Ärztin berichtet: So viel Zeit beansprucht die Dokumentationspflicht

Der Dschungel der Dokumentationspflicht hat auch Ihre Geduld bereits auf die Probe gestellt? Damit sind Sie nicht allein! Weltweit verbringen Ärzte täglich Stunden mit Bürokratie. In diesem Artikel verrate ich Ihnen meine Erfahrungen als Ärztin und wie auch Sie wieder Zeit für Ihre Patienten finden.

24.6.2024
Digitalisierung
6
Min. Lesezeit
Autor:
© Karolina Grabowska/Pexels

Die wichtigsten Antworten über die Dokumentationspflicht auf einen Blick:

Wie viel dokumentieren Ärzte tatsächlich?

Einer Studie von Nuance Healthcare zufolge verbringen Ärzte etwa vier Stunden täglich mit der Dokumentation.

Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten?

Laut § 630 f BGB des Patientenrechtsgesetzes, müssen Sie die Dokumentation bzw. die Patientenakte zehn Jahre aufbewahren. In Einzelfällen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Wie muss die Dokumentation erfolgen?

Sie können Ihre Dokumentation sowohl in elektronischer- als auch in Papierform anlegen. Genaue Vorgaben, was konkret dokumentiert werden muss, gibt es leider nicht. Festgehalten werden müssen zum Beispiel: Anamnesen, Diagnosen, Befunde, Untersuchungen, Therapien, Eingriffe, Arztbriefe, Einwilligungen und Aufklärungen‍.

Kaum ein Arzt hat bei der Berufswahl mit einer wahrhaften Flut an Dokumentationspflichten gerechnet. Sie auch nicht? Seien Sie beruhigt, ich nämlich genauso wenig. Als Ärztin habe ich mir mehr als einmal beim Wort „Dokumentationspflicht“ die Haare gerauft. In diesem Beitrag werde ich Ihnen von meinen Erfahrungen mit der Dokumentationspflicht erzählen und allem, was Sie darüber wissen müssen. D'ac­cord?

40 Überstunden pro Monat durch Dokumentationspflicht 

Wie sehr der Dokumentationsaufwand meinen Beruf als Ärztin verändert hat, wurde mir erst klar, als ein Patient mich darauf angesprochen hat. Denn er war selbst frustriert, dass er bei der chirurgischen Aufnahme all seine Daten bis zu vier Mal (!) aufschreiben musste.  

Dadurch war die Erfahrung des Patienten im Krankenhaus negativ behaftet. Und natürlich auch meine. Ich hatte den Berufsalltag völlig falsch eingeschätzt, wie viele andere Ärzte und Ärztinnen zu Beginn auch. Ein Minimum an vierzig Überstunden pro Monat sind bittere Realität. Und das liegt vor allem an der Dokumentationspflicht und nicht an den Patientenbehandlungen. 

Die Versorgung von Kranken bedarf meist keinen großen Zeitaufwand: Gespräch, Untersuchung und Planung der Therapie nehmen ca. 30-40 Minuten in Anspruch. Ausgenommen davon sind Operationen. Die Dokumentation verlangt jedoch noch mindestens weitere 30-40 Minuten. Vollkommen übermüdet stellte ich mir ein ums andere Mal die ernsthafte Frage, ob ich wirklich den Feierabend sausen lasse, um Papierkram zu erledigen.

Die Dokumentation kann 30-40 Minuten pro Patient in Anspruch nehmen.

So war es keine Seltenheit, dass ich die nächtliche Ruhe genutzt habe, um Patientenbriefe anzufertigen. Denn nur so konnte ich Überstunden bei Tagdiensten vermeiden. Aufgrund meiner Übermüdung hat die Qualität der nächtlichen Dokumentation leider oft zu wünschen übrig gelassen. 

Ärzte dokumentieren knapp die Hälfte ihrer Arbeitszeit 

In der täglichen ärztlichen Bürokratie waren mir Reha-Anträge immer ein besonderer Dorn im Auge. Vier Seiten Lückentext, mit allen Diagnosen und Einschränkungen des Patienten. Handschriftlich. Zeitaufwand: 30 Minuten. 

Dass dieser Zeitaufwand leider keine Ausnahme ist, bestätigt auch eine Studie. Demzufolge verbringen Ärzte täglich etwa vier Stunden ihrer Arbeitszeit mit der Dokumentation. Das sind etwa 44 Prozent der gesamten Arbeitszeit! Fast alle Befragten geben an, dass der Aufwand für die Dokumentation und die erforderliche Detailtiefe zugenommen habe.

