(nader te noemen «Gebruiksvoorwaarden»)

1. Toepassingsgebied

1.1 Dit zijn de gebruiksvoorwaarden van Nelly Solutions GmbH (hierna «Nelly»). Zij regelen de zakelijke relatie tussen Nelly en gebruikers die op het moment van het sluiten van de overeenkomst een publiekrechtelijke rechtspersoon of een ondernemer in de zin van § 14 BGB zijn (hierna «praktijken»), die de Nelly Solutions-software (hierna «platform») willen gebruiken en hiervoor met Nelly een overeenkomst sluiten (hierna «gebruiksovereenkomst»).

Een ondernemer is iedere natuurlijke of rechtspersoon of een rechtsbevoegde personenvennootschap die bij het sluiten van een rechtshandeling handelt in de uitoefening van zijn commerciële of zelfstandige beroepsactiviteit. Onder het begrip ondernemer in deze gebruiksvoorwaarden vallen uitdrukkelijk ook zelfstandig gevestigde artsen die handelen in de uitoefening van hun vrije beroep.

1.2 Afwijkende, tegenstrijdige of aanvullende algemene voorwaarden van praktijken worden slechts onderdeel van de overeenkomst voor zover Nelly uitdrukkelijk in tekstvorm met hun geldigheid heeft ingestemd. Dit toestemmingsvereiste geldt ook wanneer Nelly, met kennis van de algemene voorwaarden van een praktijk, met de uitvoering van de dienst begint.

2. Voorwerp van de overeenkomst

2.1 Nelly biedt het platform aan als een cloudgebaseerde Software-as-a-Service-oplossing voor praktijken. Via het platform kunnen praktijken, zoals nader beschreven in punt 4:

(a) patiëntgegevens verzamelen en beheren voor digitale patiëntenregistratie (hierna «module Anamnese»);
(b) gestandaardiseerde, dynamische documenten opstellen en individuele overeenkomsten met patiënten sluiten (hierna «module Variabele documenten»);
(c) betalingsgegevens van patiënten verzamelen en beheren, behandelingen factureren en betalingen verwerken (hierna «module Betalingsverwerking»);
(d) facturen digitaal of analoog naar patiënten verzenden (hierna «module Factuurverzending»);
(e) digitale informatieformulieren gebruiken ter ondersteuning van het medisch voorlichtingsgesprek (hierna «module Informatieformulieren»);
(f) patiënten na behandelingen om feedback en een beoordeling van de praktijk vragen (hierna «module Patientreview 5/5»);
(g) ter plaatse betalingen via creditcard/debitcard of mobile pay aanbieden («module POS-terminal»);
(h) een toepassing gebruiken voor het verwerken van patiëntaanvragen op de website van de praktijk (hierna «module Online-receptie»);
(i) een toepassing gebruiken voor behandel-documentatie (hierna «module AI-documentatie»);
(j) een toepassing gebruiken voor de facturatie van behandelingen (hierna «module AI-facturatie»).

2.2 Met uitzondering van de module Informatieformulieren stelt Nelly zelf geen documenten, gegevens of andere inhoud aan praktijken ter beschikking, maar biedt een softwareoplossing voor het organiseren en bewerken van praktijkinhoud die door medewerkers van de praktijk (hierna «gebruikers») op het platform kan worden geüpload (hierna «praktijkinhoud»).

2.3 Verklaringen van medewerkers van Nelly of derden evenals reclame-uitingen gelden in geval van twijfel alleen als een beschrijving van de verschuldigde prestatie indien Nelly dit ten minste in tekstvorm heeft bevestigd. Informatie over de eigenschappen van de contractuele prestatie geldt alleen als een garantie wanneer deze uitdrukkelijk als zodanig is aangeduid.

2.4 Nelly houdt in het bijzonder rekening met de hoge beschermingsbehoefte van patiëntgegevens. Nelly behandelt persoonsgegevens (met name patiëntgegevens) daarom vertrouwelijk en overeenkomstig de wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming en op basis van de met de praktijk gesloten overeenkomst inzake gegevensverwerking in opdracht.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Nelly verstrekt de praktijk een aanbod voor het gebruik van het platform (hierna «aanbod»). Het aanbod definieert met name de overeengekomen modules en de door de praktijk te betalen vergoeding en is geldig zonder ondertekening door Nelly.

3.2 Het aanbod kan verschillende diensten van Nelly bundelen in serviceniveaus zoals «Starter», «Standard» en «Premium» of individueel diensten van Nelly bepalen. Voor zover uit het aanbod niet anders blijkt, omvatten de serviceniveaus de modules «Anamnese» en «Variabele documenten» overeenkomstig punt 4 van deze gebruiksvoorwaarden in de omvang zoals in het aanbod vermeld. De serviceniveaus kunnen aanvullende modules of deelprestaties van andere modules bevatten.

3.3 De betaalde gebruiksovereenkomst tussen Nelly en de praktijk komt tot stand zodra het door de praktijk ondertekende aanbod door Nelly is ontvangen. Voor zover in het aanbod niet anders is bepaald, is Nelly slechts gedurende een periode van vier weken aan het aanbod gebonden.

3.4 In geval van tegenstrijdigheden hebben de afspraken van de partijen in het aanbod voorrang boven deze gebruiksvoorwaarden.‍

4. Functies van het platform en modules

4.1 Nelly verleent de praktijk toegang tot het patiënten- en praktijkportaal (https://app.gonelly.de), met inbegrip van de in het aanbod geselecteerde modules, onder de in het aanbod vermelde voorwaarden.

