Digitalisierung in der Zahnarztpraxis – Wie die Berliner Praxis Krekeler & Kollegen ihre Abläufe optimiert hat

Die Berliner Zahnarztpraxis Krekeler & Kollegen setzt auf modernste digitale Zahnmedizin. Dokumente wie Anamnesebögen, Aufklärungen zu Behandlungen und Rechnungen stellte sie jedoch lange noch in Papierform aus. Lesen Sie jetzt, wie die Digitalisierung der Zahnarztpraxis mit Nelly Aufwand und Kosten für organisatorische Abläufe entscheidend gesenkt hat.

20.6.2024
Case Study
10
Min. Lesezeit
Autor:
Autorin:
Jan Schäfer
© Krekeler & Kollegen

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In diesem Artikel lesen Sie über

  • Krekeler & Kollegen vor der Digitalisierung
  • Nelly als Experte für die Praxis-Digitalisierung 
  • Herausforderungen eines analogen Dokumentenmanagements
  • Positives Feedback älterer Patienten
  • Datenschutz wie bei Banken
  • Zukunftssicherer Praxisalltag dank Digitalisierung
  • Effizient digital mit Nelly

Mit ihren Behandlungsmethoden ist die Berliner Zahnarztpraxis Krekeler & Kollegen vielen Wettbewerbern technologisch voraus. So kommen dort modernste zahnmedizinische Verfahren wie digitale Abformungen und Zahn-Restaurationen mit 3D-Erfassung (und somit eine Behandlung ohne Abdrucknahme) zum Einsatz.

Während komplizierte zahnmedizinische Abläufe schon lange digital sind, liefen einfache organisatorische Prozesse wie die Patientenaufnahme und Abrechnung jedoch noch in Papierform ab. Doch das hat die Praxis nun geändert. Wir zeigen, wie Krekeler & Kollegen mit Nelly die Digitalisierung ihrer Zahnarztpraxis konsequent weiterverfolgt haben und wie sie heute davon profitieren.

Analoge Dokumente haben einige Nachteile.

Zeitknappheit und Papierberge – Krekeler & Kollegen vor der Digitalisierung ihrer Zahnarztpraxis

Im Zentrum der Zahnarztpraxis Krekeler & Kollegen steht die Zahngesundheit der gesamten Familie. Dabei liegt der Fokus auf zahnschonenden und zahnerhaltenden Verfahren. Das heißt: Die Praxis setzt mit Prophylaxe, Vorsorgeuntersuchungen und konservierenden Zahnbehandlungen darauf, dass Patienten erst gar keine Beschwerden bekommen.

Während die Praxis bei der Gesundheit der Patienten vorausschauend vorgeht, verließ man sich bei den organisatorischen Abläufen bis vor kurzem auf gewohnte analoge Prozesse. So erledigte sie Anamnese, Aufklärungsbögen, Datenschutz und Rechnungen noch in Papierform. Das stellte die Praxis jedoch immer wieder vor Herausforderungen.

Papierform macht Abläufe langsamer und teurer

Ärzte und Ärztinnen sowie medizinische Fachangestellte verbringen ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit analogen Verwaltungsaufgaben – wie für die Anamnese und das Ausstellen von Rechnungen. Das gab auch Zahnärztin und Praxisinhaberin Melanie Krekeler zu denken. Sie begann daher zu recherchieren, wie sie die organisatorischen Abläufe mit der Digitalisierung ihrer Zahnarztpraxis optimieren könnte. Dabei zeigte sich schnell: Mit digitalen Lösungen würde die Praxis Papierberge beseitigen, Kosten einsparen, die Fachkräfte im Arbeitsalltag entlasten und Patienten den Praxisbesuch vereinfachen.

Nelly als Experte für die Digitalisierung der Arztpraxis

Bei der Suche nach einem Anbieter für die Digitalisierung stießen Krekeler & Kollegen dann auf Nelly. Die Praxis überzeugte dabei schnell der ganzheitliche Ansatz Nellys. So digitalisiert der Anbieter eine Vielzahl der bürokratischen Prozesse in Arztpraxen – von der Anamnese über Dokumente wie Kostenvoranschläge bis hin zur Abrechnung.

Was die Berliner Gesundheitspraxis ebenfalls überzeugte: Nelly ist ein etablierter Experte für das Thema Digitalisierung in Zahnarztpraxen. So wurde die Plattform bereits von über 450 Arztpraxen genutzt. Davon haben bis heute mehr als 350.000 Patienten profitiert. In diesem Rahmen hat Nelly schon über 3 Millionen Dokumente digitalisiert.

