Aufbewahrungsfristen für Patientenakten: Wie lange müssen Sie als Zahnarzt welche Unterlagen aufbewahren?

Das Wichtigste in Kürze

• Zahnärztliche Behandlungsunterlagen müssen Sie grundsätzlich zehn Jahre aufbewahren, Röntgenaufnahmen von Minderjährigen sogar bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres.
• Gelten für ein Dokument mehrere Fristen, ist immer die längste maßgeblich – und bei erkennbaren Haftungsrisiken sollten Sie Unterlagen bis zu 30 Jahre aufheben.
• Die digitale Archivierung ist zulässig, wenn Ihre Unterlagen während der gesamten Frist lesbar, vollständig und gegen unbemerkte Änderungen geschützt bleiben.

Neun Jahre nach einer Implantatversorgung liegt ein Anwaltsschreiben auf Ihrem Schreibtisch. Der ehemalige Patient wirft Ihnen einen Aufklärungsfehler vor. Sie wissen genau, dass Sie damals ausführlich aufgeklärt haben. Doch wo ist der unterschriebene Aufklärungsbogen? Medizinisch haben Sie alles richtig gemacht. Ob Sie das auch beweisen können, entscheidet sich im Archiv.

Kurz zur Begrifflichkeit: Was Sie als „Patientenakte“ kennen, heißt im Gesetz seit dem 6. Februar 2026 „Behandlungsakte“. Inhaltlich hat sich nichts geändert. Der Gesetzgeber wollte damit vor allem die Verwechslung mit der elektronischen Patientenakte (ePA) vermeiden. Die ePA ersetzt Ihre eigene Dokumentation nicht, Ihre Aufbewahrungspflichten gelten unverändert.

Welche Vorschriften regeln die Aufbewahrungsfristen in der Zahnarztpraxis?

Die Fristen ergeben sich aus mehreren Rechtsquellen, die nebeneinander gelten. Die Grundregel von zehn Jahren steht im BGB, in der Berufsordnung und im Bundesmantelvertrag. Für Röntgenaufnahmen und einige weitere Dokumente gelten Sonderregeln.

• § 630f Abs. 3 BGB: Gegenüber Ihren Patienten müssen Sie die Behandlungsakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren – bei gesetzlich und privat Versicherten gleichermaßen. Diese Frist zählt im Haftungsfall und bei Einsichtsverlangen.
• Berufsordnung Ihrer Landeszahnärztekammer: ebenfalls mindestens zehn Jahre, als berufsrechtliche Mindestfrist
• § 8 Abs. 3 BMV-Z: Als Vertragszahnarzt müssen Sie die Unterlagen zusätzlich zehn Jahre gegenüber KZV und Krankenkassen vorhalten, etwa für Abrechnungs- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen oder Gutachterverfahren.
• § 85 StrlSchG: Sonderfristen für Röntgenaufnahmen und die zugehörigen Aufzeichnungen
• § 147 AO: Fristen für Rechnungen, Laborbelege und andere steuerlich relevante Unterlagen

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Hier liegt ein Detail, das viele Praxen übersehen. Nach § 630f BGB beginnt die Frist mit dem Abschluss der Behandlung, nach dem Bundesmantelvertrag dagegen erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem abgerechnet wurde. Beenden Sie eine Behandlung im März 2026 und rechnen sie im selben Jahr ab, läuft die Frist gegenüber der KZV bis zum 31. Dezember 2036. Rechnen Sie deshalb grundsätzlich ab dem Jahresende.

Welche Patientenunterlagen müssen Sie wie lange aufbewahren?

Für die meisten zahnärztlichen Behandlungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Abweichungen gibt es vor allem bei Röntgenaufnahmen Minderjähriger, bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und bei Betäubungsmittelunterlagen.

Was gehört alles zur Behandlungsakte?

Weit mehr als der Karteikarteneintrag: auch Anamnesebögen, Aufklärungsdokumente, Einwilligungen, Fotos sowie Modelle zur Diagnostik und Planung. Seit der papierlosen Abrechnung verbleiben zudem die Originalpläne für Zahnersatz, Kieferbruch und PAR-Behandlungen in Ihrer Praxis. Damit liegt die Aufbewahrungspflicht vollständig bei Ihnen. Wie Sie einen Anamnesebogen rechtssicher aufbauen, lesen Sie in unserem Beitrag zum Anamnesebogen für Zahnärzte.

Keine Aufbewahrungspflicht besteht dagegen für Arbeits- und Duplikationsmodelle des Zahntechnikers. Prüfen Sie vor der Entsorgung aber, ob ein Modell nicht doch zur Diagnostik diente. Dann gilt die Zehnjahresfrist.

Röntgenaufnahmen: Was gilt bei Erwachsenen und Minderjährigen?

Röntgenaufnahmen aus zahnärztlichen Untersuchungen müssen Sie zehn Jahre nach der letzten Untersuchung aufbewahren, bei Patienten unter 18 Jahren bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres (§ 85 Abs. 2 StrlSchG).