Patientendokumentation sorgt für Burnout-Gefahr 

Doch wie sieht der Alltag abseits der Statistik aus? Morgens Visite mit dem ganzen Team. Danach werden Untersuchungen angefordert, Konsile geschrieben, Arztbriefe angefertigt und Aufklärungen durchgeführt. Ein nahezu unbewältigbarer Papierstau, der leicht aus der Balance gerät: Wenn Frau Müller* eine allergische Reaktion hat oder Herr Bauer* eine Blutkonserve benötigt. Denn dann ist der tatsächliche Arztberuf gefragt. Der Preis für den Ausflug in die angewandte Medizin: Zwei Überstunden und keine Mittagspause.

So leicht schwankt die Zeit, die wir Ärzte mit der Dokumentation verbringen und beträgt sich in meinem Fall auf bis zu fünf Stunden täglich. Schmerzlich habe ich festgestellt, dass der Patientenkontakt immer mehr in die Ferne rückt und auch der Feierabend mit der Familie durch Patientenbriefe und OP-Berichte ersetzt wird. Burnout-Gefahr? Definitiv. 

Ärztin und Journalistin Lisa Raberger hat fünf Stunden täglich mit der Dokumentation verbracht.

Die Dokumentationspflicht: Das müssen Sie wissen

So ärgerlich eine ausführliche Dokumentation ist, so notwendig ist sie auch. Sie dient einerseits der Patientensicherheit, als Gedächtnisstütze für Gesundheitspersonal, als Information für behandelnde Kollegen und auch für Abrechnungszwecke.

So dokumentieren Sie richtig 

Der Behandlungsvertrag verpflichtet Ärzte zur Dokumentation. Sie können selbst wählen, ob Sie in elektronischer- oder Papierform dokumentieren möchten. Es ist beides erlaubt. Achten Sie darauf, dass der ursprüngliche Inhalt immer erkennbar bleibt, es dürfen keine Informationen überschrieben werden. Korrekturen können mit Datum versehen werden. 

Die Rechtsgrundlage der Dokumentationspflicht finden Sie in § 630 f BGB des Patientenrechtegesetzes. Leider gibt es keine präzisen Vorgaben, was genau festgehalten werden muss. Es müssen aus fachlicher Sicht alle derzeitigen und zukünftigen Behandlungen und Ergebnisse dokumentiert sein. Wichtig sind vor allem die Anamnesen, Diagnosen, Befunde, Untersuchungen inkl. Ergebnisse, Therapien/Eingriffe und deren Wirkung, Arztbriefe sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Die Sprache der Dokumentation soll in Fachsprache erfolgen und muss nicht für Laien verständlich sein. Weitere Informationen zur Dokumentationspflicht finden Sie auf der Seite der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe. 

So lange gilt die Aufbewahrungsfrist von Patientendaten

Laut § 630 f BGB des Patientenrechtsgesetzes, liegt die Patientendaten Aufbewahrungsfrist bei zehn Jahren ab Beendigung der Behandlung. Die zivilrechtlichen Schadensersatzansprüche können jedoch bis zu 30 Jahre nach der Behandlung in Anspruch genommen werden.

Patientenakten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Prozessoptimierung erleichtert die Dokumentation

Um den Aufwand für die Dokumentationspflicht so schlank wie möglich zu halten, hilft eine klare Aufgabenverteilung und Auslagerung so vieler administrativer Aufgaben des Gesundheitspersonals wie möglich. 

Zusätzlich sollte die Dokumentation von Anfang an digitalisiert werden. Papier sollte gar nicht erst zum Einsatz kommen. Denn es benötigt nicht nur Ressourcen für die Herstellung und Entsorgung, sondern auch für die physische Lagerung der Dokumente. 

Diese Tipps und Tricks erleichtern Ihnen die Arbeit:

  • Durch Diktiergeräte und Programme mit Spracherkennung können Sie viel Zeit sparen. 
  • Führen Sie sich bei Ihren Dokumentationen eine Checkliste. Dadurch vergessen Sie weniger und fühlen sich sicherer.
  • Durch das Führen einer elektronischen Patientenakte können Sie immer auf die bisherigen Untersuchungsergebnisse und die Anamnese zugreifen. Auch Vertretungsärzte sind dadurch ausreichend über Ihre Patienten informiert. 
  • Schulungen für das ganze Team zu den gängigsten Programmen können Berührungsängste zur Digitalisierung vermindern. 

