Der bürokratische Aufwand ist für viele Ärzt:innen das Ärgernis Nummer eins bei der Praxisführung – insbesondere das Finanzmanagement. Vollkommen verständlich: Schließlich sind Sie Arzt und nicht Betriebswirtschaftler geworden. Doch tatsächlich wünschen sich viele Ärzt:innen, sie hätten neben dem Medizin-Studium gleich noch eines in Betriebswirtschaft absolviert.
Welche Abrechnungsmöglichkeiten gibt es für eine Arztpraxis?
Die Möglichkeiten der finanziellen Abrechnung von Patient:innen sind vielfältig und teilweise unverständlich. Hier kurz, knapp und verständlich die gängigsten Abrechnungsmodelle für Sie zusammengefasst:
Internes Honorarmanagement
In einigen Praxen übernimmt die MFA, ZFA oder auch die Praxis-Manager:in die Abrechnung von Patient:innen. Bei dieser Abrechnungsmethode wird also von der Rechnung, über das Mahnwesen bis ggf. hin zum Inkasso die Abrechnung vollständig in Eigenregie durch die Praxis erledigt. Da diese Aufgabe in vielen Arztpraxen keine Vollzeit-Stelle ausfüllt, wird sie oft von den MFAs und ZFAs übernommen. Und das neben ihren regulären Aufgaben wie zum Beispiel Betreuung der Patient:innen, Laboruntersuchungen und der Assistenz bei Behandlungen.
Vorfinanzierung durch Abrechnungsstelle
Wenn Sie Ihre Abrechnung nicht selbst übernehmen möchten bzw. Ihr Praxispersonal zu ausgelastet mit anderen Aufgaben ist, können Sie Ihre Abrechnung auch auslagern. Das geht zum Beispiel mit Abrechnungsdienstleistern, an die Sie Ihre Forderungen verkaufen. In diesem Fall leiten Sie die Rechnungen Ihrer Patient:innen an den Abrechnungsdienstleister weiter, der Ihnen das Geld für die Rechnung sofort (nach Abzug einer Gebühr) auszahlt. Ihr Patient zahlt die Rechnung erst nach dem regulären Zahlungsziel, also in der Regel nach 30 Tagen.
Exkurs I: Echtes und unechtes Factoring
Bei dieser externen Abrechnungsform wird grundsätzlich das echte und unechte Factoring unterschieden.
Beim echten Factoring übernimmt der Dienstleister für Sie das Risiko des Zahlungsausfalls. Beispiel: Bezahlt Ihr Patient die Rechnung nach Ablauf des Zahlungsziels nicht, ist das nicht Ihr Problem. Schließlich „besitzt“ der Factorer die Rechnung und muss sich nun selbst um die Beitreibung der offenen Summe kümmern.
Beim unechten Factoring wird Ihnen ebenfalls sofort die Rechnungssumme ausgezahlt. Aber: Bezahlt Ihr Patient nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht, kann der Abrechnungsdienstleister die bereits an Sie ausgezahlte Rechnungssumme zurückfordern. Das Risiko des Zahlungsausfalls beim unechten Factoring liegt also bei Ihnen.
Exkurs II: Stilles Factoring und Offenes Factoring
Um die Sache nun noch etwas komplizierter zu machen, gibt es zusätzlich einen Unterschied zwischen dem stillen und dem offenen Factoring.
Beim Stillen Factoring erfährt Ihr Patient nicht, dass Sie die Rechnung an einen Dienstleister verkauft haben. In der Regel ist das stille Factoring teurer als das offene, weil der Dienstleister keine Bonitätsprüfung des Patienten vornehmen kann.
Beim Offenen Factoring erfährt Ihr Patient, dass Sie die Rechnung an einen Dienstleister abgetreten haben. Er bekommt also eine Rechnung von einer Factoring-Firma und nicht von Ihnen als Praxis. Das offene Factoring ist die meistgenutzte Form der externen Abrechnung in deutschen Arztpraxen.
Welches Abrechnungsmodell ist das richtige für meine Arztpraxis?