4.2 Voor zover de partijen in de gebruiksovereenkomst geen afwijkende regeling treffen, omvatten de genoemde modules de volgende functies:

(a) Module Anamnese:

• Opstellen van de individuele patiëntenregistratie
• Gegevensverzameling voor het aanvullen van de documenten van de praktijk via de smartphone van de patiënt of via de door Nelly ter beschikking gestelde tablet voor de praktijk (punt 8)
• Mogelijk maken van de digitale ondertekening van documenten van de praktijk door patiënten
• Terbeschikkingstelling van een QR-code inclusief standaard voor patiëntenregistratie
• Verzenden van documenten

(b) Module Variabele documenten:

• Digitalisering van dynamische documenten, in het bijzonder behandelingsovereenkomsten
• Per kwartaal kunnen tot zes nieuwe documenten worden gedigitaliseerd

(c) Module Betalingsverwerking namens de praktijk:

• Verzameling van betalingsgegevens van particuliere en zelfbetalende patiënten
• Facturatie van behandelingen
• Betalingsverwerking via de externe betalingsdienstverlener

(d) Module Factuurverzending:

• Digitale of analoge verzending van facturen aan de patiënt
• Terbeschikkingstelling van een interface voor de overdracht van facturen

(e) Module Informatieformulieren:
Terbeschikkingstelling van digitale informatieformulieren ter ondersteuning van het medisch voorlichtingsgesprek met patiënten met betrekking tot overeengekomen specialismen.

(f) Module Patientreview 5/5:

• Digitale verzameling van tevredenheidsgegevens van patiënten

(g) Module POS-terminal:

• Terbeschikkingstelling van een Point of Sale-kaartlezer voor de afhandeling van betalingen ter plaatse via creditcard/debitcard of mobile pay

(h) Module Online-receptie:
Integratie van een toepassing op de website van de praktijk waarmee patiëntaanvragen voor het boeken van afspraken, het verzenden van documenten of andere verzoeken mogelijk worden gemaakt.

(i) Module AI-documentatie:
Opstellen van beschrijvende voorstellen voor de documentatie van het patiëntgesprek voor administratieve doeleinden.

(j) Module AI-facturatie:
Opstellen van voorstellen voor de facturatie van de behandeling van patiënten.

(k) Module Partneraanbiedingen:
Nelly is gerechtigd binnen de digitale patiëntenregistratie reclameverwijzingen naar aanvullende diensten van aan Nelly gelieerde ondernemingen weer te geven.

Deze reclameverwijzingen vinden uitsluitend plaats onder eigen economische en gegevensbeschermingsrechtelijke verantwoordelijkheid van Nelly respectievelijk van de aanbiedende onderneming.

De reclameverwijzingen zijn als zodanig gemarkeerd en er wordt uitdrukkelijk op gewezen dat deze verwijzingen inhoudelijk geen verband houden met de medische behandeling van de praktijk.

De praktijk is noch aanbieder noch bemiddelaar van de aanvullende diensten en draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid. Er vindt geen economische participatie van de praktijk in de aanvullende diensten plaats.

4.3 In modules kunnen gebruikers deels eigen praktijkinhoud op het platform uploaden respectievelijk aanmaken en deze, aan de hand van overgedragen en/of door Nelly verzamelde gegevens en handtekeningen van patiënten overeenkomstig de punten 5, 6 of 7, aanvullen. Vervolgens kunnen gebruikers de documenten via het platform beheren en archiveren.

4.4 Verdere prestaties zijn niet door Nelly verschuldigd. In het bijzonder is Nelly niet verplicht te controleren of het door de praktijk beoogde gebruik van de praktijkinhoud voor eigen doeleinden van de praktijk rechtmatig is.

4.5 Nelly is gerechtigd de inhoud van haar diensten, in het bijzonder van het platform, in het kader van technologische, gebruikersinterface-gerelateerde of inhoudelijke doorontwikkelingen te wijzigen en aan te passen, voor zover de overeengekomen functionaliteiten daardoor niet worden beperkt of aangetast.

4.6 Als gevolg van noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden en verbeteringen kan het voorkomen dat het platform, afzonderlijke modules of afzonderlijke functies tijdelijk niet beschikbaar zijn. Nelly houdt daarbij rekening met de gerechtvaardigde belangen van de praktijk, in het bijzonder door tijdige voorafgaande informatie. Het recht op gebruik van het platform bestaat slechts overeenkomstig de actuele stand van de techniek en de in punt 11 genoemde beschikbaarheid.

5. Toegang tot het platform

5.1 De toegang tot het platform verloopt via een internetbrowser. De praktijk dient zelf voor een voldoende internetverbinding zorg te dragen. De praktijk is verantwoordelijk voor de naleving van de voor het gebruik van het platform vereiste systeemvereisten, in het bijzonder met betrekking tot een actueel besturingssysteem en browser.

5.2 Het aantal gebruikers binnen de praktijk dat toegang heeft tot het platform kan in het aanbod worden vastgelegd. De praktijk mag alleen toegang tot het platform verlenen aan personen die bij de praktijk werkzaam zijn, met inbegrip van uitzendkrachten. De praktijk dient de aan haar verstrekte toegangsgegevens geheim te houden en ervoor te zorgen dat eventuele medewerkers aan wie toegangsgegevens ter beschikking worden gesteld, dit eveneens doen.

5.3 Indien de praktijk personen buiten haar organisatie toegang tot het platform wil verlenen (hierna «externe gebruikers»), dient zij vooraf de uitdrukkelijke toestemming van Nelly in tekstvorm te verkrijgen. Toestemming voor in het aanbod genoemde externe gebruikers geldt als verleend. Externe gebruikers kunnen de functies van het platform op dezelfde wijze gebruiken als interne gebruikers van de praktijk. Zij gelden als hulppersonen van de praktijk in de zin van § 278 BGB. De praktijk zal Nelly vrijwaren voor alle aanspraken van derden die deze derden tegenover Nelly doen gelden wegens schending van contractuele of wettelijke verplichtingen in verband met de uitvoering van deze gebruiksovereenkomst, voor zover externe gebruikers voor deze schendingen verantwoordelijk zijn.