Häufig liest man von 30 Jahren. Diese Frist gilt jedoch nur für Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen, also für die Strahlentherapie. In der zahnärztlichen Diagnostik bleibt es bei zehn Jahren beziehungsweise dem 28. Lebensjahr. Die Aufnahmen bleiben übrigens Ihr Eigentum: Patienten haben Anspruch auf Einsicht und eine Kopie, nicht aber auf die Originale.

Steuerlich relevante Unterlagen

Patientenrechnungen und Laborrechnungen richten sich nach der Abgabenordnung, wobei für Buchungsbelege seit 2025 acht statt zehn Jahre gelten. Welche Belege konkret darunterfallen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel zur Arztrechnung.

Warum reichen zehn Jahre nicht immer aus?

Zehn Jahre sind die Mindestfrist, nicht die Obergrenze. Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Körper oder Gesundheit verjähren nach § 199 Abs. 2 BGB erst nach 30 Jahren. Und nach § 630h Abs. 3 BGB wird vermutet, dass Sie eine gebotene Maßnahme nicht getroffen haben, wenn sie nicht dokumentiert oder die Akte nicht vorschriftsgemäß aufbewahrt ist. Ohne Unterlagen müssen Sie das Gegenteil beweisen.

Verlängern Sie die Aufbewahrung daher in diesen Fällen:

• Komplikationen oder Beschwerden: bei unerwartetem Verlauf oder geäußerter Unzufriedenheit bis zu 30 Jahre
• Laufende Verfahren: Unterlagen aus Gerichts-, Gutachter- oder Verwaltungsverfahren nie vernichten, auch nach Fristablauf nicht
• Minderjährige Patienten: analog zur Röntgenregel mindestens bis zum 28. Lebensjahr
• Umfangreiche Versorgungen: bei Implantaten, großer Prothetik und KFO treten Probleme oft erst spät auf

Aufbewahren lässt sich allerdings nur, was vorher festgehalten wurde. Genau hier setzt die KI-Dokumentation von Nelly an: Sie erfasst im Patientengespräch die medizinisch relevanten Inhalte und legt Ihnen einen strukturierten Entwurf vor, den Sie prüfen und freigeben. Aufklärungsgespräche landen so vollständig in der Akte, statt in Stichworten zwischen zwei Behandlungen.

Erfahren Sie hier mehr darüber: https://www.getnelly.de/ki-assistenz#ki-dokumentation 

Was gilt bei Praxisabgabe, Praxisschließung oder Tod des Patienten?

Die Aufbewahrungspflicht endet weder mit der Praxisaufgabe noch mit dem Tod des Patienten. Sie bleiben verantwortlich, bis die Frist abgelaufen ist – auch im Ruhestand.

Bei einer Übergabe dürfen Sie die Akten nicht einfach an Ihren Nachfolger weitergeben, denn die Schweigepflicht gilt auch gegenüber Kollegen. Bewährt hat sich das Zwei-Schrank-Modell: Der Nachfolger verwahrt die Altakten getrennt und sieht sie erst ein, wenn der Patient zustimmt. Regeln Sie die Details im Übergabevertrag und stimmen Sie sich mit Ihrer Kammer ab. Schließen Sie ohne Nachfolger, müssen Sie selbst für die Verwahrung sorgen; für Röntgenunterlagen kann die Behörde eine Hinterlegung verlangen.

Dürfen Sie Patientenakten digital archivieren?

Ja. Nach § 630f Abs. 1 BGB dürfen Sie die Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch führen, die Fristen sind dieselben. Entscheidend ist, dass die Akte über die gesamte Frist lesbar, vollständig und unverändert bleibt.

Papierarchive kosten dagegen Platz, klimatisierte Räume und Suchzeit. Jede Anfrage auf Einsicht bindet Personalressourcen – und seit dem 6. Februar 2026 steht Patienten die erste Kopie ihrer Behandlungsakte kostenlos zu.

Was bedeutet „revisionssicher“ konkret?

„Revisionssicher“ ist kein Gesetzesbegriff, beschreibt aber gut, worauf es ankommt. Aus § 630f BGB und § 127 StrlSchV ergeben sich vier Anforderungen:

• Verfügbarkeit: Daten in angemessener Zeit abrufbar und lesbar, auch nach einem Wechsel der Praxissoftware.
• Unveränderbarkeit: Informationsänderungen und -verluste müssen ausgeschlossen sein.
• Nachvollziehbarkeit: Nachträgliche Änderungen bleiben erkennbar, samt Zeitpunkt und Urheber.
• Zuordnung: Patientendaten, Befunde und Bilddaten bleiben dauerhaft verknüpft.

