cabinet, pendant la durée du contrat, un ou plusieurs terminaux Point of Sale (POS) afin de permettre les paiements sur place par les patients. À cette fin, le cabinet paie la redevance de location indiquée dans l’Offre.

10.2 L’utilisation du terminal POS nécessite la conclusion d’un contrat relatif à un compte entre le cabinet et le prestataire de services de paiement Adyen (point 9.3). L’utilisation du terminal POS est donc soumise aux conditions applicables d’Adyen convenues entre le cabinet et Adyen.

10.3 Par ailleurs, les dispositions de la section 8 des présentes conditions d’utilisation s’appliquent par analogie à la mise à disposition du terminal POS par Nelly au cabinet.

11. Réception en ligne

11.1 Nelly met à la disposition du cabinet un widget intégrable sur le site web («Réception en ligne»), permettant aux patients de transmettre des demandes liées au cabinet sans connexion (notamment demandes de rendez-vous, transmission sécurisée de documents, demandes générales).

11.2 La Réception en ligne sert exclusivement à la transmission et à la réception de demandes administratives au bénéfice du cabinet. Un conseil médical aux patients par Nelly n’est pas possible.

11.3 Il appartient au cabinet de mettre en place les conditions techniques nécessaires à l’intégration de la Réception en ligne sur le site web du cabinet. La création, l’adaptation ou la refonte du site web du cabinet au-delà de l’intégration technique ne fait pas partie des prestations dues par Nelly.

11.4 Le cabinet veille à ce que les mentions légales et les informations relatives à la protection des données de son site couvrent l’utilisation de la Réception en ligne et – si nécessaire – à ce que les consentements des patients soient obtenus (notamment en cas de données de santé saisies dans des champs de texte libre). Nelly met à disposition, sur demande, des textes standard à cet effet.

11.5 La disponibilité de la Réception en ligne dépend de la disponibilité du site web du cabinet.

11.6 Nelly est autorisée à adapter les éléments d’interface utilisateur et les aspects techniques du widget dans le cadre d’évolutions, à condition que les fonctionnalités convenues ne soient pas restreintes.

11.7 Le cabinet met à disposition de Nelly les informations et éléments nécessaires à l’intégration (par exemple logo du cabinet, moyens de contact, FAQ), teste l’intégration dans l’environnement de son site web et désigne un interlocuteur fonctionnel.

11.8 Nelly peut suspendre ou désactiver temporairement la Réception en ligne en cas d’indices de violations légales ou contractuelles, de risques de sécurité ou de retard de paiement ; les intérêts légitimes du cabinet seront pris en compte.

12. Documentation IA

12.1 Nelly met à la disposition du cabinet un module basé sur l’intelligence artificielle permettant de générer des ébauches descriptives de la documentation d’un entretien de traitement. La création s’effectue sur la base d’un enregistrement audio temporaire de l’entretien de traitement destiné à la transcription, ainsi que, le cas échéant, d’une connexion optionnelle avec le système de gestion du cabinet (PVS). L’enregistrement audio est utilisé exclusivement à des fins de transcription et est ensuite automatiquement supprimé immédiatement.

12.2 Le cabinet est tenu, pour l’utilisation de la Documentation IA et avant tout enregistrement audio, d’obtenir le consentement explicite et valable des patients et, le cas échéant, des collaborateurs. Aucun enregistrement n’est effectué sans consentement.

12.3 Le module génère des ébauches de documentation. La vérification du contenu, les compléments et la validation sont effectués par le personnel médical du cabinet et sous sa responsabilité. Ce n’est qu’après cette étape que les données sont transférées dans le PVS.

12.4 Les ébauches de documentation sont créées exclusivement afin de simplifier les procédures administratives du cabinet et ne servent pas à soutenir la prise de décision médicale concernant des conclusions individuelles relatives aux patients, telles que le diagnostic, la thérapie ou d’autres finalités médicales. La Documentation IA ne génère, à partir de l’entretien de traitement, aucune instruction ni recommandation destinée au personnel médical du cabinet.

13. Facturation IA

13.1 Nelly met à la disposition du cabinet un module basé sur l’intelligence artificielle permettant de générer des propositions de facturation sur la base des données produites par la Documentation IA ou par d’autres documents relatifs au traitement. Le module génère des propositions de positions de facturation conformément aux nomenclatures GOÄ, GOZ ou BEMA.