5.4 Nelly kan de toegang van de praktijk tot het platform tijdelijk blokkeren indien er concrete aanwijzingen zijn dat een praktijk wettelijke voorschriften of de verplichtingen uit deze overeenkomst schendt of in gebreke blijft met de betaling van een vergoeding. Nelly zal bij de beslissing over een blokkering rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van de praktijk, in het bijzonder of er aanwijzingen zijn dat de praktijk niet verwijtbaar heeft gehandeld. In dat geval blijft de praktijk verplicht de overeengekomen vergoeding te betalen. Nelly zal de blokkering opheffen zodra de schending of de betalingsachterstand is beëindigd.

6. Praktijkinhoud en gegevens

6.1 Gebruikers kunnen praktijkinhoud (waaronder in het bijzonder praktijkdocumenten, praktijkgegevens en patiëntgegevens) op het platform uploaden en op het platform gebruiken en bewerken.

6.2 De praktijk verleent Nelly voor de uitvoering van de overeenkomst het recht om de door de praktijk geüploade praktijkinhoud te gebruiken, te verveelvoudigen en respectievelijk te wijzigen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de op grond van deze overeenkomst verschuldigde prestaties.

6.3 De praktijk is als enige verantwoordelijk voor alle door haar of haar toegangsbevoegde gebruikers gebruikte en verwerkte praktijkinhoud alsmede voor de daarvoor eventueel vereiste rechten. Nelly neemt in de regel geen kennis van geüploade praktijkinhoud en controleert de gebruikte inhoud in beginsel niet.

6.4 De praktijk verbindt zich ertoe geen strafbare of anderszins absoluut of ten opzichte van afzonderlijke derden onrechtmatige inhoud en gegevens te plaatsen en geen programma’s te gebruiken die virussen of andere schadelijke software bevatten in verband met het platform.

6.5 De praktijk verbindt zich er in dit verband toe Nelly te vrijwaren voor iedere aansprakelijkheid en alle kosten, met inbegrip van mogelijke en daadwerkelijke kosten van een gerechtelijke procedure, indien Nelly door derden wordt aangesproken als gevolg van vermeende handelingen of nalatigheden van de praktijk. Nelly zal de praktijk over een dergelijke aanspraak informeren en haar, voor zover dit juridisch mogelijk is, de gelegenheid geven zich tegen de ingestelde aanspraak te verweren. Tegelijkertijd zal de praktijk Nelly onverwijld alle haar ter beschikking staande informatie over de feiten die het voorwerp van de aanspraak vormen volledig meedelen.

7. Digitale handtekeningen en patiëntgegevens

7.1 De praktijk heeft via een functie van het platform de mogelijkheid om handtekeningen van haar patiënten op bepaalde documenten als digitale handtekeningen te verkrijgen. In dat geval treedt Nelly namens de praktijk rechtstreeks in contact met de betreffende patiënt. Het contact vindt plaats via de door de praktijk verstrekte contactgegevens van de patiënt of door de patiënt zelf. De praktijk waarborgt dat het contact door Nelly en het overeenkomstige verkrijgen van de handtekeningen door Nelly geen rechten van derden schendt. Dit geldt in het bijzonder voor voorschriften inzake gegevensbescherming.

7.2 Nelly garandeert dat zij de praktijk desgewenst met betrekking tot door Nelly op basis van de gebruiksovereenkomst verkregen digitale handtekeningen gebruikersgegevens kan verstrekken waarmee eenduidig kan worden vastgesteld welke persoon de betreffende digitale handtekening heeft geplaatst. Indien de persoon niet kan worden vastgesteld, vergoedt Nelly aan de praktijk de daardoor ontstane schade. Hiervan zijn handtekeningen uitgezonderd die zijn aangemaakt op basis van telefoonnummers die niet afkomstig zijn uit de EU of de Verenigde Staten.

7.3 De praktijk neemt kennis van en aanvaardt dat via het platform van Nelly verkregen digitale handtekeningen voldoen aan de tekstvorm in de zin van § 126b BGB. Een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van § 126a lid 1 BGB wordt niet aangeboden. Bepaalde documenten kunnen onderworpen zijn aan bijzondere wettelijke of contractuele vormvereisten. Nelly is niet verplicht te controleren of een bepaald document rechtsgeldig elektronisch kan worden ondertekend, dat wil zeggen in het bijzonder of het document onderworpen is aan een wettelijke of contractuele vormvereiste die aan een digitale handtekening via het platform van Nelly in de weg staat. Voor zover Nelly informatie verstrekt over digitale handtekeningen, dient dit uitsluitend algemene informatiedoeleinden en vormt dit geen juridisch advies.

7.4 De praktijk is als enige verantwoordelijk voor het controleren van de geldigheid en rechtmatigheid van de digitale handtekening voor haar eigen doeleinden, in het bijzonder met betrekking tot de naleving van de voor haar geldende wet- en beroepsregels.

8. Tablets

8.1 Indien in het aanbod overeengekomen, stelt Nelly de praktijk gedurende de looptijd van de overeenkomst tablets ter beschikking waarop patiënten van de praktijk die niet over een smartphone beschikken de patiëntenregistratie kunnen uitvoeren. Hiervoor betaalt de praktijk de in het aanbod vastgelegde huurvergoeding.

8.2 De ter beschikking gestelde tablets dienen in principe op de locatie van de praktijk te worden gebruikt. Gebruik van de tablets op een andere locatie vereist de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nelly. Nelly zal deze toestemming niet weigeren indien er geen redelijke gronden tegen bestaan.