Nelly hilft Ihnen, den Aufwand für Dokumentationspflicht zu minimieren

Software-Lösungen wie Nelly sind eine Möglichkeit, Prozesse zu optimieren: Denn mit Nelly können Sie die Patientenaufnahme vollständig papierlos gestalten und damit viel Zeit sparen. Nutzen Sie die Digitalisierung, damit Ihnen die Dokumentationspflicht nicht jegliche Zeit für Ihren eigentlichen Beruf raubt. Davon profitieren nicht nur wir Ärzte, sondern auch Patienten und unsere Familien. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

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*von der Redaktion frei erfundene Namen.

Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

Kaum ein Arzt hat bei der Berufswahl mit einer wahrhaften Flut an Dokumentationspflichten gerechnet. Sie auch nicht? Seien Sie beruhigt, ich nämlich genauso wenig. Als Ärztin habe ich mir mehr als einmal beim Wort „Dokumentationspflicht“ die Haare gerauft. In diesem Beitrag werde ich Ihnen von meinen Erfahrungen mit der Dokumentationspflicht erzählen und allem, was Sie darüber wissen müssen. D'ac­cord?

40 Überstunden pro Monat durch Dokumentationspflicht 

Wie sehr der Dokumentationsaufwand meinen Beruf als Ärztin verändert hat, wurde mir erst klar, als ein Patient mich darauf angesprochen hat. Denn er war selbst frustriert, dass er bei der chirurgischen Aufnahme all seine Daten bis zu vier Mal (!) aufschreiben musste.  

Dadurch war die Erfahrung des Patienten im Krankenhaus negativ behaftet. Und natürlich auch meine. Ich hatte den Berufsalltag völlig falsch eingeschätzt, wie viele andere Ärzte und Ärztinnen zu Beginn auch. Ein Minimum an vierzig Überstunden pro Monat sind bittere Realität. Und das liegt vor allem an der Dokumentationspflicht und nicht an den Patientenbehandlungen. 

Die Versorgung von Kranken bedarf meist keinen großen Zeitaufwand: Gespräch, Untersuchung und Planung der Therapie nehmen ca. 30-40 Minuten in Anspruch. Ausgenommen davon sind Operationen. Die Dokumentation verlangt jedoch noch mindestens weitere 30-40 Minuten. Vollkommen übermüdet stellte ich mir ein ums andere Mal die ernsthafte Frage, ob ich wirklich den Feierabend sausen lasse, um Papierkram zu erledigen.

Die Dokumentation kann 30-40 Minuten pro Patient in Anspruch nehmen.

So war es keine Seltenheit, dass ich die nächtliche Ruhe genutzt habe, um Patientenbriefe anzufertigen. Denn nur so konnte ich Überstunden bei Tagdiensten vermeiden. Aufgrund meiner Übermüdung hat die Qualität der nächtlichen Dokumentation leider oft zu wünschen übrig gelassen. 

Ärzte dokumentieren knapp die Hälfte ihrer Arbeitszeit 

In der täglichen ärztlichen Bürokratie waren mir Reha-Anträge immer ein besonderer Dorn im Auge. Vier Seiten Lückentext, mit allen Diagnosen und Einschränkungen des Patienten. Handschriftlich. Zeitaufwand: 30 Minuten. 

Dass dieser Zeitaufwand leider keine Ausnahme ist, bestätigt auch eine Studie. Demzufolge verbringen Ärzte täglich etwa vier Stunden ihrer Arbeitszeit mit der Dokumentation. Das sind etwa 44 Prozent der gesamten Arbeitszeit! Fast alle Befragten geben an, dass der Aufwand für die Dokumentation und die erforderliche Detailtiefe zugenommen habe.

Patientendokumentation sorgt für Burnout-Gefahr 

Doch wie sieht der Alltag abseits der Statistik aus? Morgens Visite mit dem ganzen Team. Danach werden Untersuchungen angefordert, Konsile geschrieben, Arztbriefe angefertigt und Aufklärungen durchgeführt. Ein nahezu unbewältigbarer Papierstau, der leicht aus der Balance gerät: Wenn Frau Müller* eine allergische Reaktion hat oder Herr Bauer* eine Blutkonserve benötigt. Denn dann ist der tatsächliche Arztberuf gefragt. Der Preis für den Ausflug in die angewandte Medizin: Zwei Überstunden und keine Mittagspause.