13.2 Le cabinet est tenu de vérifier et d’approuver toutes les propositions générées par la Facturation IA avant leur transmission au patient, à un organisme payeur, à une société de facturation ou à toute autre partie.

13.3 Le module crée des propositions de facturation automatisées. Une facturation contraignante n’intervient qu’après vérification et validation par le personnel médical ou administratif du cabinet.

13.4 Le cabinet veille à ce que, dans la mesure où cela est nécessaire, un consentement valable au regard de la protection des données soit obtenu concernant les données utilisées pour l’établissement de la facturation par l’IA.

13.5 L’utilisation de la Facturation IA n’est possible qu’en combinaison avec le module Documentation IA.

14. Coopération du cabinet

14.1 Le cabinet est seul responsable de l’exactitude des contenus du cabinet et des autres données transmises à Nelly et intégrées dans la plateforme. Cela vaut notamment pour toutes les données que le cabinet transmet à Nelly pour l’établissement des factures.

14.2 En cas d’erreurs dans les contenus du cabinet ou dans d’autres données, le cabinet en informera immédiatement Nelly.

14.3 Le cabinet informera également immédiatement Nelly de tout défaut ou dysfonctionnement de la plateforme et en expliquera les circonstances. Nelly remédiera ensuite aux défauts dans un délai raisonnable. Nelly est autorisée à corriger les défauts au moyen d’une solution de contournement («Workaround») lorsque la cause du défaut ne peut être éliminée qu’au prix d’efforts disproportionnés et que l’utilisation de la plateforme n’est pas sensiblement affectée.

15. Disponibilité

15.1 Nelly met à disposition les prestations mentionnées dans l’Offre pendant les heures d’exploitation convenues. Sauf disposition contraire expresse dans l’Offre, les heures d’exploitation sont de 8h00 à 18h00 (CET ou CEST) tous les jours calendaires, à l’exception des samedis, dimanches, des jours fériés légaux au niveau fédéral en Allemagne, ainsi que des 24 et 31 décembre de chaque année.

15.2 Nelly garantit une disponibilité technique minimale de la plateforme de 95 % pendant les heures d’exploitation. La disponibilité, exprimée en pourcentage, est calculée comme suit :
Nombre total de minutes d’exploitation au cours d’un mois civil, moins le nombre total de minutes d’indisponibilité pendant les heures d’exploitation au cours du même mois civil, divisé par le nombre total de minutes d’exploitation au cours du même mois civil.

15.3 Les interruptions de service seront corrigées par Nelly au plus tard dans un délai d’une semaine.

15.4 Nelly informe le cabinet que des restrictions ou perturbations de la plateforme peuvent survenir en dehors de la sphère d’influence de Nelly. Cela inclut notamment les actions de tiers n’agissant pas pour le compte de Nelly, les conditions techniques de l’Internet indépendantes de la volonté de Nelly ainsi que les cas de force majeure. Le matériel, les logiciels et l’infrastructure technique utilisés par le cabinet peuvent également influencer les prestations de Nelly. Dans la mesure où de telles circonstances affectent la disponibilité ou la fonctionnalité des prestations fournies par Nelly, cela n’a pas d’incidence sur la conformité contractuelle des prestations fournies et n’est pas pris en compte pour la disponibilité minimale garantie de la plateforme.

16. Durée du contrat

16.1 Sauf disposition contraire dans l’Offre, la durée initiale du contrat d’utilisation est de six mois à compter de sa conclusion. À l’issue de cette période, le contrat d’utilisation est prolongé, et à chaque fois ultérieurement, pour une durée supplémentaire de douze mois, sauf résiliation effectuée dans le respect d’un préavis d’un mois avant la fin de la période contractuelle correspondante.

16.2 Le droit de chacune des parties de résilier le contrat sans préavis pour motif grave reste inchangé. Un motif grave justifiant une résiliation par Nelly existe notamment lorsque des tiers non autorisés obtiennent un accès à la plateforme et que le cabinet ou ses utilisateurs en sont responsables.