8.3 Het is de verantwoordelijkheid van de praktijk om de voor de installatie en het gebruik van de tablets noodzakelijke voorwaarden op eigen kosten te verzorgen.

8.4 De praktijk is verplicht de tablets binnen één week na afloop van de contractduur op eigen kosten aan Nelly terug te sturen.

8.5 Indien de praktijk vaststelt dat een tablet niet naar behoren functioneert, is zij verplicht Nelly hierover onverwijld in tekstvorm te informeren. Op verzoek van Nelly is de praktijk bovendien verplicht in een dergelijk geval een tablet op kosten van Nelly aan Nelly terug te sturen.

8.6 In geval van beschadiging of functievermindering van de tablet is Nelly gerechtigd een forfaitaire schadevergoeding van EUR 30 in rekening te brengen. Het recht van Nelly om een hogere schade te bewijzen blijft onverlet; de praktijk heeft het recht aan te tonen dat er geen of een lagere schade is ontstaan.

9. Betalingsverwerking

9.1 In het kader van de module Betalingsverwerking maakt Nelly het mogelijk om uitgevoerde behandelingen voor particuliere en zelfbetalende patiënten te factureren en betalingen te verwerken. Voor het verzamelen van betalingsgegevens treedt Nelly via het platform namens de praktijk rechtstreeks in contact met de betreffende patiënt. Het contact vindt plaats via de door de praktijk verstrekte contactgegevens van de patiënt of door de patiënt zelf.

9.2 Het opstellen van de factuur gebeurt op de in het aanbod vastgelegde wijze, naar keuze:
(a) handmatig door de praktijk via het platform of het praktijkmanagementsysteem van de praktijk dat via een interface met het platform is verbonden;
(b) door Nelly namens en in individuele opdracht van de praktijk; of
(c) door Nelly namens en in opdracht van de praktijk via een interface die automatisch en regelmatig factuurgegevens aan Nelly doorgeeft.

In alle gevallen stelt Nelly de facturen op via een platformfunctie en verzendt deze namens de praktijk aan de patiënt.

9.3 Voor de betalingsverwerking schakelt Nelly de betalingsdienstverlener Adyen N.V. German Branch, Jägerstraße 27, 10117 Berlijn («Adyen») in. Alle diensten die verband houden met de betalingsverwerking worden uitgevoerd namens de praktijk. Voorwaarde voor de uitvoering van de betalingsverwerking is dat de praktijk een overeenkomst sluit voor een account bij Adyen, zoals vastgelegd in het aanbod. De betalingsverwerking door de betalingsdienstverlener vindt volgens afspraak met de praktijk plaats door:
a) een betalingsopdracht van de patiënt via het platform met behulp van een van de beschikbare betaalmethoden;
b) een afschrijving door de praktijk via het platform met behulp van vooraf geautoriseerde betaalmethoden van de patiënt; of
c) betaling door de patiënt in de praktijk via een ter beschikking gesteld kaartleesapparaat (punt 10).

9.4 De patiënt betaalt het factuurbedrag rechtstreeks aan Adyen. Hiervoor staan de in het aanbod vastgelegde betaalmethoden ter beschikking. Adyen maakt het ontvangen betalingsbedrag, verminderd met de in het aanbod gespecificeerde transactiekosten, over aan de praktijk. Nelly heeft op geen enkel moment toegang tot het door de patiënt betaalde factuurbedrag.

9.5 Nelly stelt de praktijk via het platform een portaal ter beschikking voor het beheren en controleren van de door Adyen aangeboden diensten. Via het portaal heeft de praktijk toegang tot ontvangen betalingen, uitgevoerde bankuitbetalingen en verschuldigde gebruikskosten.

9.6 Nelly biedt via de integratie op het platform de mogelijkheid om gebruik te maken van de diensten van Adyen, maar wordt zelf geen partij bij de contractuele relatie tussen Adyen en de praktijk en neemt ook geen verantwoordelijkheid voor de levering van betalingsdiensten. In zoverre kan Nelly ook geen verantwoordelijkheid dragen voor de beschikbaarheid en functionaliteit van de door Adyen aangeboden diensten.

9.7 De praktijk verplicht zich Nelly te vrijwaren van elke aansprakelijkheid en alle kosten, inclusief boetes en mogelijke of daadwerkelijke kosten van een gerechtelijke procedure, die voortvloeien uit het gebruik van de diensten van Adyen door de praktijk, voor zover Nelly hiervoor geen schuld treft. Nelly zal de praktijk informeren over een dergelijke aanspraak en haar, voor zover juridisch mogelijk, de gelegenheid geven zich tegen de ingestelde aanspraak te verweren. Tegelijkertijd zal de praktijk Nelly onverwijld alle haar ter beschikking staande informatie over de betreffende feiten volledig meedelen.

10. POS-terminals

10.1 Indien in het aanbod overeengekomen, stelt Nelly de praktijk gedurende de contractduur één of meerdere Point of Sale (POS)-terminals ter beschikking om betalingen ter plaatse voor patiënten mogelijk te maken. Hiervoor betaalt de praktijk de in het aanbod vastgelegde huurvergoeding.

10.2 Voor het gebruik van de POS-terminal is het afsluiten van een overeenkomst voor een account tussen de praktijk en de betalingsdienstverlener Adyen vereist (punt 9.3). Voor het gebruik van de POS-terminal gelden de voorwaarden van Adyen die tussen de praktijk en Adyen zijn overeengekomen.

10.3 Voor het overige is op de terbeschikkingstelling van de POS-terminal door Nelly aan de praktijk overeenkomstig sectie 8 van deze gebruiksvoorwaarden van toepassing.