Welche Abrechnungsmethode für Sie die beste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Es kommt vielmehr darauf an, auf welche Aspekte Sie am meisten Wert legen: Ist es Ihnen am wichtigsten, Zeit zu sparen? Oder legen Sie Wert auf einen persönlichen Draht zum Patienten? Um Ihnen die Wahl etwas zu erleichtern, hat Nelly für Sie die Vor- und Nachteile der internen und externen Abrechnung zusammengefasst:
Vor- und Nachteile der externen Abrechnung
Der wohl wichtigste Vorteil der externen Abrechnung: Sie spart Zeit. Denn Ihre MFA oder ZFA muss die Abrechnung nicht selbst erledigen und braucht dafür auch keine Fort- oder Weiterbildung. Zusätzlich können Sie das Risiko des Zahlungsausfalls (zumindest beim echten Factoring) abgeben und sind sofort liquide. Und das sogar ohne auf den Zahlungseingang des Patienten zu warten.
Doch natürlich gibt es auch einige Nachteile. Zum Beispiel kann das offene Factoring beim Patienten für Verstimmung sorgen. Schließlich bekommt er eine Rechnung von einer ihm unbekannten Firma. Zusätzlich erheben die Dienstleister teilweise schnell hohe Mahngebühren bis hin zum Inkasso. Wenn der Patient dann die Rechnung nicht rechtzeitig erhält (zum Beispiel bei einem Umzug) kann das schnell sehr teuer werden. Und dann sind da auch noch die datenschutzrechtlichen Hürden. Bedenken Sie bitte, dass Sie Ihre Patient:innen um Zustimmung bitten müssen, um ihre Daten an den Factoringdienstleister zu übermitteln. Und natürlich dürfen Sie auch hier nur notwendige Daten des Patienten weitergeben.
Vor- und Nachteile der internen Abrechnung
Bleibt nun also die Frage, ob es angesichts der Nachteile der externen Abrechnung nicht sinnvoller ist, diese lieber intern abzuwickeln. Von Vorteil ist, dass Ihre Patient:innen in der internen Abrechnung nahtlos weiter direkt von Ihnen bzw. von Ihrem Praxispersonal betreut werden. Ihre Arzt-Patienten-Beziehung kann so nachhaltig gestärkt werden. Die sensiblen Daten Ihrer Patient:innen werden außerdem nicht an dritte Parteien weitergegeben. Die Ansprechpartner:in bei Fragen zur Rechnung bleibt eine ihnen persönlich bekannte Person.
Doch nachteilig ist, dass Ihre MFAs und ZFAs weiterhin viel Zeit mit der Abrechnung verbringen. Zusätzlich müssen sie ggf. sogar noch Weiter- und Fortbildungsangebote für die Abrechnung wahrnehmen. Das kann das ohnehin hohe Arbeitspensum Ihres Praxispersonals weiter erhöhen. So werden Ihre Patient:innen zwar optimal betreut, aber Ihr Praxispersonal könnte unter dem Zeitmangel und dem zusätzlichen Stress leiden.
Interne Abrechnung mit Nelly
Sie als Praxis-Inhaber:in müssen für sich selbst und die Bedürfnisse Ihres Teams den richtigen Weg finden. Falls Sie eher zur internen Abrechnung tendieren, ohne die Nachteile dessen in Kauf nehmen zu müssen, ist die Software von Nelly möglicherweise die richtige Lösung für Sie. Denn mit Nelly können Sie ganz einfach selbst die interne Abrechnung übernehmen – ohne Ihre Patient:innen mit Rechnungen von fremden Factoring-Firmen zu irritieren.
So funktioniert die Abrechnung mit Nelly
Mit Nelly rechnen Sie ganz einfach per Lastschriftverfahren oder Kreditkarte ab. Das Zahlungsverfahren verläuft so einfach und selbsterklärend, dass keine Fort- oder Weiterbildung Ihres Praxispersonals nötig ist. Doch das beste: Ihr Praxisteam spart jeden Tag wertvolle Zeit und pflegt dennoch auf jeder Ebene eine persönliche Beziehung zum Patienten!