16.3 Les résiliations doivent être effectuées sous forme de texte.

17. Rémunération

17.1 La rémunération due par le cabinet est définie dans l’Offre. Les prix indiqués dans l’Offre dépendent du nombre de médecins convenu par site du cabinet. Si un cabinet dispose de plusieurs sites, chaque site est facturé en fonction du nombre de médecins convenu pour ce site. Toute augmentation ou réduction du nombre convenu de médecins ou de sites nécessite un accord distinct. Si le cabinet utilise les services de Nelly sur un site non convenu, la rémunération prévue dans l’Offre s’applique également à ce site.

17.2 Toutes les rémunérations mentionnées dans l’Offre ou dans les présentes conditions d’utilisation s’entendent hors taxe et sont majorées de la taxe sur la valeur ajoutée légale applicable.

17.3 Sauf disposition contraire expresse dans l’Offre, la rémunération est payable dans un délai de quatorze jours à compter de l’émission de la facture par Nelly.

17.4 Si le cabinet retarde le paiement d’une rémunération exigible de plus de quatre semaines, Nelly est autorisée, après mise en demeure préalable avec fixation d’un délai et expiration de celui-ci, à suspendre l’accès à la plateforme. Le droit de Nelly à la rémunération reste inchangé malgré la suspension. L’accès à la plateforme sera rétabli immédiatement après règlement des montants dus. Le droit de suspendre l’accès existe également comme mesure moins sévère dans les cas où Nelly disposerait d’un droit de résiliation extraordinaire.

17.5 Le droit de Nelly à la rémunération naît le jour suivant la formation du cabinet à l’utilisation des prestations convenues et est indépendant du fait que le cabinet utilise effectivement les prestations convenues.

17.6 La rémunération pour certains modules, notamment le traitement des paiements et les terminaux POS, peut être payée en tout ou en partie par retenue du montant correspondant dans le cadre d’une transaction effectuée via ces modules par le prestataire de services de paiement ou par Nelly.

18. Droits d’utilisation

18.1 Nelly accorde au cabinet un droit non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’utiliser la plateforme pendant la durée du contrat d’utilisation, aux fins prévues dans le contrat d’utilisation et avec le nombre d’utilisateurs défini dans l’Offre.

18.2 Le cabinet accorde à Nelly les droits d’utilisation nécessaires au fonctionnement conforme de la plateforme (notamment pour la fourniture des fonctions prévues dans l’Offre) sur tous les contenus du cabinet, à titre gratuit, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable, notamment, lorsque cela est nécessaire, le droit de reproduction, le droit d’adaptation, le droit de mise à disposition en ligne, de transmission et de représentation ainsi que le droit de constitution de bases de données et d’archivage.

18.3 Nelly se réserve le droit d’agréger les données non personnelles du cabinet et de ses utilisateurs et de les utiliser sous cette forme afin d’adapter la plateforme aux besoins, de la développer et de l’optimiser, ainsi que pour fournir les prestations prévues par le contrat.

18.4 Les formulaires d’information des patients mis à disposition dans le module Information des patients sont protégés par le droit d’auteur. Les droits relatifs aux formulaires d’information des patients fournis s’étendent également aux modes d’utilisation inconnus au moment de la conclusion du contrat. Toute reproduction, modification ou adaptation (même partielle), par voie mécanique, numérique ou par tout autre moyen, est interdite. Sont également interdites la publication et la diffusion sous forme numérique ou analogique sur tout type de support visuel, de données ou sonore, ainsi que leur reproduction et leur diffusion ultérieures. L’extraction de données de la plateforme à l’aide de moyens techniques ou l’enregistrement des contenus dans des systèmes de bases de données n’est pas autorisé.

19. Informations relatives à l’utilisation des contenus du module Information des patients

19.1 Dans le module Information des patients, Nelly met à la disposition du cabinet des formulaires d’information destinés aux médecins sous forme de solutions informatiques (logiciels). Ceux-ci servent uniquement à soutenir l’entretien d’information individuel que la personne légalement tenue de fournir l’information doit mener dans tous les cas conformément aux exigences légales, notamment celles de l’article 630e du Code civil allemand (BGB), et ne peuvent en aucun cas le remplacer.

19.2 Nelly s’engage à vérifier ou à faire vérifier une fois par an l’exactitude technique et le contenu des formulaires d’information des patients mis à disposition et, si nécessaire selon les résultats de cette vérification, à fournir au partenaire contractuel de nouvelles versions ou des versions mises à jour des formulaires.