11. Online-receptie

11.1 Nelly stelt de praktijk een insluitbare websitewidget («Online-receptie») ter beschikking waarmee patiënten zonder login praktijkgerelateerde verzoeken kunnen indienen (o.a. verzoeken voor afspraken, veilige documentoverdracht, algemene vragen).

11.2 De Online-receptie dient uitsluitend voor het doorsturen of ontvangen van administratieve verzoeken ten behoeve van de praktijk. Medisch advies aan patiënten door Nelly is niet mogelijk.

11.3 Het is de verantwoordelijkheid van de praktijk om de technische voorwaarden voor het integreren van de Online-receptie op de website van de praktijk te creëren. Het maken, aanpassen of herwerken van de website van de praktijk, buiten de technische integratie, behoort niet tot de verplichtingen van Nelly.

11.4 De praktijk zorgt ervoor dat het colofon en de privacyverklaring van de praktijk het gebruik van de Online-receptie omvatten en – indien nodig – dat de toestemming van patiënten wordt verkregen (met name bij gezondheidsgegevens in vrije tekstvelden). Nelly stelt hiervoor op verzoek standaardteksten ter beschikking.

11.5 De beschikbaarheid van de Online-receptie is afhankelijk van de beschikbaarheid van de website van de praktijk.

11.6 Nelly mag UI- en technische details van de widget aanpassen in het kader van verdere ontwikkeling, zonder de overeengekomen functionaliteiten te beperken.

11.7 De praktijk stelt Nelly de voor de integratie noodzakelijke informatie en assets ter beschikking (bijv. praktijklogo, contactmogelijkheden, FAQ’s), test de integratie in haar websiteomgeving en wijst een inhoudelijk aanspreekpunt aan.

11.8 Nelly kan de Online-receptie tijdelijk blokkeren of deactiveren indien er aanwijzingen zijn voor overtredingen van wetgeving of contractuele verplichtingen, veiligheidsrisico’s of betalingsachterstanden; de gerechtvaardigde belangen van de praktijk worden daarbij in aanmerking genomen.

12. AI-documentatie

12.1 Nelly stelt de praktijk een AI-ondersteunde module ter beschikking voor het opstellen van beschrijvende concepten van de documentatie van een behandelingsgesprek. De opstelling gebeurt op basis van een tijdelijke audio-opname van het behandelingsgesprek voor transcriptie en de optionele koppeling met het praktijkmanagementsysteem (PVS). De audio-opname wordt uitsluitend gebruikt voor transcriptie en wordt daarna onmiddellijk automatisch verwijderd.

12.2 De praktijk is verplicht om voor het gebruik van de AI-documentatie en vóór de audio-opname de geldige en uitdrukkelijke toestemming van de patiënten en eventueel van medewerkers te verkrijgen. Zonder toestemming vindt er geen opname plaats.

12.3 De module genereert concepten van documentatie. De inhoudelijke controle, aanvulling en vrijgave gebeurt door en onder verantwoordelijkheid van het medisch personeel van de praktijk. Pas daarna worden de gegevens in het PVS overgenomen.

12.4 De concepten van documentatie worden uitsluitend opgesteld om administratieve processen in de praktijk te vereenvoudigen en dienen niet ter ondersteuning van medische beslissingen over patiëntspecifieke conclusies zoals diagnose, therapie of andere medische doeleinden. De AI-documentatie genereert uit het behandelingsgesprek geen instructies of aanbevelingen voor het medisch personeel van de praktijk.

13. AI-facturatie

13.1 Nelly stelt de praktijk een AI-ondersteunde module ter beschikking voor het opstellen van facturatievoorstellen op basis van gegevens die zijn gegenereerd door de AI-documentatie of andere behandelingsdocumenten. De module genereert voorstellen voor facturatieposities volgens GOÄ, GOZ of BEMA.

13.2 De praktijk is verplicht alle door de AI-facturatie gegenereerde voorstellen te controleren en goed te keuren voordat deze aan de patiënt, een verzekeraar, een facturatiebedrijf of andere partijen worden verzonden.

13.3 De module stelt geautomatiseerde facturatievoorstellen op. Een bindende facturatie vindt uitsluitend plaats na controle en goedkeuring door het medische of administratieve personeel van de praktijk.

13.4 De praktijk zorgt ervoor dat – voor zover vereist – met betrekking tot de gegevens die worden gebruikt voor het opstellen van de AI-facturatie en die in het facturatieproces worden verwerkt, een geldige toestemming in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetgeving bestaat.

13.5 Het gebruik van de AI-facturatie is alleen mogelijk in combinatie met de module AI-documentatie.

14. Medewerking van de praktijk

14.1 De praktijk is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de aan Nelly verstrekte en in het platform ingevoerde praktijkinhoud en overige gegevens. Dit geldt in het bijzonder ook voor alle gegevens die de praktijk aan Nelly verstrekt voor het opstellen van facturen.

14.2 Indien praktijkinhoud of andere gegevens onjuist zijn, zal de praktijk Nelly hiervan onverwijld op de hoogte stellen.

14.3 Eveneens zal de praktijk Nelly onverwijld informeren over gebreken en storingen van het platform en de omstandigheden nader toelichten. Nelly zal gebreken vervolgens binnen een redelijke termijn verhelpen. Nelly is gerechtigd gebreken te verhelpen door middel van een workaround-oplossing indien de oorzaak van het gebrek alleen met onevenredig grote inspanning kan worden verholpen en de bruikbaarheid van het platform daardoor niet aanzienlijk wordt beperkt.

