Medermis kiel und Praxismanagerin Nicol Onur
Die Praxis medermis kiel geht aus der ältesten dermatologischen Praxis der Stadt hervor – über Jahrzehnte hinweg ein fester Bestandteil der hautärztlichen Versorgung in Kiel. Heute gehört die Praxis zum Verbund der medermis clinics Gruppe. Unter der Leitung von Prof. Dr. Axel Hauschild (Präsident der Melanoma World Society) und Dr. Stephan Lischner liegt der Schwerpunkt auf Dermatoonkologie, der Behandlung von Hautkrebs. Ergänzt wird das Spektrum durch klassische Dermatologie, ambulante Operationen sowie ästhetische, kosmetische und laserbasierte Verfahren.
Als Praxismanagerin ist Nicol Onur für die gesamte Organisation und Steuerung der Abläufe bei medermis kiel zuständig. Ihr Ziel ist es, in enger Abstimmung mit Prof. Dr. Hauschild und Dr. Stephan Lischner, das Team und die Ärzte bestmöglich zu entlasten, indem sie effiziente Strukturen schafft und administrative Prozesse optimiert. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: eine aufmerksame, individuelle Versorgung der Patienten
Der wachsende Verwaltungsaufwand als Herausforderung für die Hautarztpraxis
Wie in den meisten Arztpraxen, wird auch der Alltag bei medermis kiel von einer Zunahme administrativer Aufgaben bestimmt. Nicol Onur berichtet:
"Die Bürokratie ist eine enorme Herausforderung - insbesondere durch den grundsätzlich sinnvollen, aber verschärften Datenschutz sowie die strengen Vorgaben der Kassenärztlichen Vereinigungen."
Für die Hautarztpraxis bedeutete das einen erheblichen Zeitaufwand für die manuelle Verwaltung von Patientendokumenten. Formulare, Anamnesebögen und Einverständniserklärungen mussten bislang in Papierform bearbeitet, gescannt und archiviert werden. Das kostete wertvolle Ressourcen und verlangsamte die Arbeitsprozesse erheblich. Eine effiziente Lösung musste her, um den Praxisbetrieb zu optimieren.
Hürden bei der Digitalisierung
Die Digitalisierung analoger Strukturen gilt als Grundlage für die Automatisierung von Prozessen. Doch komplexe Softwares und Systeme stoßen bei Mitarbeitenden schnell auf Skepsis. Das betrifft sowohl ältere Mitarbeitende als auch junge Kollegen, die zwar mit Smartphones aufgewachsen sind, aber trotzdem Berührungsängste mit weniger vertrauten Technologien haben.
"In den letzten zwei bis vier Jahren hat die Digitalisierung an Geschwindigkeit aufgenommen, doch bei den sensiblen Daten unserer Patient:innen möchte einfach niemand Fehler machen." - Nicol Onur
Eine erfolgreiche Digitalisierung in der Praxis kann nur gelingen, wenn alle Teammitglieder die neuen Systeme akzeptieren und effizient nutzen können. Deshalb ist eine praktikable und verständliche Benutzeroberfläche das A und O. Daneben helfen Schulungen, eine klare Dokumentation sowie regelmäßige Feedback-Möglichkeiten, die Akzeptanz zu fördern.
Wie ist medermis kiel auf Nelly aufmerksam geworden?
Die Digitalisierung war bei medermis kiel bereits ein zentrales Thema. Das manuelle Abtippen und Scannen wichtiger Patientendokumente nahm täglich viel Zeit in Anspruch und sorgte für unnötigen Mehraufwand – ein ineffizienter Prozess, der dringend optimiert werden musste.
Als Teil der medermis clinics Gruppe konnte die Kieler Praxis auf deren Ressourcen und Kontakte zurückgreifen – und von den positiven Erfahrungen profitieren, die andere Praxen der Gruppe bereits mit Nelly gemacht hatten.
