Das Wichtigste in Kürze
Wie läuft Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis ab?
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis basiert auf festgelegten Abläufen, die systematisch umgesetzt und regelmäßig überprüft werden. Dazu gehören unter anderem Checklisten, Hygienepläne, Teambesprechungen und interne Audits. Ziel ist es, die Qualität der Patientenversorgung dauerhaft zu sichern und kontinuierlich zu verbessern.
Ist Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, Qualitätsmanagement ist für alle Vertragszahnärzte gesetzlich verpflichtend. Die Grundlage bildet § 135a des Sozialgesetzbuchs V. Jede Praxis muss ein internes QM-System einführen, dokumentieren und regelmäßig weiterentwickeln (unabhängig von Größe oder Fachrichtung). Die Umsetzung richtet sich nach der QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA).
Was sind konkrete Beispiele für Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis?
Beispiele für gelebtes Qualitätsmanagement sind strukturierte Hygienekonzepte, standardisierte Patientenaufklärung, regelmäßige Teammeetings, Fortbildungspläne, Patientenbefragungen sowie Checklisten zur Organisation von Abläufen und Behandlungen.
Was ist Qualitätsmanagement in einer Zahnarztpraxis?
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis beschreibt alle gezielten Maßnahmen, die zur Sicherstellung und kontinuierlichen Verbesserung der Behandlungsqualität beitragen. Es geht darum, alle Abläufe – von der Terminvergabe bis zur Nachsorge – so zu gestalten, dass sie sowohl effizient als auch rechtlich und fachlich einwandfrei sind.
Dabei steht nicht nur der Patient im Fokus, sondern auch die reibungslose Zusammenarbeit im Team sowie die Einhaltung gesetzlicher Standards.
Ein gut etabliertes QM-System sorgt dafür, dass Fehler frühzeitig erkannt, Ressourcen optimal genutzt und Patienten nachhaltig zufrieden gestellt werden.
Es ist ein dynamisches Konzept, das sich regelmäßig an veränderte Anforderungen und neue Erkenntnisse anpasst.
Ist Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis Pflicht?
Ja, in Deutschland ist Qualitätsmanagement für Zahnarztpraxen gesetzlich vorgeschrieben. Die rechtliche Grundlage bildet § 135a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V).
Dort ist klar geregelt: Alle Vertragszahnärzte müssen ein internes Qualitätsmanagement-System einführen und kontinuierlich weiterentwickeln.
Diese Verpflichtung gilt unabhängig von Praxisgröße oder Patientenanzahl. Die Umsetzung wird durch die sektorenübergreifende QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) konkretisiert. In Anlage 2 dieser Richtlinie sind spezifische Anforderungen für Zahnarztpraxen festgelegt.
Die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen geben ergänzende Vorgaben, wie die Anforderungen umgesetzt werden können (angepasst an die jeweilige Praxisstruktur).
Konkret bedeutet das:
- Jede Praxis muss ein QM-System einführen und dokumentieren
- Abläufe sind regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern
- KZVen können Informationen zum Stand der QM-Umsetzung abfragen
- Auch Neugründungen und Einzelpraxen sind nicht ausgenommen
Trotz dieser Verpflichtung bleibt die Umsetzung flexibel: Jede Zahnarztpraxis kann individuelle Schwerpunkte setzen, ob bei Hygiene, Patientenkommunikation oder internen Abläufen. So passt sich QM praxisnah dem Alltag an, ohne zum starren Regelwerk zu werden.
Beispiele: Was gehört zum Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis?
Qualitätsmanagement wird in Zahnarztpraxen nicht durch einzelne Dokumente sichtbar, sondern durch konkrete, wiederkehrende Abläufe.
Hier einige Beispiele aus dem Praxisalltag:
- Ein Behandlungsraum wird nach jedem Patientenbesuch konsequent nach einem festgelegten Reinigungsplan vorbereitet.
- Vor einem operativen Eingriff geht das Team eine standardisierte Checkliste durch: Von der Instrumentenkontrolle bis zur Patientenaufklärung.
- Neue Mitarbeitende durchlaufen ein strukturiertes Einarbeitungskonzept mit QM-relevanten Schulungsinhalten.
- Patientenfeedback wird quartalsweise ausgewertet, um Wartezeiten, Abläufe oder Servicequalität gezielt zu verbessern.
- Bei Fortbildungen wird dokumentiert, welche Inhalte vermittelt wurden und wie sie in den Praxisalltag integriert werden.