15. Beschikbaarheid

15.1 Nelly stelt de in het aanbod genoemde diensten ter beschikking gedurende de overeengekomen bedrijfsuren. Voor zover in het aanbod niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zijn de bedrijfsuren van 8:00 tot 18:00 uur CET respectievelijk CEST op alle kalenderdagen met uitzondering van zaterdagen, zondagen, nationale feestdagen in Duitsland en met uitzondering van 24 en 31 december van ieder jaar.

15.2 Nelly garandeert een minimale technische beschikbaarheid van het platform van 95 % tijdens de bedrijfsuren. De beschikbaarheid, uitgedrukt als percentage, wordt als volgt berekend:

Totaal aantal bedrijfsminuten in een kalendermaand minus het totale aantal uitvalminuten tijdens de bedrijfsuren in dezelfde kalendermaand, gedeeld door het totale aantal bedrijfsminuten in dezelfde kalendermaand.

15.3 Serviceonderbrekingen worden uiterlijk binnen één week door Nelly verholpen.

15.4 Nelly wijst de praktijk erop dat beperkingen of storingen van het platform kunnen ontstaan die buiten de invloedssfeer van Nelly liggen. Hieronder vallen met name handelingen van derden die niet namens Nelly handelen, technische omstandigheden van het internet die Nelly niet kan beïnvloeden en overmacht. Ook de door de praktijk gebruikte hardware, software en technische infrastructuur kunnen invloed hebben op de diensten van Nelly. Voor zover dergelijke omstandigheden invloed hebben op de beschikbaarheid of functionaliteit van de door Nelly geleverde dienst, heeft dit geen invloed op de contractuele conformiteit van de geleverde diensten en wordt hiermee geen rekening gehouden bij de gegarandeerde minimale beschikbaarheid van het platform.

16. Contractduur

16.1 Voor zover in het aanbod niet anders is bepaald, bedraagt de looptijd van de gebruiksovereenkomst aanvankelijk zes maanden na het sluiten van de overeenkomst. De gebruiksovereenkomst wordt vervolgens telkens automatisch met twaalf maanden verlengd, tenzij zij tijdig wordt opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand vóór het einde van de betreffende looptijd.

16.2 Het recht van beide partijen om de overeenkomst om een dringende reden zonder opzegtermijn te beëindigen blijft onverlet. Een dringende reden voor opzegging door Nelly bestaat in het bijzonder wanneer onbevoegde derden toegang tot het platform verkrijgen en de praktijk of haar gebruikers hiervoor verantwoordelijk zijn.

16.3 Opzeggingen moeten in tekstvorm plaatsvinden.

17. Vergoeding

17.1 De door de praktijk te betalen vergoeding is vastgelegd in het aanbod. De in het aanbod vermelde prijzen zijn gebaseerd op het overeengekomen aantal artsen per locatie van de praktijk. Indien een praktijk meerdere locaties heeft, wordt iedere locatie afzonderlijk gefactureerd afhankelijk van het voor die locatie overeengekomen aantal artsen. Verhoging of verlaging van het overeengekomen aantal artsen respectievelijk locaties vereist een afzonderlijke overeenkomst. Indien de praktijk de diensten van Nelly op een niet overeengekomen locatie gebruikt, geldt de in het aanbod overeengekomen vergoeding overeenkomstig voor die locatie.

17.2 Alle in het aanbod of in deze gebruiksvoorwaarden genoemde vergoedingen zijn exclusief de wettelijke btw.

17.3 Voor zover in het aanbod niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dient de vergoeding binnen veertien dagen na facturering door Nelly te worden betaald.

17.4 Indien de praktijk de betaling van een verschuldigde vergoeding met meer dan vier weken vertraagt, is Nelly na voorafgaande aanmaning met termijnstelling en na het verstrijken van deze termijn gerechtigd de toegang tot het platform te blokkeren. Het recht van Nelly op de vergoeding blijft door deze blokkering onverlet. De toegang tot het platform wordt onmiddellijk opnieuw geactiveerd nadat de achterstallige betalingen zijn voldaan. Het recht om de toegang te blokkeren bestaat als minder ingrijpende maatregel ook wanneer Nelly het recht heeft tot buitengewone opzegging.

17.5 Het recht van Nelly op de vergoeding ontstaat op de dag na de introductie van de praktijk in de overeengekomen diensten en is onafhankelijk van de vraag of de praktijk de overeengekomen diensten daadwerkelijk gebruikt.

17.6 De vergoeding voor afzonderlijke modules, in het bijzonder betalingsverwerking en POS-terminals, kan geheel of gedeeltelijk worden voldaan door inhouding van het betreffende bedrag in het kader van een via de betreffende modules uitgevoerde transactie door de betalingsdienstverlener of door Nelly.

18. Gebruiksrechten

18.1 Nelly verleent de praktijk het niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare recht om het platform gedurende de looptijd van de gebruiksovereenkomst te gebruiken voor het in de gebruiksovereenkomst voorziene doel en met het in het aanbod vastgelegde aantal gebruikers.

18.2 De praktijk verleent Nelly de voor het beoogde gebruik van het platform noodzakelijke, kosteloze, niet-exclusieve, niet-sublicentieerbare en niet-overdraagbare gebruiksrechten op alle praktijkinhoud, in het bijzonder – voor zover vereist – het recht op verveelvoudiging, het recht op bewerking, het recht om inhoud online beschikbaar te stellen, over te dragen en weer te geven, evenals databank- en archiveringsrechten.

18.3 Nelly behoudt zich het recht voor om niet-persoonsgebonden gegevens van de praktijk en haar gebruikers te aggregeren en deze in die vorm te gebruiken voor het doel van een vraaggerichte vormgeving, verdere ontwikkeling en optimalisatie van het platform, evenals voor de uitvoering van de volgens de overeenkomst verschuldigde prestaties.

