Die papierlose Praxis – Ihre Vorteile und Pflichten!

Was sind die Vorteile einer papierlosen Praxis?

Die Vorteile einer papierlosen Praxis sind zahlreich und betreffen den Praxisablauf, die Patientenzufriedenheit und die Administration. Papierlose Prozesse eliminieren Fehlerquellen, die durch händisches Übertragen schnell entstehen. Außerdem entlasten sie von zeitraubenden Aktivitäten wie dem Ausdrucken und Verwalten von Dokumenten. So können Ihre Mitarbeiter:innen die Betreuung der Patient:innen intensivieren.

Wie wird meine Praxis papierlos?

Ihre Praxis wird papierlos, indem Sie sie digitalisieren. Moderne Software-Lösungen ersetzen Prozesse, die bisher manuell abliefen. Dazu gehören das Ausfüllen von Anamnesebögen, die Erstellung und Archivierung von Patientenakten sowie große Teile des Abrechnungswesens. Zudem ist auch die elektronische Dokumentation von Behandlungen möglich.

Was gibt es bei der Datensicherung und den Aufbewahrungsfristen zu beachten?

Auch bei papierlosen Prozessen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen für patientenbezogene Daten. Diese reichen von einem bis zu 30 Jahren. Außerdem müssen die Daten genau wie ihre physischen Pendants vor Fremdzugriff geschützt werden. Am besten erstellen Sie regelmäßige Back-ups auf externen Festplatten, einer DSGVO-konformen Cloud oder zusätzlichen Servern.

Der aktuelle Papiermangel betrifft immer mehr Branchen und macht auch vor der Medizin nicht Halt. So ist erst kürzlich die allgemeine Impfpflicht gegen das Coronavirus neben anderen Gründen auch gescheitert, weil der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen angab, nicht über ausreichend Papier zu verfügen¹. Es hätten nicht alle Versicherten benachrichtigt werden können. Doch nicht nur aufgrund der jüngsten Lieferschwierigkeiten, sondern vor allem aus Effizienzgründen und der Einführung der digitalen Patientenakte 2021 entscheiden sich immer mehr Ärzt:innen für die Digitalisierung ihrer Praxis. Doch wie können Sie konkret von den Vorzügen der karteilosen Arztpraxis profitieren?

Neben den eingesparten Druckkosten bietet die papierlose beziehungsweise karteilose Arztpraxis viele weitere Vorteile für Sie und Ihr Praxispersonal. Diese lassen sich grob in drei Kategorien unterteilen: Praxisablauf, Patientenzufriedenheit und administrative Prozesse.

Effizienterer Praxisablauf dank papierlosen Prozessen

Ein Zeitmangel durch Papierchaos und gestresste Mitarbeiter:innen, die versuchen, den Überblick zu behalten, gehört zum Praxisalltag dazu? Nicht mehr! Viele zeitraubende Aktivitäten können Sie inzwischen digital mithilfe einer Software erledigen. Ihre Vorteile:

• Sie eliminieren Fehlerquellen, die oft beim manuellen Übertragen von Daten entstehen.
• Sie entlasten Ihr Personal, das weniger Dokumente und Karteikarten ausdrucken sowie archivarisch verwalten muss.
• Sie können von überall und zu jeder Zeit wichtige Informationen auf Ihren digitalen Endgeräten abrufen.
• Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen bleibt mehr Zeit für die Betreuung und Behandlung Ihrer Patient:innen.

Viele dieser Aspekte betreffen die Interaktion mit Ihren Patient:innen und haben dadurch das Potential, die Patientenzufriedenheit zu erhöhen.

Höhere Patientenzufriedenheit durch digitale Prozesse

Dank neuester Software können Ihre Patient:innen wichtige Dokumente direkt auf dem eigenen Smartphone oder Tablet bereits zuhause ausfüllen und unterschreiben. Dadurch erleichtern Sie ihnen das Ankommen in Ihrer Arztpraxis enorm. Außerdem müssen Sie fehlenden Informationen nicht mehr „hinterherrennen“. Denn sie haben die Option, Eingabefelder als Pflichtangaben zu markieren. Es bietet sich also an, diese Dokumente zu digitalisieren:

• Anamnesebogen
• Behandlungsverträge
• Informationsschreiben (z. B. Covid-19 Informationen)
• Datenschutzerklärung

Glückliche Patient:innen empfehlen Sie und Ihre Praxis gerne weiter. Die Patientenzufriedenheit spiegelt sich außerdem in positiven Bewertungen auf Jameda und Co. und wirkt dadurch wie ein kostenloses Praxismarketing. 