19.3 La responsabilité d’une information complète et correcte du patient conforme aux exigences légales, notamment celles de l’article 630e du Code civil allemand (BGB), demeure exclusivement à la charge de la personne légalement tenue de fournir l’information, même lors de l’utilisation des formulaires d’information des patients. Aucun transfert total ou partiel de ces obligations à Nelly n’a lieu. Le cabinet et la personne tenue de fournir l’information sont informés que le contenu et l’étendue légaux de l’obligation d’information médicale sont soumis à une évolution constante, notamment en raison des exigences juridiques et professionnelles relatives à cette obligation ainsi que de nouvelles connaissances scientifiques pouvant nécessiter une information élargie (par exemple concernant de nouveaux risques de traitement ou de nouvelles méthodes de traitement).

19.4 Les indications de fréquence utilisées dans les formulaires d’information des patients, telles que «fréquent», «rare» ou similaires, concernant les complications ou risques mentionnés, reflètent uniquement l’évaluation générale de leurs auteurs au moment de leur création et se rapportent à une intervention médicale réalisée conformément aux règles de l’art («lege artis»). Elles ne correspondent notamment pas aux indications statistiques relatives aux effets secondaires des médicaments figurant dans les notices. Lorsqu’il utilise des indications de fréquence, le médecin doit toujours tenir compte des caractéristiques individuelles du patient dans l’entretien d’information.

19.5 Les formulaires d’information des patients de Nelly sont destinés exclusivement à être utilisés en République fédérale d’Allemagne.

19.6 Le droit d’utilisation des formulaires d’information des patients fournis par Nelly expire à la fin de la durée d’utilisation indiquée sur ces formulaires, et au plus tard à la fin du contrat conclu entre Nelly et le cabinet concernant leur utilisation. Après expiration des droits d’utilisation, le cabinet s’engage à supprimer ou à détruire toutes les copies physiques ou numériques des formulaires types d’information des patients en sa possession.

20. Limitation de responsabilité

20.1 Dans la mesure où Nelly permet au cabinet d’accéder à des sites web, API, bases de données ou autres infrastructures de tiers, Nelly n’est responsable ni de leur disponibilité ni des contenus obtenus par leur intermédiaire (notamment du contenu ou de la qualité des données). Dans la mesure autorisée par la loi, toute responsabilité de Nelly pour les dommages qui pourraient en résulter pour le cabinet est exclue.

20.2 Nelly est responsable des dommages dans la mesure où ceux-ci ont été causés intentionnellement ou par négligence grave par Nelly ou résultent d’une violation par Nelly d’obligations dont l’exécution est essentielle à la bonne réalisation du contrat et sur lesquelles le cabinet peut raisonnablement compter («obligations contractuelles essentielles»). En dehors des cas de faute intentionnelle ou de négligence grave, la responsabilité de Nelly pour les obligations contractuelles essentielles est limitée au montant des dommages typiquement prévisibles au moment de la conclusion du contrat.

20.3 Par ailleurs, la responsabilité de Nelly est exclue quel qu’en soit le fondement juridique, sauf lorsque Nelly est légalement tenue de répondre, notamment en cas d’atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé d’une personne, en cas de garantie expressément donnée, de dissimulation frauduleuse d’un défaut ou en vertu de la loi sur la responsabilité du fait des produits. Les garanties données par Nelly ne sont en principe valables que si elles sont formulées par écrit et expressément désignées comme telles.

20.4 Les limitations de responsabilité prévues dans les paragraphes précédents s’appliquent également aux réclamations dirigées contre les représentants légaux, les cadres dirigeants, les employés, les mandataires ainsi que les autres auxiliaires d’exécution de Nelly.

21. Confidentialité

21.1 Les parties s’engagent à traiter de manière confidentielle toutes les informations confidentielles de l’autre partie, de nature technique, commerciale ou organisationnelle, dont elles prennent connaissance dans le cadre de l’exécution du contrat d’utilisation, et à ne les utiliser qu’aux fins prévues par le contrat. L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux personnes autorisées à en prendre connaissance et légalement ou contractuellement tenues à une obligation de confidentialité, ni lorsque l’autre partie a consenti à la divulgation.