18.4 De in de module Patiëntenvoorlichting ter beschikking gestelde formulieren voor patiëntenvoorlichting zijn auteursrechtelijk beschermd. Daarnaast zijn rechten op de ter beschikking gestelde formulieren voor patiëntenvoorlichting ook beschermd voor gebruiksvormen die op het moment van het sluiten van de overeenkomst nog onbekend waren. Iedere verveelvoudiging, wijziging of bewerking (ook gedeeltelijk) op mechanische, digitale of andere wijze is verboden. Eveneens verboden zijn publicatie en verspreiding in digitale of analoge vorm op beeld-, data- en geluidsdragers van welke aard dan ook en het vervolgens verveelvoudigen en verspreiden daarvan. Het uitlezen van gegevens uit het platform met technische hulpmiddelen of het opslaan van de inhoud in databanksystemen is niet toegestaan.

19. Instructies voor het gebruik van de inhoud van de module Patiëntenvoorlichting

19.1 Nelly biedt de praktijk in de module Patiëntenvoorlichting in de vorm van computerondersteunde oplossingen (software) formulieren voor patiëntenvoorlichting voor artsen aan. Deze dienen uitsluitend ter ondersteunende begeleiding van het individuele voorlichtingsgesprek dat in elk geval door de informatieplichtige moet worden gevoerd en dat moet voldoen aan de wettelijke vereisten, met name § 630e BGB, en kunnen dit niet vervangen.

19.2 Nelly verplicht zich de ter beschikking gestelde formulieren voor patiëntenvoorlichting eenmaal per jaar op hun inhoudelijke en vakinhoudelijke juistheid te controleren of te laten controleren en, indien volgens de uitkomst van de controle noodzakelijk, nieuwe of bijgewerkte versies van de formulieren aan de contractspartner ter beschikking te stellen.

19.3 De verantwoordelijkheid voor een volledige, correcte en aan de wettelijke vereisten – met name § 630e BGB – voldoende patiëntenvoorlichting blijft ook bij het gebruik van de formulieren voor patiëntenvoorlichting uitsluitend bij de wettelijk informatieplichtige. Een volledige of gedeeltelijke overdracht van deze verplichtingen aan Nelly vindt niet plaats. De praktijk en de informatieplichtige worden erop gewezen dat de wettelijke inhoud en omvang van de medische informatieplicht voortdurend aan veranderingen onderhevig zijn, met name door juridische en vakinhoudelijke eisen aan de informatieplicht en door nieuwe medische inzichten die een uitgebreidere voorlichting kunnen vereisen (bijvoorbeeld over nieuwe of nieuw ontdekte behandelingsrisico’s en nieuwe behandelingsmethoden).

19.4 De in de formulieren voor patiëntenvoorlichting gebruikte frequentieaanduidingen zoals bijvoorbeeld «vaak», «zeldzaam» e.d. voor de daarbij genoemde complicaties/risico’s geven slechts een algemene inschatting weer van de auteurs van de formulieren op het moment van hun opstelling, die betrekking heeft op een volgens de regels van de kunst uitgevoerde medische ingreep. Zij komen onder andere niet overeen met de statistische gegevens over bijwerkingen van geneesmiddelen in bijsluiters. Bij frequentieaanduidingen moet de arts in het voorlichtingsgesprek altijd rekening houden met de individuele bijzonderheden van de patiënt.

19.5 De formulieren voor patiëntenvoorlichting van Nelly zijn uitsluitend bestemd voor gebruik in de Bondsrepubliek Duitsland.

19.6 Het recht op gebruik van de door Nelly ter beschikking gestelde formulieren voor patiëntenvoorlichting vervalt na afloop van de daarop vermelde gebruiksduur, uiterlijk echter bij het beëindigen van de overeenkomst tussen Nelly en de praktijk betreffende het gebruik daarvan. De praktijk verplicht zich na afloop van de gebruiksrechten alle fysieke of digitale kopieën van de model-formulieren voor patiëntenvoorlichting die zich in haar bezit bevinden te verwijderen respectievelijk te vernietigen.

20. Beperking van aansprakelijkheid

20.1 Voor zover Nelly de praktijk toegang verschaft tot websites, API’s, databanken of andere infrastructuren van derden, is Nelly noch verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid noch voor de via deze verkregen inhoud (met name inhoud of kwaliteit van gegevens). Aansprakelijkheid van Nelly voor schade die hieruit voor de praktijk ontstaat is daarom, voor zover wettelijk toegestaan, uitgesloten.

20.2 Nelly is aansprakelijk voor schade voor zover deze opzettelijk of door grove nalatigheid door Nelly is veroorzaakt of voortvloeit uit een schending door Nelly van verplichtingen waarvan de nakoming de correcte uitvoering van deze overeenkomst mogelijk maakt en waarop de praktijk mag vertrouwen (zogenoemde essentiële contractuele verplichtingen). Behalve in geval van opzet of grove nalatigheid is de aansprakelijkheid van Nelly voor schending van essentiële contractuele verplichtingen qua hoogte beperkt tot de schade die bij het sluiten van de overeenkomst typisch voorzienbaar was.

20.3 Voor het overige is de aansprakelijkheid van Nelly, ongeacht de rechtsgrond, uitgesloten, tenzij Nelly volgens de wet verplicht aansprakelijk is, in het bijzonder wegens schade aan leven, lichaam of gezondheid van een persoon, door het geven van een uitdrukkelijke garantie, door het bedrieglijk verzwijgen van een gebrek of volgens de Wet productaansprakelijkheid. Garanties door Nelly worden in principe alleen schriftelijk gegeven en als zodanig aangeduid.

20.4 De aansprakelijkheidsbeperkingen van de voorgaande paragrafen gelden ook bij vorderingen tegen wettelijke vertegenwoordigers, leidinggevende medewerkers, werknemers en opdrachtnemers evenals andere hulppersonen van Nelly.