Ein analoges Dokumentenmanagement stellt viele Herausforderungen dar, die mit Nelly gelöst werden können.

Zahnarztpraxis digitalisieren – Diese Herausforderungen löst Nelly

Für Krekeler & Kollegen stand vor allem die Digitalisierung der Dokumente im Fokus. Auf diese Weise wollte die Zahnarztpraxis den gesamten Arbeitsalltag vereinfachen – für Mitarbeiter und Patienten. Dafür konnte sie diese Herausforderungen meistern:

Aufwändige Patientenaufnahme

Seit der Digitalisierung der Zahnarztpraxis ist die Anamnese deutlich weniger aufwändig und umständlich. So müssen die Mitarbeiter den von den Patienten ausgefüllten Anamnesebogen heute nicht mehr erst manuell ins eigene System übertragen und den Bogen dann von der Rezeption ins Behandlungszimmer bringen. 

Das stellte auch die zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) der Praxis, Jasmin Link, fest: „Der Anamnesebogen ist direkt im Arztzimmer, ohne dass wir ihn dorthin bringen müssen.  Das macht den Alltag für uns alle hier einfacher.“

In der Praxis läuft die Patientenaufnahme jetzt so ab: Patienten scannen direkt an der Rezeption einen QR-Code und füllen den Anamnesebogen auf ihrem Smartphone im Wartezimmer aus. Von da aus wandern die Daten automatisch und direkt ins System der Praxis – und sind so auch für die Zahnärztin im Behandlungszimmer einsehbar.

Ineffiziente Handhabung der Dokumente

Vor der Digitalisierung mussten alle Dokumente – sowohl vor Behandlungen als auch danach – immer erst ausgedruckt und dann vom Patienten ausgefüllt und unterschrieben zurück an die Praxis gegeben werden. Oftmals war dafür auch der Postweg nötig. Das hat nicht nur Geld gekostet, sondern auch viel Zeit. Jetzt kann das Team um Melanie Krekeler diesen Vorgang für viele Dokumente mit wenigen Klicks erledigen – genauso wie die Patienten. Dokumente wie Kostenvoranschläge und Aufklärungsbögen werden digital zugestellt - lediglich bestimmte Dokumente benötigen noch die Schriftform. Nelly hinterlegt die digital unterschriebenen Dokumente im Patientenportal. Anschließend werden die Daten per Schnittstelle ins PVS übertragen.

Komplizierte Rechnungen

Die Berliner Zahnarztpraxis konnte mit Nelly auch die Abrechnungen vereinfachen. Patienten hinterlegen jetzt ihre bevorzugte Zahlungsmethode und Nelly stellt Rechnungen per E-Mail oder SMS aus. Für die Praxen bedeutet das: schnellere Liquidität, weniger Papierverbrauch und mehr Zeitersparnis.

Digitalisierung der Zahnarztpraxis: Positives Feedback älterer Patienten

Damit Patienten den Aufnahmebogen bei Krekeler & Kollegen schnell und einfach ausfüllen können, benötigen sie dafür keine App. Sie können ihre Daten einfach im Browser auf ihrem eigenen Handy hinterlegen. Auf diese Weise läuft der Prozess der Dateneingabe vertraut ab. Das ist insbesondere für ältere Menschen hilfreich. Sie müssen nicht plötzlich ein anderes Gerät oder Betriebssystem bedienen.

Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis findet daher auch bei älteren Patienten Anklang, wie ZMV Jasmin Link erklärt: 

„Ältere Patienten haben das vorwiegend positiv aufgenommen. Wenn sie ein Handy haben, sind sie von der Einfachheit der Dateneingabe begeistert.“

Trotz der ganzheitlichen Digitalisierung der Zahnarztpraxis bleiben Krekeler & Kollegen flexibel. Sollten Patienten doch mal kein Smartphone (dabei) haben, können sie den Aufnahme- oder Behandlungsbogen immer noch per Papier ausfüllen.

Nelly verfügt über höchste Standards beim Datenschutz.

Datenschutz – So sicher wie bei Banken

Sensible Daten wie Patienteninformationen benötigen einen höchstmöglichen Datenschutz. Damit die Daten genauso sicher wie auf Papier sind (bzw. noch sicherer), waren Nellys höchste Standards beim Datenschutz für die Praxis-Digitalisierung ein entscheidender Faktor für Krekeler & Kollegen. Bei Nelly fand das Team einen Datenschutz wie bei Banken: Alle Daten werden verschlüsselt und auf deutschen Servern DSGVO-konform gespeichert. Zusätzlich hat Nelly eine Zertifizierung des TÜV für geprüften Datenschutz durchlaufen.