- Im Teammeeting wird ein aufgetretener Fehler (z. B. eine Doppelvergabe) analysiert und gemeinsam eine Prozessanpassung beschlossen.
Wie wir hier sehen können: Qualitätsmanagement ist kein theoretisches Konstrukt, sondern ein lebendiger Teil des täglichen Handelns.
6 Methoden der QM in der Zahnarztpraxis
QM ist nur dann wirksam, wenn es nicht nur auf dem Papier existiert, sondern im Praxisalltag systematisch angewendet wird. Dafür gibt es bewährte Methoden, mit denen Prozesse messbar, kontrollierbar und stetig verbesserbar gemacht werden.
Hier sind 6 zentrale Werkzeuge, die sich in Zahnarztpraxen besonders bewährt haben:
1. PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Zuerst wird geplant, dann umgesetzt, überprüft und bei Bedarf angepasst. Ideal für die laufende Optimierung von Abläufen.
Beispiel: Möchte die Praxis die Wartezeiten verkürzen, wird zunächst eine neue Terminstruktur geplant, getestet und anhand von Patientenzufriedenheit und Zeitmessung evaluiert.
2. Checklisten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Diese sorgen für Einheitlichkeit in Routineprozessen wie Hygienemaßnahmen, Sterilisation oder Dokumentation – und minimieren Fehlerquellen.
Beispiel: Eine Hygieneliste für die tägliche Aufbereitung von Instrumenten stellt sicher, dass keine Schritte ausgelassen werden.
3. Interne Audits
Regelmäßige Eigenkontrollen zur Überprüfung, ob die festgelegten Standards im Praxisalltag tatsächlich eingehalten werden – inklusive schriftlicher Dokumentation.
Beispiel: Eine jährliche QM-Prüfung durch die Praxisleitung kann aufdecken, ob die Dokumentation der Medizinprodukte-Buchführung vollständig ist.
4. Beschwerdemanagement
Strukturierte Erfassung und Bearbeitung von Patientenrückmeldungen hilft, Schwachstellen früh zu erkennen und gezielt zu beheben.
Beispiel: Wird z.B. häufiger die Wartezeit bemängelt, kann dies dokumentiert und systematisch mit dem Team analysiert werden.
Übrigens: Nelly unterstützt Zahnarztpraxen unter anderem durch automatisierte Feedbackabfragen direkt im Anschluss an den Termin, die sich bequem im Dashboard auswerten lassen.
5. Mitarbeiterbefragungen und Teambesprechungen
QM lebt vom gesamten Team. Regelmäßige Rückmeldungen helfen dabei, interne Prozesse realistisch zu bewerten und gemeinsam weiterzuentwickeln.
Beispiel: In einem monatlichen Teammeeting werden Verbesserungsvorschläge zur Terminvergabe gesammelt und in der nächsten Teambesprechung ausgewertet.
6. Fortbildungs- und Schulungspläne
Gezielte Weiterbildung stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden auf dem aktuellen Wissensstand bleiben – sowohl fachlich als auch in Bezug auf gesetzliche Anforderungen.
Beispiel: Jährliche Schulungen zur Aufbereitung von Medizinprodukten oder Datenschutz halten das gesamte Team rechtssicher und kompetent.
6 Praktische Tipps zur Einführung der QM in der Zahnarztpraxis
Die Einführung eines QM-Systems wirkt auf den ersten Blick umfangreich, muss aber keine Überforderung sein. Entscheidend ist, strukturiert vorzugehen und die Umsetzung in Etappen zu planen.
Diese Tipps helfen beim erfolgreichen Einstieg:
1. Klein anfangen mit klarer Priorisierung
Statt das gesamte System auf einmal umzusetzen, ist es sinnvoll, mit einem überschaubaren Bereich zu starten. Besonders geeignet sind Prozesse, die regelmäßig vorkommen, etwa Hygienedokumentation oder Terminvergabe. So lassen sich erste Erfahrungen sammeln und schnelle Verbesserungen erzielen, die das gesamte Team motivieren.
2. Verantwortlichkeiten festlegen und transparent machen
Bereits zu Beginn sollte klar geregelt sein, wer für das Thema Qualitätsmanagement zuständig ist. Ob Inhaber, Praxismanagerin oder ein QM-Beauftragter: Hauptsache, die Rolle ist verbindlich definiert. Eine feste Ansprechperson sorgt dafür, dass das Thema nicht im Alltag untergeht und regelmäßig weiterentwickelt wird.
