Die größten Zeitfresser im Praxisalltag
Im Praxisbetrieb entsteht der meiste Aufwand nicht durch medizinische Arbeit, sondern durch Organisation und Dokumente. 3 Bereiche kosten Teams besonders viel Zeit:
1. Papierformulare und fehlende Unterlagen
- Anamnesebögen und Einverständniserklärungen liegen auf Papier vor
- Das Team sortiert, scannt und sucht Dokumente im System
- Unterschriften fehlen und Patienten müssen Vorgänge nachreichen
2. Aufwendige Abrechnung und Zahlungsverfolgung
- Rechnungen erstellen und Zahlungen manuell zuordnen
- Offene Posten prüfen und Patienten erinnern
- Rückfragen zu Beträgen und Zahlungsstatus klären
3. Ständige Rückfragen und unklare Informationswege
- Patienten fragen nach Dokumenten, Terminen oder Zahlungseingängen
- Mitarbeiter prüfen Informationen in verschiedenen Systemen
- Wartezeiten steigen und das Team gerät unter Druck
Diese Zeitfresser blockieren Anmeldung, Backoffice und sogar den Behandlungsablauf. Der Aufwand wächst, sobald die Praxis mehr Patienten oder mehr Selbstzahlerleistungen betreut.
Wie ein Praxisportal diese Probleme löst
Ein Praxisportal bündelt alle wichtigen Abläufe zwischen Praxis und Patienten in einer digitalen Umgebung.
Es ergänzt das Praxisverwaltungssystem, das zwar häufig Termine und medizinische Dokumentation abbildet, aber viele patientennahe Schritte wie Unterlagen, Signaturen und Zahlungsstatus nicht vollständig organisiert.
Aus vielen Einzelschritten entsteht so erst durch das Portal ein klarer, durchgängiger Prozess.
Statt Papier, Telefonaten und manuellen Nachträgen laufen die Vorgänge strukturiert über das Portal. Patienten erledigen ihre Aufgaben selbstständig, das Team behält die Kontrolle und gewinnt Zeit zurück.
Die größten Effekte:
- Aus Papierformularen wird ein digitaler Prozess, der vollständige Unterlagen übersichtlich sichert
- Aus verstreuten Dokumenten und Insellösungen wird eine zentrale Übersicht für alle Beteiligten
- Aus manueller Zahlungsabwicklung wird ein planbarer, digitaler Zahlungsfluss
Die zentralen Funktionen eines modernen Praxisportals
Ein modernes Praxisportal bringt alle wichtigen Informationen und Vorgänge in eine Oberfläche. Ärzte und Mitarbeiter behalten Dokumente, Zahlungen und Prozesse klar im Blick:
1. Digitale Signatur: Schneller zu vollständigen Unterlagen
Die digitale Signatur sorgt dafür, dass Patienten Formulare rechtssicher und geprüft unterschreiben. Die Praxis sieht sofort, welche Dokumente vollständig sind. Alle Unterlagen liegen verschlüsselt und ohne Papier im System. Das Team muss nichts mehr nachfordern oder abheften und Ärzte greifen jederzeit auf vollständige Dokumente zu. Auch Patienten behalten über das Patientenportal den Überblick und können ihre ausgefüllten Formulare und Unterschriften jederzeit selbst einsehen.
2. Dokumentenmanagement: Alles strukturiert an einem Ort
Das Dokumentenmanagement fasst alle Unterlagen zentral zusammen. Die Praxis erkennt auf einen Blick, welche Dokumente eingegangen sind, wo noch etwas fehlt und welche Vorgänge offen sind. Dazu kommt eine klare Nutzerverwaltung, mit der Ärzte Rollen und Zugriffsrechte im Team steuern. Das System ersetzt Ordner, Scans und separate Ablagen und schafft eine saubere, einheitliche Datenbasis.
3. Onlinezahlungen: Unkomplizierte Abrechnung für die Praxis
Onlinezahlungen erleichtern die gesamte Rechnungsabwicklung. Patienten zahlen direkt über moderne Verfahren wie Kreditkarte, Apple Pay oder Lastschrift. Die Praxis sieht Zahlungseingänge sofort im Portal. Offene Posten bleiben transparent und der Aufwand für manuelle Kontrolle sinkt.
Wie viel Aufwand macht die Einführung eines Praxisportals wirklich?
Die Einführung eines Praxisportals folgt klaren Schritten, die sich gut in den laufenden Betrieb einfügen. Die wichtigsten Schritte lassen sich im laufenden Betrieb umsetzen, ohne Termine zu verschieben oder Abläufe zu blockieren.
Im 1. Schritt richtet die Praxis das browserbasierte System ein. Nutzerkonten und Berechtigungen werden zügig eingestellt. Das Team entscheidet, welche Dokumente digital laufen sollen und welche Zahlungsarten aktiv sind. Durch die einfache Oberfläche findet sich jeder Mitarbeiter sofort zurecht.
Im 2. Schritt startet die Praxis den aktiven Einsatz. Dokumente, Signaturen und Zahlungen laufen von nun an direkt über das Portal.
Nach der Einführung entsteht kaum zusätzlicher Aufwand. Die Praxis arbeitet ab dem ersten Tag strukturiert digital und entlastet damit Empfang, Backoffice und Ärzte.
Der Effekt zeigt sich schnell, weil Papierarbeit, Nachforderungen und doppelte Erfassungen wegfallen.
Wie reibungslos passt ein Praxisportal in bestehende Systeme?
Ein Praxisportal muss mit der vorhandenen IT funktionieren, sonst verliert die Praxis Zeit. Moderne Lösungen wie Nelly ergänzen das vorhandene Praxisverwaltungssystem, ohne es zu ersetzen.
Die Integration erfordert keine umfangreichen IT-Umstellungen, da das Portal eine direkte Schnittstelle zum Praxisverwaltungssystem aufweist und zentrale Abläufe digital unterstützt.
Das Praxisteam behält den Überblick über alle wichtigen Vorgänge und Zahlungen. Im Alltag greifen alle Bereiche der Praxis reibungslos auf das Portal zu. Informationen stehen sofort bereit, Prozesse laufen digital und offene Vorgänge bleiben transparent.
Vereinbaren Sie ein kostenfreies Informationsgespräch und sehen Sie selbst, wie das Nelly Praxisportal Ihren Praxisalltag vereinfachen kann.