Die digitale Zahnarztpraxis kommt daher nicht nur bei den Patienten, sondern auch beim Team gut an. So ließ ZMV Jasmin Link wissen: 

„Die Umstellung hier in unserem Team war durchweg positiv. Da wir auch im Alltag in der Zahnmedizin bereits sehr digital arbeiten, war der Wechsel zu digitalen Dokumenten nur der nächste logische Schritt.“

Zukunftssicherer Praxisalltag dank Digitalisierung

So wie das Team um Zahnärztin Melanie Krekeler Patienten vorausschauend behandelt, geht die Praxis auch vorausschauend in die (digitale) Zahnarztzukunft. Dass diese online liegt, zeigt nicht nur das zuletzt eingeführte E-Rezept, sondern auch der bald verpflichtende elektronische Heil- und Kostenplan (eHKP). Praxen, die heute bei der Digitalisierung zögern, verlieren daher schnell den Anschluss – an die Anforderungen der Branche und an die Erwartungen der Patienten.

Effizient digital mit Nelly

Nelly ist das erste Unternehmen Europas, das Zahnarztpraxen ganzheitlich digitalisiert. Praxen können die Software dabei einfach in ihr bestehendes Praxisverwaltungsprogramm integrieren. Das Ergebnis: Sie sparen 

  • täglich 90 Minuten Zeit,
  • 80 Prozent an Papier- und Druckkosten und
  • 30 Prozent Abrechnungskosten.

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Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

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  • Krekeler & Kollegen vor der Digitalisierung
  • Nelly als Experte für die Praxis-Digitalisierung 
  • Herausforderungen eines analogen Dokumentenmanagements
  • Positives Feedback älterer Patienten
  • Datenschutz wie bei Banken
  • Zukunftssicherer Praxisalltag dank Digitalisierung
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Mit ihren Behandlungsmethoden ist die Berliner Zahnarztpraxis Krekeler & Kollegen vielen Wettbewerbern technologisch voraus. So kommen dort modernste zahnmedizinische Verfahren wie digitale Abformungen und Zahn-Restaurationen mit 3D-Erfassung (und somit eine Behandlung ohne Abdrucknahme) zum Einsatz.

Während komplizierte zahnmedizinische Abläufe schon lange digital sind, liefen einfache organisatorische Prozesse wie die Patientenaufnahme und Abrechnung jedoch noch in Papierform ab. Doch das hat die Praxis nun geändert. Wir zeigen, wie Krekeler & Kollegen mit Nelly die Digitalisierung ihrer Zahnarztpraxis konsequent weiterverfolgt haben und wie sie heute davon profitieren.

Analoge Dokumente haben einige Nachteile.

Zeitknappheit und Papierberge – Krekeler & Kollegen vor der Digitalisierung ihrer Zahnarztpraxis

Im Zentrum der Zahnarztpraxis Krekeler & Kollegen steht die Zahngesundheit der gesamten Familie. Dabei liegt der Fokus auf zahnschonenden und zahnerhaltenden Verfahren. Das heißt: Die Praxis setzt mit Prophylaxe, Vorsorgeuntersuchungen und konservierenden Zahnbehandlungen darauf, dass Patienten erst gar keine Beschwerden bekommen.

Während die Praxis bei der Gesundheit der Patienten vorausschauend vorgeht, verließ man sich bei den organisatorischen Abläufen bis vor kurzem auf gewohnte analoge Prozesse. So erledigte sie Anamnese, Aufklärungsbögen, Datenschutz und Rechnungen noch in Papierform. Das stellte die Praxis jedoch immer wieder vor Herausforderungen.

Papierform macht Abläufe langsamer und teurer

Ärzte und Ärztinnen sowie medizinische Fachangestellte verbringen ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit analogen Verwaltungsaufgaben – wie für die Anamnese und das Ausstellen von Rechnungen. Das gab auch Zahnärztin und Praxisinhaberin Melanie Krekeler zu denken. Sie begann daher zu recherchieren, wie sie die organisatorischen Abläufe mit der Digitalisierung ihrer Zahnarztpraxis optimieren könnte. Dabei zeigte sich schnell: Mit digitalen Lösungen würde die Praxis Papierberge beseitigen, Kosten einsparen, die Fachkräfte im Arbeitsalltag entlasten und Patienten den Praxisbesuch vereinfachen.