3. Das Team aktiv einbinden und mitgestalten lassen
QM funktioniert nur im Team. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig ein, zum Beispiel durch gemeinsame Erarbeitung von Checklisten oder praxisnahen Standards. So entsteht nicht nur Akzeptanz, sondern auch ein echtes Verständnis dafür, wie Ihr Team Qualität im Alltag sichern kann.
4. Dokumentation praxisnah und nutzbar halten
Vermeiden Sie übermäßige Bürokratie. Die Dokumentation sollte klar, verständlich und vor allem alltagstauglich sein. Einfache Checklisten, digitale Formulare oder visuelle Ablaufpläne reichen oft aus. Ziel ist nicht die perfekte Akte, sondern ein Werkzeug, das im Praxisbetrieb tatsächlich genutzt wird.
Praktisch: Mit Nelly erfassen Ihre Patienten Anamnese- und Einwilligungsformulare digital vor dem Termin – rechtssicher, mobil und direkt integrierbar in Ihre Praxisverwaltungssoftware.
5. Externe Unterstützung gezielt einsetzen
Niemand muss das QM-System von Grund auf allein entwickeln. Zahnärztekammern, KZVen oder spezialisierte Berater bieten erprobte Vorlagen, Schulungen und individuelle Hilfestellung an. Wer diese Angebote nutzt, spart nicht nur Zeit, sondern profitiert von bewährtem Fachwissen.
6. QM als Prozess begreifen und regelmäßig weiterentwickeln
Qualitätsmanagement ist keine einmalige Aktion, sondern ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Legen Sie feste Zeitpunkte fest, um Abläufe zu überprüfen, Feedback zu sammeln und Maßnahmen anzupassen. Regelmäßige Reflexion (zum Beispiel in Teamgesprächen) fördert sowohl Qualität als auch Teamdynamik.
Vorlage mit Muster & Checkliste für das Qualitätsmanagement der Zahnarztpraxis
Diese Checkliste dient als Orientierung und kann je nach Praxisgröße und Spezialisierung angepasst oder erweitert werden. Du kannst sie dir gerne auch als Word oder PDF downloaden.
✅ Hygienemanagement
▢ Reinigungs- und Desinfektionspläne sind erstellt und hängen sichtbar aus
▢ Aufbereitung von Instrumenten ist standardisiert und dokumentiert
▢ Mitarbeitende sind regelmäßig in Hygienerichtlinien geschult
✅ Patientenaufklärung & Einwilligung
▢ Schriftliche Aufklärungsbögen vorhanden und an Behandlungsarten angepasst
▢ Dokumentation der Einwilligung in der Patientenakte
▢ Aufklärungsprozesse sind teamweit einheitlich geregelt
✅ Notfallmanagement
▢ Ablaufplan für medizinische Notfälle liegt vor
▢ Erste-Hilfe-Schulungen wurden im Team regelmäßig durchgeführt
▢ Notfallausrüstung ist vollständig und einsatzbereit
✅ Praxisorganisation & Dokumentation
▢ Checklisten für Terminvergabe, Materialbestellung, Datenschutz etc. sind vorhanden
▢ QM-Handbuch oder digitale Sammlung aller relevanten Abläufe liegt vor
▢ Zuständigkeiten im Team sind schriftlich festgelegt
✅ Feedback und kontinuierliche Verbesserung
▢ Patientenbefragungen werden regelmäßig durchgeführt und ausgewertet
▢ Interne Teambesprechungen zur Qualitätsverbesserung finden planmäßig statt
▢ Verbesserungsvorschläge werden dokumentiert und umgesetzt
✅ Fortbildung & Schulung
▢ Fortbildungsnachweise aller Mitarbeitenden liegen vor
▢ Schulungsinhalte zu QM-relevanten Themen sind dokumentiert
▢ Neue Mitarbeitende erhalten eine strukturierte Einarbeitung
QM selbst durchführen oder extern gestalten?
Ob das Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis intern aufgebaut oder extern begleitet wird, hängt stark von der verfügbaren Zeit, den Ressourcen im Team und dem digitalen Reifegrad der Praxis ab. Beide Wege haben ihre Vorteile und lassen sich in der Praxis auch kombinieren.
Qualitätsmanagement intern durchführen
Wer das QM-System selbst aufbaut, behält volle Kontrolle über Prozesse, Inhalte und Umsetzung. Gerade kleinere oder gut organisierte Praxen profitieren davon, wenn bestehende Abläufe dokumentiert und schrittweise optimiert werden. Schulungen, QM-Vorlagen der KZV oder digitale Checklisten helfen beim Einstieg. Wichtig ist wie gesagt: Verantwortlichkeiten klar definieren und regelmäßig reflektieren.
