Ist Zeiterfassung in der Arztpraxis Pflicht?
Ja. Jede Arztpraxis ist verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Grundlage ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, das auf einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019 basiert.
Bedeutet: Arbeitgeber müssen ein System einführen, bei dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.
Nicht erfasst werden muss die Arbeitszeit des Praxisinhabers selbst, da er kein Arbeitnehmer ist.
Fazit: Zeiterfassung ist Pflicht, unabhängig von Praxisgröße oder Mitarbeiterzahl. Wer keine lückenlose Dokumentation hat, riskiert rechtliche Probleme bei Überstunden und Kontrollen.
Gibt es Besonderheiten bei der Zeiterfassung in Zahnarztpraxen?
Ja. Tätigkeitswechsel gibt es zwar in allen Praxen, aber in Zahnarztpraxen sind sie wesentlich kleinteiliger.
Zwischen Behandlung, Assistenz, Instrumentenaufbereitung, Röntgen, Labor und Empfang liegen oft nur wenige Minuten. Diese kurzen Abschnitte gehören vollständig zur Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Genau hier entstehen sonst unbemerkt Überstunden.
Allerdings muss nicht jede Tätigkeit minutengenau einzeln dokumentiert werden. Entscheidend ist, dass die gesamte Arbeitszeit pro Tag vollständig und nachvollziehbar festgehalten wird.
Wer in der Arztpraxis ist für die Zeiterfassung verantwortlich?
Verantwortlich ist der Praxisinhaber. Er muss ein System zur Zeiterfassung bereitstellen und darauf achten, dass es korrekt genutzt wird.
Das Team kann die Zeiten selbst eintragen, aber die Kontroll- und Nachweispflicht bleibt beim Praxisinhaber.
Aufgaben wie Prüfung oder Organisation können an eine Praxismanagerin oder eine leitende Kraft delegiert werden, die rechtliche Verantwortung jedoch nicht.
Arbeitszeit analog oder digital erfassen? Diese Möglichkeiten gibt es
Beides ist erlaubt. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, dass Zeiterfassung digital erfolgen muss. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Pausen eindeutig nachvollziehbar sind.
1. Analoge Erfassung
Zum Beispiel Stundenzettel oder Stechuhr. Funktioniert, ist aber fehleranfällig. Nachträge, Rundungen oder vergessene Einträge führen schnell zu Diskussionen. Bei Prüfungen dauert die Auswertung länger.
2. Digitale Zeiterfassung im Praxisalltag:
Software, Terminal, App oder PC-Login. Zeiten werden automatisch gespeichert. Änderungen sind nachvollziehbar. Besonders sinnvoll, wenn mehrere Räume, Labor, Aufbereitung und Empfang eingebunden sind. Transparenter und schneller in der Auswertung.
3. Mischformen:
Manche Praxen beginnen mit Papier und steigen später digital um oder nutzen Terminal und App parallel. Das kann eine Übergangslösung sein, solange die Erfassung eindeutig bleibt.
Fazit: Erlaubt ist zwar alles, aber im Praxisalltag ist die digitale Variante einfacher, genauer und rechtssicherer.
Die besten Tools und Apps für die Zeiterfassung in der Arztpraxis
Es gibt viele Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Darauf kommt es an:
- Einfache Bedienung
- zuverlässige Dokumentation
- schnelle Auswertung
Die folgenden Tools eignen sich gut für Arzt- und Zahnarztpraxen, weil sie die typischen Abläufe und Anforderungen unterstützen:
1. Clockin
Clockin bietet eine einfache digitale Zeiterfassung für Arztpraxen. Zeiten können per App oder Terminal erfasst werden. Urlaubsplanung und Abwesenheiten sind integriert.
Gut für: Praxen, die schnell starten wollen, ohne lange Schulung.
2. TimeTac
TimeTac ist eine umfassende Lösung mit Terminal-, Web- und App-Erfassung. Sie bietet übersichtliche Auswertungen, Überstundenkonten und DSGVO-Hosting in der EU.
Gut für: Praxen mit mehreren Mitarbeitern oder Schichtmodellen.
3. Clockodo
Clockodo bietet eine browser- und appbasierte Zeiterfassung, die ohne lange Einführung funktioniert. Arbeitszeiten und Pausen lassen sich direkt erfassen und nachvollziehen. Auswertungen stehen übersichtlich zur Verfügung.
Gut für: Praxen, die eine leicht verständliche Lösung ohne komplexe Strukturen bevorzugen.
4. TimO®
TimO bietet ein digitales System zur Zeiterfassung mit integrierter Abwesenheitsverwaltung und Berichtsübersichten. Das System kann unterschiedliche Arbeitsbereiche abbilden, etwa Behandlung, Empfang und Labor.