Smarte Patientenverwaltung mit Nelly – ein echter Gamechanger
Im Herbst 2024 entschied sich medermis kiel für die Einführung von Nelly. Ziel war es, die Patientenanmeldung zu verschlanken, Dokumentationsprozesse zu optimieren und den Praxisalltag insgesamt reibungsloser zu gestalten.
Mit Nelly erhalten Patienten ihre Formulare (digitale Anamnese, Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung, Aufklärungsbögen etc.) jetzt bereits vor dem Termin digital und können sie bequem zuhause ausfüllen. Alternativ besteht die Möglichkeit, beim Check-in einen QR-Code zu scannen und die Dokumente direkt auf dem eigenen Smartphone im Wartezimmer zu vervollständigen.
Die ausgefüllten Dokumente stehen dann in Echtzeit im System zur Verfügung und können von den Mitarbeitenden sofort eingesehen werden. Dadurch entfällt das manuelle Scannen und Archivieren von Dokumenten.
Nicol Onur berichtet:
"Mit Nelly haben wir eine lückenlose Dokumentation und wir sparen definitiv 10 Minuten pro Neu-Patient. Das ist schon eine tolle Sache."
Die Umstellung verlief unkompliziert. Anfangs gab es vereinzelt Berührungsängste im Team, doch durch eine enge Begleitung durch die Experten von Nelly wurden diese schnell ausgeräumt. Bereits nach wenigen Tagen erkannten die Mitarbeitenden die Vorteile des neuen Systems und wollten es nicht mehr missen.
Spürbare Verbesserungen für Team und Patienten
Seit der Einführung von Nelly hat sich der Arbeitsalltag bei medermis kiel spürbar verbessert. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Mehr Zeit für das Wesentliche: Durch die Digitalisierung der Dokumente wird Zeit gespart, die nun für die eigentliche Patientenbetreuung zur Verfügung stehen.
- Effizienzsteigerung im Praxisalltag: Dokumente sind sofort im System verfügbar, ohne dass sie manuell gescannt und archiviert werden müssen. Die Abläufe in der Anmeldung wurden dadurch erheblich gestrafft.
- Weniger Papierverbrauch: Durch die digitale Verarbeitung werden große Mengen an Papier eingespart, was nicht nur Kosten reduziert, sondern auch einen wertvollen Beitrag zur Nachhaltigkeit leistet. Gleichzeitig wird weniger Platz benötigt, da keine Papierstapel mehr den Arbeitsbereich belasten.
- Sichere und transparente Dokumentation: Dank der lückenlosen digitalen Speicherung sind alle Informationen jederzeit abrufbar. Falsch abgetippte Informationen, verlorene oder unleserliche Formulare gehören der Vergangenheit an.
- Bessere Patientenreise: Patienten profitieren von einem reibungslosen Anmeldeprozess und können ihre Formulare bequem im Voraus ausfüllen. Das reduziert Wartezeiten und sorgt für eine entspannte Vorbereitung auf den Arztbesuch.
Blick in die Zukunft: Wohin geht die Reise?
Inspiriert von den spürbaren Erleichterungen durch Nelly sieht Praxismanagerin Nicol Onur weiteres Potenzial in der Automatisierung. Ob effizientere Prozesse, bessere Vernetzung oder der Einsatz innovativer Technologien wie KI – das Potenzial für Weiterentwicklungen ist enorm. Nicol Onur zeigt sich offen für neue digitale Lösungen und ist gespannt, wie moderne Tools den Praxisalltag in Zukunft weiter vereinfachen können.
Fazit: Ein smarter Schritt in eine digitalere Zukunft
Mit der Entscheidung für Nelly hat medermis kiel einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessautomatisierung gemacht. Der Praxisalltag ist spürbar effizienter geworden, die Anmeldung wurde entlastet und die Patienten profitieren von einer besseren Organisation. Medermis kiel ist ein Beispiel dafür, wie der Wandel erfolgreich gelingen kann – mit der Bereitschaft, neue Wege zu gehen.
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