Externes Qualitätsmanagement: Beratung & Tools nutzen
Wenn Zeit, Know-how oder personelle Kapazität fehlen, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Spezialisierte QM-Berater oder digitale Lösungen helfen dabei, gesetzliche Anforderungen sicher umzusetzen und gleichzeitig Abläufe effizienter zu gestalten.
Wie Nelly Sie beim Qualitätsmanagement unterstützt
Auch wenn Nelly kein QM-Anbieter ist, unterstützt deren digitale Lösung zahlreiche Prozesse, die zentrale Bestandteile eines modernen Qualitätsmanagements sind:
- Dokumentenmanagement & digitale Abläufe: Patienten können Anamnesebögen, Einwilligungen oder Rechnungen digital ausfüllen, unterzeichnen und abrufen. Alles funktioniert mobil, sicher und vollständig dokumentiert.
- Automatisierte Follow-ups & Erinnerungen: Nelly versendet auf Wunsch automatische Erinnerungen zur Freigabe von Dokumenten, zur Bewertung oder zur Zahlung. Diese können per E-Mail oder SMS an den Patienten erfolgen.
- Patientenfeedback systematisch nutzen: Über integrierte Bewertungstools sammelt Ihre Praxis gezielt Rückmeldungen. Diese können intern zur Qualitätsverbesserung oder extern für den Aufbau Ihrer Online-Reputation bei Google genutzt werden.
- Anbindung ans Praxisverwaltungssystem: Nelly lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Praxissoftware integrieren. Möglich sind unter anderem digitale Rechnungsstellung, Ratenzahlung, Bonitätsprüfung oder Factoring. Die Archivierung erfolgt rechtssicher und vollständig digital.
- Weniger Verwaltungsaufwand – mehr QM-Fokus: Durch automatisierte Prozesse bei Abrechnung, Dokumentenmanagement und Patientenkommunikation entlasten Sie Ihr Team. So bleibt mehr Zeit für echtes Qualitätsmanagement im Praxisalltag.
Jetzt Nelly kennenlernen und Qualitätsmanagement smart digitalisieren – kostenlos und unverbindlich.
Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis: Was ist das?
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis umfasst alle Maßnahmen zur Sicherstellung, Dokumentation und kontinuierlichen Verbesserung der Behandlungs- und Praxisabläufe. Ziel ist es, die Patientenversorgung, Hygiene, Organisation und Teamarbeit auf hohem Niveau zu halten und dabei gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Welche Fortbildungen gibt es für Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis?
Es gibt verschiedene Fortbildungen, mit denen Zahnärzte und Praxispersonal ihr Wissen im Bereich Qualitätsmanagement erweitern können. Dazu gehören:
- Zertifikatskurse für QM-Beauftragte (z. B. über Zahnärztekammern oder KZVen)
- Seminare zur DIN EN ISO 9001 im Gesundheitswesen
- Online-Schulungen zu Hygiene, Dokumentation und Patientenkommunikation
- Workshops zu internen Audits und Praxisorganisation
Viele Angebote lassen sich berufsbegleitend absolvieren und sind speziell auf Zahnarztpraxen zugeschnitten.
Welche Rolle spielt Hygiene im Qualitätsmanagement der Zahnarztpraxis?
Hygiene ist ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements. Sie umfasst klare Reinigungspläne, Sterilisationsprozesse, Mitarbeiterschulungen und die lückenlose Dokumentation. Ein funktionierendes Hygienekonzept schützt Patienten und Team (und ist auch rechtlich verpflichtend).
Was sind Qualitätskontrolltests in der Zahnmedizin?
Qualitätskontrolltests sind standardisierte Prüfverfahren, mit denen die Funktion und Sicherheit zahnmedizinischer Geräte und Prozesse regelmäßig überprüft werden. Dazu gehören z. B. Prüfungen der Sterilisationsgeräte, Röntgentechnik oder Wasserqualität. Sie sind Teil des gelebten Qualitätsmanagements und müssen dokumentiert werden.
Wie wirkt sich Qualitätsmanagement auf das Gehalt in der Zahnarztpraxis aus?
Ein gut organisiertes QM-System kann sich positiv auf das Gehalt auswirken, zum Beispiel durch höhere Effizienz, zufriedenere Patienten und ein besseres Arbeitsumfeld. Mitarbeitende mit QM-Verantwortung oder entsprechender Fortbildung haben oft verbesserte Aufstiegschancen und können über mehr Verantwortung auch Gehaltsverhandlungen stützen.