So leicht schwankt die Zeit, die wir Ärzte mit der Dokumentation verbringen und beträgt sich in meinem Fall auf bis zu fünf Stunden täglich. Schmerzlich habe ich festgestellt, dass der Patientenkontakt immer mehr in die Ferne rückt und auch der Feierabend mit der Familie durch Patientenbriefe und OP-Berichte ersetzt wird. Burnout-Gefahr? Definitiv. 

Ärztin und Journalistin Lisa Raberger hat fünf Stunden täglich mit der Dokumentation verbracht.

Die Dokumentationspflicht: Das müssen Sie wissen

So ärgerlich eine ausführliche Dokumentation ist, so notwendig ist sie auch. Sie dient einerseits der Patientensicherheit, als Gedächtnisstütze für Gesundheitspersonal, als Information für behandelnde Kollegen und auch für Abrechnungszwecke.

So dokumentieren Sie richtig 

Der Behandlungsvertrag verpflichtet Ärzte zur Dokumentation. Sie können selbst wählen, ob Sie in elektronischer- oder Papierform dokumentieren möchten. Es ist beides erlaubt. Achten Sie darauf, dass der ursprüngliche Inhalt immer erkennbar bleibt, es dürfen keine Informationen überschrieben werden. Korrekturen können mit Datum versehen werden. 

Die Rechtsgrundlage der Dokumentationspflicht finden Sie in § 630 f BGB des Patientenrechtegesetzes. Leider gibt es keine präzisen Vorgaben, was genau festgehalten werden muss. Es müssen aus fachlicher Sicht alle derzeitigen und zukünftigen Behandlungen und Ergebnisse dokumentiert sein. Wichtig sind vor allem die Anamnesen, Diagnosen, Befunde, Untersuchungen inkl. Ergebnisse, Therapien/Eingriffe und deren Wirkung, Arztbriefe sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Die Sprache der Dokumentation soll in Fachsprache erfolgen und muss nicht für Laien verständlich sein. Weitere Informationen zur Dokumentationspflicht finden Sie auf der Seite der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe. 

So lange gilt die Aufbewahrungsfrist von Patientendaten

Laut § 630 f BGB des Patientenrechtsgesetzes, liegt die Patientendaten Aufbewahrungsfrist bei zehn Jahren ab Beendigung der Behandlung. Die zivilrechtlichen Schadensersatzansprüche können jedoch bis zu 30 Jahre nach der Behandlung in Anspruch genommen werden.

Patientenakten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Prozessoptimierung erleichtert die Dokumentation

Um den Aufwand für die Dokumentationspflicht so schlank wie möglich zu halten, hilft eine klare Aufgabenverteilung und Auslagerung so vieler administrativer Aufgaben des Gesundheitspersonals wie möglich. 

Zusätzlich sollte die Dokumentation von Anfang an digitalisiert werden. Papier sollte gar nicht erst zum Einsatz kommen. Denn es benötigt nicht nur Ressourcen für die Herstellung und Entsorgung, sondern auch für die physische Lagerung der Dokumente. 

Diese Tipps und Tricks erleichtern Ihnen die Arbeit:

  • Durch Diktiergeräte und Programme mit Spracherkennung können Sie viel Zeit sparen. 
  • Führen Sie sich bei Ihren Dokumentationen eine Checkliste. Dadurch vergessen Sie weniger und fühlen sich sicherer.
  • Durch das Führen einer elektronischen Patientenakte können Sie immer auf die bisherigen Untersuchungsergebnisse und die Anamnese zugreifen. Auch Vertretungsärzte sind dadurch ausreichend über Ihre Patienten informiert. 
  • Schulungen für das ganze Team zu den gängigsten Programmen können Berührungsängste zur Digitalisierung vermindern. 

Nelly hilft Ihnen, den Aufwand für Dokumentationspflicht zu minimieren

Software-Lösungen wie Nelly sind eine Möglichkeit, Prozesse zu optimieren: Denn mit Nelly können Sie die Patientenaufnahme vollständig papierlos gestalten und damit viel Zeit sparen. Nutzen Sie die Digitalisierung, damit Ihnen die Dokumentationspflicht nicht jegliche Zeit für Ihren eigentlichen Beruf raubt. Davon profitieren nicht nur wir Ärzte, sondern auch Patienten und unsere Familien. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

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*von der Redaktion frei erfundene Namen.

Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

Dr. med. univ. Lisa Raberger

Ärztin & Autorin

Dr. Lisa Radberger ist ausgebildete Ärztin, freiberufliche Medical Writerin und Expertin für medizinische Kommunikation.

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