Papierakten nach dem Scannen zu vernichten, ist grundsätzlich zulässig, aber nicht risikofrei: Elektronische Kopien unterliegen vor Gericht der freien Beweiswürdigung. Die KZV Nordrhein hält die Übereinstimmung mit dem Original nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach eIDAS für gesichert. Wenn Sie ersetzend scannen, orientieren Sie sich an der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN des BSI und dokumentieren Sie den Scanprozess. Haftungsrelevante Originale wie unterschriebene Aufklärungsbögen heben Sie im Zweifel zusätzlich auf.

Einfacher ist es, wenn Dokumente gar nicht erst auf Papier entstehen. Mit der digitalen Patientenaufnahme von Nelly füllen Ihre Patienten Anamnese-, Aufklärungs- und Einwilligungsbögen schon vor dem Termin digital aus und unterschreiben sie auch digital. Die Daten fließen direkt in Ihre Praxissoftware. Scannen, Abtippen und Papierstapel an der Rezeption entfallen.

Erfahren Sie hier mehr darüber: https://www.getnelly.de/patientenaufnahme 

Was müssen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist tun?

Nach Fristablauf müssen Sie Patientendaten löschen oder vernichten. Während der Frist hat die Aufbewahrungspflicht Vorrang vor dem Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO, danach entfällt die Rechtsgrundlage für die Speicherung. „Einfach aufheben“ ist also keine sichere Lösung, nachlässig vernichten aber ebenso wenig.

• Papierakten: Aktenvernichter der passenden Sicherheitsstufe nach DIN 66399 oder zertifizierter Entsorger mit Vernichtungsnachweis
• Analoge Röntgenfilme: gelten nicht als medizinischer Abfall und gehören zu spezialisierten Entsorgern
• Digitale Daten: so löschen, dass sie auch aus Backups nicht wiederherstellbar sind
• Nachweis: jede Vernichtung mit Datum, Umfang und verantwortlicher Person dokumentieren

Wie organisieren Sie Aufbewahrung und Löschung in Ihrer Praxis?

Ein geregelter Prozess verhindert zweierlei: dass Unterlagen zu früh verschwinden und dass sie ewig liegen bleiben.

1. Bestandsaufnahme machen: Klären Sie, welche Unterlagen wo liegen – Papierarchiv, Praxisverwaltungssystem, alte Server, Röntgensystem. Oft finden sich Daten früherer Praxissoftware, die niemand mehr auf dem Radar hat.
2. Fristenkatalog erstellen: Legen Sie für jede Dokumentart Frist und Fristbeginn fest. Die Tabelle aus diesem Artikel ist ein guter Ausgangspunkt, ergänzt um die Empfehlungen Ihrer KZV und Kammer.
3. Verantwortung festlegen: Bestimmen Sie eine Person, die Aufbewahrung und Vernichtung koordiniert, und halten Sie im QM-Handbuch fest, wer Fristverlängerungen bei Haftungsfällen veranlasst.
4. Jährlichen Löschtermin einplanen: Da die meisten Fristen am Jahresende beginnen, bietet sich ein fester Termin im ersten Quartal an. Prüfen Sie dann, welche Unterlagen abgelaufen sind, und sichern Sie Ausnahmen vorher ab.

Fazit: Ein klarer Fristenkatalog schützt Ihre Praxis doppelt

Die Aufbewahrungsfristen für Patientenakten schützen Sie vor Haftungsrisiken und zugleich vor Datenschutzverstößen durch zu langes Speichern. Mit einem festen Fristenkatalog, einer verantwortlichen Person und einem jährlichen Löschtermin haben Sie das Thema im Griff. Je digitaler Ihre Dokumente entstehen, desto weniger Zeit verlieren Sie im Lager – und desto mehr bleibt für Ihre Patienten.

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FAQs zu Aufbewahrungsfristen in der Zahnarztpraxis

Wie lange muss ein Zahnarzt Röntgenbilder aufbewahren? 

Röntgenaufnahmen aus zahnärztlichen Untersuchungen müssen Sie nach § 85 Abs. 2 StrlSchG zehn Jahre nach der letzten Untersuchung aufbewahren. Bei Patienten unter 18 Jahren gilt die Frist bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Die häufig genannten 30 Jahre betreffen nur Röntgenbehandlungen, also die Strahlentherapie.

Muss ich Patientenakten nach der Praxisabgabe weiter aufbewahren? 

Ja. Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Praxisaufgabe und gilt auch für verstorbene Patienten. Bei einer Übergabe dürfen Sie die Akten wegen der Schweigepflicht nicht ohne Weiteres weitergeben. Bewährt hat sich das Zwei-Schrank-Modell, bei dem Altakten getrennt verwahrt und erst mit Zustimmung des Patienten eingesehen werden.

Darf ich Papierakten nach dem Scannen vernichten? 

Grundsätzlich ja, denn § 630f BGB erlaubt die elektronische Aktenführung. Der Scan muss vollständig, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein. Da elektronische Kopien vor Gericht der freien Beweiswürdigung unterliegen, sollten Sie haftungsrelevante Originale im Zweifel zusätzlich aufbewahren.