Nelly als Experte für die Digitalisierung der Arztpraxis

Bei der Suche nach einem Anbieter für die Digitalisierung stießen Krekeler & Kollegen dann auf Nelly. Die Praxis überzeugte dabei schnell der ganzheitliche Ansatz Nellys. So digitalisiert der Anbieter eine Vielzahl der bürokratischen Prozesse in Arztpraxen – von der Anamnese über Dokumente wie Kostenvoranschläge bis hin zur Abrechnung.

Was die Berliner Gesundheitspraxis ebenfalls überzeugte: Nelly ist ein etablierter Experte für das Thema Digitalisierung in Zahnarztpraxen. So wurde die Plattform bereits von über 450 Arztpraxen genutzt. Davon haben bis heute mehr als 350.000 Patienten profitiert. In diesem Rahmen hat Nelly schon über 3 Millionen Dokumente digitalisiert.

Ein analoges Dokumentenmanagement stellt viele Herausforderungen dar, die mit Nelly gelöst werden können.

Zahnarztpraxis digitalisieren – Diese Herausforderungen löst Nelly

Für Krekeler & Kollegen stand vor allem die Digitalisierung der Dokumente im Fokus. Auf diese Weise wollte die Zahnarztpraxis den gesamten Arbeitsalltag vereinfachen – für Mitarbeiter und Patienten. Dafür konnte sie diese Herausforderungen meistern:

Aufwändige Patientenaufnahme

Seit der Digitalisierung der Zahnarztpraxis ist die Anamnese deutlich weniger aufwändig und umständlich. So müssen die Mitarbeiter den von den Patienten ausgefüllten Anamnesebogen heute nicht mehr erst manuell ins eigene System übertragen und den Bogen dann von der Rezeption ins Behandlungszimmer bringen. 

Das stellte auch die zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) der Praxis, Jasmin Link, fest: „Der Anamnesebogen ist direkt im Arztzimmer, ohne dass wir ihn dorthin bringen müssen.  Das macht den Alltag für uns alle hier einfacher.“

In der Praxis läuft die Patientenaufnahme jetzt so ab: Patienten scannen direkt an der Rezeption einen QR-Code und füllen den Anamnesebogen auf ihrem Smartphone im Wartezimmer aus. Von da aus wandern die Daten automatisch und direkt ins System der Praxis – und sind so auch für die Zahnärztin im Behandlungszimmer einsehbar.

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Vor der Digitalisierung mussten alle Dokumente – sowohl vor Behandlungen als auch danach – immer erst ausgedruckt und dann vom Patienten ausgefüllt und unterschrieben zurück an die Praxis gegeben werden. Oftmals war dafür auch der Postweg nötig. Das hat nicht nur Geld gekostet, sondern auch viel Zeit. Jetzt kann das Team um Melanie Krekeler diesen Vorgang für viele Dokumente mit wenigen Klicks erledigen – genauso wie die Patienten. Dokumente wie Kostenvoranschläge und Aufklärungsbögen werden digital zugestellt - lediglich bestimmte Dokumente benötigen noch die Schriftform. Nelly hinterlegt die digital unterschriebenen Dokumente im Patientenportal. Anschließend werden die Daten per Schnittstelle ins PVS übertragen.

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Die digitale Zahnarztpraxis kommt daher nicht nur bei den Patienten, sondern auch beim Team gut an. So ließ ZMV Jasmin Link wissen: 

„Die Umstellung hier in unserem Team war durchweg positiv. Da wir auch im Alltag in der Zahnmedizin bereits sehr digital arbeiten, war der Wechsel zu digitalen Dokumenten nur der nächste logische Schritt.“

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So wie das Team um Zahnärztin Melanie Krekeler Patienten vorausschauend behandelt, geht die Praxis auch vorausschauend in die (digitale) Zahnarztzukunft. Dass diese online liegt, zeigt nicht nur das zuletzt eingeführte E-Rezept, sondern auch der bald verpflichtende elektronische Heil- und Kostenplan (eHKP). Praxen, die heute bei der Digitalisierung zögern, verlieren daher schnell den Anschluss – an die Anforderungen der Branche und an die Erwartungen der Patienten.

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Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

Jan Schäfer

Autor

Jan Schäfer startete 2024 als Copywriter für Themen aus den Bereichen Finance, Recht, Steuern, Health, IT und Agile. Seit 2023 ist er mit seiner Agentur "Let's Talk Tech" auf die Content-Erstellung von FinTech- und HealthTech-Unternehmen spezialisiert.

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