Die papierlose Administration spart Ihnen Zeit

Gespeicherte Informationen können mit wenigen Klicks übertragen werden. So sparen digitale Prozesse auch bei der Verwaltung viel Zeit, zum Beispiel beim Erstellen dieser Dokumente:

• Arztbriefe
• Abrechnungen
• Raumpläne
• Dienst- und Urlaubspläne

Sie werden merken: Die Effizienz Ihrer administrativen Vorgänge steigt erheblich, sobald Sie nicht mehr auf Karteikarten in Ihrer Arztpraxis zurückgreifen. Doch Vorsicht: Gerade im Umgang mit sensiblen personenbezogenen (Gesundheits-)Daten gibt es einiges zu berücksichtigen!

Sie öffnen Ihr digitales Praxisverwaltungsprogramm und stellen fest: Alle Daten sind weg! Dies ist wahrscheinlich die gängigste Horrorvorstellung von Ärzt:innen im Zusammenhang mit der papierlosen beziehungsweise karteilosen Arztpraxis. Nicht nur mit finanziellen Einbußen müssten Sie in dem Fall rechnen, Sie würden auch Ihre Aufbewahrungspflicht verletzten.

Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig und DSGVO-konform!

Damit das beschriebene Szenario nicht zu Ihrer Realität wird, können Sie verschiedene Back-Up-Strategien zur Datensicherung anwenden. Wichtig ist, dass Sie Ihre Daten in regelmäßigen Abständen (am besten täglich!) sichern. So halten Sie den möglichen Schaden gering. Speichern Sie Ihre Daten zudem an mehreren Orten. Dafür können Sie folgende Optionen nutzen:

• Externe Datenträger (Festplatten oder USB-Sticks)
• Sichere Cloud-Lösungen
• Separate Server

Mehr Informationen zum Thema Datensicherung in der Medizin finden sie auf aertzeblatt.de. Hinweis: Achten Sie immer, aber insbesondere bei der Nutzung einer Cloud darauf, dass DSGVO-Standards vom Anbieter eingehalten werden!

Die Aufbewahrungsfrist und Zugriffsbeschränkung für Patientenakten gilt auch digital!

Als Ärzt:in sind Sie nicht nur verpflichtet, Behandlungen adäquat zu dokumentieren, sondern entsprechende Nachweise auch sicher aufzubewahren. Die Dauer, für die Sie Informationen über Ihre Patient:innen speichern müssen, variiert zwischen einem und 30 Jahren². 

Digitaler Datenschutz beim Umgang mit Patientendaten

Doch nicht nur die Aufbewahrung ist gesetzlich geregelt. Auch der Zugriff auf die Daten unterliegt strengen Vorgaben (Stichwort: Arztgeheimnis). Nur Sie und Ihr Praxispersonal dürfen auf diese zugreifen. Dies gilt natürlich nicht nur für analoge Archive, sondern ebenso für digitale. Der Datenschutz hat also auch in der papierlosen Praxis absolute Priorität, und zwar von der Anamnese bis zur Verwahrung von Dokumenten.

Tipp: Wie Sie mit Gesundheitsdaten umgehen sollten, erfahren Sie auf datenschutz.org.

Schneller, sicherer, komfortabler – all das ist Nelly. Denn mit der Software von Nelly erleichtern Sie die Anamnese für sich und Ihre Patient:innen. So geht’s:

• Ihre Patient:innen füllen den Anamnesebogen zuhause oder in der Praxis an ihrem eigenen Smartphone aus. 
• Die Unterschrift erfolgt mit einem Klick.
• Die Daten werden automatisch in Ihr Praxismanagementsystem übertragen.

Das freut Patient:innen: Für die Nutzung von Nelly muss keine App installiert werden, da die Eingabe direkt über den Webbrowser erfolgt.

1. https://www.zeit.de/gesundheit/2022-03/bundestag-krankenkassen-impfpflicht-gesetzentwurf-papiermangel
2. https://www.kvwl.de/arzt/recht/hinweise/aufbewahrungsfristen.pdf