21. Geheimhouding

21.1 De partijen verplichten zich alle vertrouwelijke informatie van de andere partij, bijvoorbeeld van technische, commerciële of organisatorische aard, die hun bij de uitvoering van de gebruiksovereenkomst bekend wordt, vertrouwelijk te behandelen en uitsluitend voor contractueel overeengekomen doeleinden te gebruiken. De geheimhoudingsplicht geldt niet tegenover personen die bevoegd zijn kennis te nemen en wettelijk of contractueel tot geheimhouding verplicht zijn of indien de andere partij met de openbaarmaking heeft ingestemd.

21.2 Vertrouwelijke informatie in de zin van deze bepaling zijn praktijkinhoud, documenten, gegevens, informatie en andere gegevens die als vertrouwelijk zijn aangeduid of die naar hun aard als vertrouwelijk moeten worden beschouwd. De term vertrouwelijke informatie omvat niet informatie die (i) algemeen bekend of openbaar toegankelijk is of wordt (tenzij als gevolg van een schending van deze overeenkomst door de ontvangende partij of een van haar vertegenwoordigers); (ii) reeds rechtmatig en zonder geheimhoudingsplicht in het bezit van de ontvangende partij was voordat zij deze van de openbaarmakende partij ontving; of (iii) van een derde werd verkregen die gerechtigd is deze informatie onbeperkt openbaar te maken.

21.3 Indien een partij verplicht is vertrouwelijke informatie van de andere partij aan een overheidsinstantie bekend te maken, is zij daartoe gerechtigd; de andere partij moet onverwijld en zo mogelijk vóór de verstrekking van de informatie aan de overheidsinstantie worden geïnformeerd.

21.4 De rechten en verplichtingen van dit artikel blijven ook na beëindiging van deze overeenkomst van kracht.

22. Gegevensbescherming

22.1 Nelly kent en respecteert de bijzondere beschermingsbehoefte van patiëntgegevens. Nelly behandelt persoonsgegevens (met name patiëntgegevens) daarom vertrouwelijk en in overeenstemming met de wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming. Voor de bescherming van persoonsgegevens geldt de overeenkomst inzake gegevensverwerking in opdracht in Bijlage 1.

22.2 De praktijk is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de noodzakelijke toestemmingsverklaringen van de gebruikers van het platform en van haar patiënten voor de verwerking van persoonsgegevens via het platform.

22.3 Nelly treft technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de gegevens tegen ongeoorloofde toegang en voor dagelijkse gegevensback-ups. Nadere details zijn opgenomen in de overeenkomst inzake gegevensverwerking in opdracht in Bijlage 1.

22.4 Bij beëindiging van de gebruiksovereenkomst zal Nelly, naar keuze van de praktijk, alle persoonsgegevens verwijderen of aan de praktijk overdragen en alle bestaande kopieën van de gegevens onherroepelijk verwijderen.

23. Overdracht van rechten en verplichtingen

23.1 Overdracht van de rechten en verplichtingen van de praktijk uit deze overeenkomst is alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van Nelly.

23.2 Nelly is gerechtigd derden in te schakelen voor de uitvoering van de verplichtingen uit deze overeenkomst.

24. Prijsaanpassing

24.1 Nelly is gerechtigd de voor de diensten overeengekomen prijzen tijdens de looptijd van de overeenkomst eenzijdig aan te passen, voor zover essentiële kostenfactoren stijgen of dalen.

24.2 Een prijsaanpassing wordt minimaal 8 weken vóór de inwerkingtreding in tekstvorm aan de contractspartner meegedeeld, met vermelding van de vanaf dat moment geldende prijzen.

24.3 Indien de aanpassing een verhoging van meer dan 10% van de laatst overeengekomen prijs binnen 12 maanden inhoudt, is de praktijk gerechtigd de overeenkomst binnen 2 weken na ontvangst van de kennisgeving te beëindigen met ingang van het moment waarop de prijsaanpassing in werking treedt.

24.4 Indien de praktijk geen gebruik maakt van haar opzeggingsrecht, worden de gewijzigde prijzen geacht te zijn overeengekomen.

25. Slotbepalingen

25.1 De bepalingen van de gebruiksovereenkomst vervangen alle mondelinge of schriftelijke afspraken tussen de partijen. Wijzigingen of aanvullingen van de gebruiksovereenkomst – inclusief deze bepaling inzake tekstvorm – en haar bijlagen vereisen voor hun geldigheid tekstvorm. De voorrang van individuele contractuele afspraken (§ 305b BGB) blijft onverlet.

25.2 Op de toepassing en interpretatie van de gebruiksovereenkomst is uitsluitend het recht van de Bondsrepubliek Duitsland van toepassing. De toepassing van het VN-Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken van 11 april 1980 is uitgesloten.

25.3 Voor alle vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met de gebruiksovereenkomst wordt, voor zover wettelijk toegestaan, Berlijn als exclusieve bevoegde rechtbank overeengekomen.

25.4 Indien een bepaling van deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar is of wordt, blijft de geldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst onaangetast. In plaats van de ongeldige of onafdwingbare bepaling wordt een regeling geacht te zijn overeengekomen die, voor zover juridisch toegestaan, qua plaats, tijd, omvang en toepassingsgebied economisch het dichtst aansluit bij hetgeen volgens de oorspronkelijke bedoeling en het doel van de ongeldige of onafdwingbare bepaling was beoogd. Dit geldt overeenkomstig in het geval van onbedoelde leemten in deze overeenkomst. Deze salvatorische clausule vormt geen loutere omkering van de bewijslast, maar wijkt in zijn geheel af van § 139 BGB.