21.2 Les informations confidentielles au sens de la présente disposition comprennent les contenus du cabinet, documents, indications, données et informations désignés comme confidentiels ou qui, de par leur nature, doivent être considérés comme confidentiels. Le terme informations confidentielles n’inclut pas les informations qui
(i) sont ou deviennent publiques ou généralement accessibles (sauf en raison d’une violation du présent accord par la partie réceptrice ou l’un de ses représentants),
(ii) se trouvaient déjà légalement en possession de la partie réceptrice sans obligation de confidentialité avant leur communication par la partie divulgatrice, ou
(iii) ont été reçues d’un tiers autorisé à divulguer ces informations sans restriction.

21.3 Si une partie est tenue de communiquer des informations confidentielles de l’autre partie à une autorité publique, elle est autorisée à le faire ; l’autre partie doit en être informée immédiatement et, si possible, avant la transmission des informations à l’autorité publique.

21.4 Les droits et obligations prévus au présent article ne sont pas affectés par la résiliation du présent contrat.

22. Protection des données

22.1 Nelly connaît et respecte le besoin particulier de protection des données des patients. Nelly traite les données à caractère personnel (notamment les données des patients) de manière confidentielle et conformément aux dispositions légales relatives à la protection des données. La protection des données personnelles est régie par l’accord de traitement des données figurant en annexe 1.

22.2 Le cabinet est responsable de l’obtention des consentements nécessaires des utilisateurs de la plateforme et de ses patients pour le traitement des données à caractère personnel via la plateforme.

22.3 Nelly met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre tout accès non autorisé et pour assurer une sauvegarde quotidienne des données. Les détails figurent dans l’accord de traitement des données figurant en annexe 1.

22.4 À la fin du contrat d’utilisation, Nelly supprimera toutes les données à caractère personnel ou les restituera au cabinet, selon le choix du cabinet, et supprimera irrévocablement toutes les copies existantes de ces données.

23. Transfert des droits et obligations

23.1 La cession des droits et obligations du cabinet découlant du présent contrat n’est autorisée qu’avec l’accord écrit préalable de Nelly.

23.2 Nelly est autorisée à confier à des tiers l’exécution des obligations découlant du présent contrat.

24. Adaptation des prix

24.1 Nelly est autorisée à adapter unilatéralement les prix convenus pour les prestations pendant la durée du contrat si des facteurs de coûts essentiels augmentent ou diminuent.

24.2 Toute adaptation sera communiquée au partenaire contractuel au moins huit semaines avant son entrée en vigueur, sous forme de texte, avec indication des nouveaux prix applicables.

24.3 Si l’adaptation entraîne une augmentation de plus de 10 % du dernier prix convenu dans un délai de 12 mois, le cabinet est en droit de résilier le contrat dans un délai de deux semaines à compter de la réception de la notification, avec effet à la date d’entrée en vigueur de l’adaptation.

24.4 Si le cabinet ne résilie pas le contrat, les nouveaux prix sont réputés acceptés.

25. Dispositions finales

25.1 Les dispositions du contrat d’utilisation remplacent tous les accords oraux ou écrits conclus entre les parties. Toute modification ou complément du contrat d’utilisation – y compris de la présente clause de forme écrite – ainsi que de ses annexes doit être effectuée sous forme de texte pour être valable. La primauté des accords contractuels individuels (§ 305b BGB) reste inchangée.

25.2 Le contrat d’utilisation est régi exclusivement par le droit de la République fédérale d’Allemagne pour son application et son interprétation. L’application de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises du 11 avril 1980 est exclue.

25.3 Pour tous les litiges découlant du contrat d’utilisation ou en relation avec celui-ci, Berlin est convenu comme juridiction exclusive, dans la mesure où la loi le permet.

25.4 Si une disposition du présent contrat est ou devient totalement ou partiellement invalide ou inapplicable, la validité des autres dispositions n’en sera pas affectée. La disposition invalide ou inapplicable sera remplacée par une disposition juridiquement admissible qui se rapproche le plus possible, quant à son objet, son moment, son étendue et son champ d’application, de l’intention économique initiale des parties. Il en va de même en cas de lacune involontaire dans le présent contrat. La présente clause salvatrice ne constitue pas une simple inversion de la charge de la preuve, mais exclut dans son ensemble l’application de l’article 139 du Code civil allemand (BGB).