Gut für: Mittelgroße Praxen mit wechselnden Tätigkeiten und mehreren Arbeitsbereichen.
Worauf ein gutes Zeiterfassungstool in der Arztpraxis achten sollte
- Einfache Bedienung für das gesamte Team
- Erfassung von Arbeitszeit, Pausen und Überstunden
- Korrekte Dokumentation für Prüfungen und Nachweise
- DSGVO-konforme Speicherung in der EU
- Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereiche oder Räume abzubilden
Kostenlose Vorlage für die Zeiterfassung in der Arztpraxis
Wenn Sie vorerst ohne Tool starten oder bestehende Abläufe vereinheitlichen möchten, können Sie Arbeitszeiten auch mit einer klar strukturierten Vorlage erfassen.
Wichtig ist lediglich, dass Beginn, Ende, Pausen und die Gesamtarbeitszeit eindeutig nachvollziehbar sind.
Gerne können Sie dafür unsere kostenlose Word-Vorlage nutzen.
Nächster Schritt: Ihre Praxis digital organisieren
Eine saubere Zeiterfassung ist ein Teil der Praxisorganisation. Wirklich effizient wird der Ablauf allerdings erst, wenn auch Dokumente, Rechnungen und Patientenkommunikation digital strukturiert sind. Das senkt den Aufwand am Empfang, schafft klare Verantwortlichkeiten und reduziert Fehlerquellen.
Mit Nelly lassen sich zentrale Abläufe vollständig digital abbilden und direkt mit der Praxissoftware verbinden.
Dazu gehören:
- Digitale Anamnesen und Aufklärungsbögen
- Digitaler Dokumentenversand inkl. elektronische Unterschriften
- Digitaler Rechnungsversand und Zahlung
- Digitales Factoring
- Automatische Zahlungserinnerungen per SMS oder E-Mail
- Patientenportal zur Einsicht von Dokumenten
- und mehr
Möchten Sie prüfen, wie das in Ihrer Praxis aussehen kann? Wir beraten Sie gerne unverbindlich.
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Häufige Fragen
Ist die Zeiterfassung in Arztpraxen gesetzlich vorgeschrieben?
Ja. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber systematisch Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Diese Pflicht baut auf einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 auf.
Ist eine elektronische oder analoge Zeiterfassung in Arztpraxen vorgeschrieben
Kein Gesetz verlangt exklusiv eine elektronische Erfassung. Entscheidend ist, dass die Erfassung verlässlich und überprüfbar ist – analog oder digital. Viele Praxen entscheiden sich für digitale Lösungen, weil sie effizienter und audit-sicherer sind.
Wie muss die Arbeitszeit dokumentiert werden?
Die Dokumentation muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit umfassen sowie Pausen und Überstunden, wenn solche anfallen. Zudem müssen feste Aufbewahrungsfristen eingehalten und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein, damit bei Kontrollen oder Auseinandersetzungen verlässliche Nachweise vorliegen.
Wann kann auf Arbeitszeiterfassung verzichtet werden?
Auf Arbeitszeiterfassung kann nur verzichtet werden, wenn keine Mitarbeiter angestellt sind. Selbstständige Ärzte erfassen ihre eigene Arbeitszeit nicht, da sie nicht als Arbeitnehmer gelten. Sobald jedoch Personal beschäftigt wird (egal ob Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Auszubildende) besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Eine allgemeine Ausnahme für Arztpraxen gibt es nicht.
Welche Konsequenzen hat es, wenn man keine Zeiterfassung hat?
Ohne systematische Zeiterfassung kann eine Praxis nicht nachweisen, dass die gesetzlichen Arbeitszeiten eingehalten wurden. Kommt es zu Prüfungen oder Streitfällen, drohen Nachforderungen und arbeitsrechtliche Konflikte. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Geldbußen geahndet werden.
Wie lange darf eine MFA am Tag arbeiten?
Für Medizinische Fachangestellte gilt dieselbe gesetzliche Grundlage wie für andere Arbeitnehmer: Nach § 3 Abs. 1 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn im Ausgleichszeitraum (sechs Kalendermonate oder 24 Wochen) im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Wie lange dürfen ärztliche Mitarbeiter am Tag arbeiten?
Ärztliche Mitarbeiter (Angestellte Ärzte) unterliegen ebenfalls dem ArbZG: Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten (§ 3 ArbZG). Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist möglich, wenn der Durchschnitt über sechs Monate bzw. 24 Wochen acht Stunden täglich nicht überschreitet. Tarif- oder betriebsspezifische Vereinbarungen können zusätzliche Regelungen enthalten.
