Die kurze Antwort: Es kommt auf die jeweilige Situation an. Eine Selbstabrechnung kann für sehr kleine Praxen mit überschaubarem Privatanteil noch funktionieren. Factoring entlastet nicht nur Ihr Team spürbar, sondern kann Ihnen auch zu deutlich mehr Liquidität verhelfen. Am stärksten profitieren die meisten Praxis indes, wenn Sie Factoring und Zahlungsabwicklung nicht als Insellösungen sehen, sondern als Teil eines umfassenden Finanz-Betriebssystems.
In diesem Artikel erhalten Sie Einblicke in alle drei Optionen. Wir vergleichen Vor- und Nachteile und ordnen ein, welche Lösung zu welcher Praxis passt. So erhalten Sie nicht nur eine fundierte Entscheidungshilfe, sondern erfahren, wie Sie alle Finanzprozesse Ihrer Praxis auf intelligente Weise verbinden können.
Wie unterscheiden sich Selbstabrechnung, Factoring und Finanz-Betriebssystem?
Schauen wir uns zuerst die drei Optionen in aller Kürze an:
- Selbstabrechnung bedeutet, dass Sie alle Abrechnungsprozesse in der Praxis selbst steuern, vom Schreiben der Rechnung über Mahnungen bis zur Übergabe an das Controlling.
- Factoring heißt: Sie verkaufen Ihre Forderungen an einen spezialisierten Dienstleister, der Ihnen das Honorar (größtenteils) sofort auszahlt und das Forderungsmanagement übernimmt.
- Ein Finanz-Betriebssystem wie Nelly verbindet Factoring, Rechnungslauf, Online-Zahlungen, KV-/KZV-Abrechnungen, Ihr Ausgabenmanagement und Reporting in einem digitalen Finanzcockpit.
Wie finde ich die beste Finanzlösung für meine Praxis?
Stellen Sie sich als erstes die folgenden Fragen:
- Wie wichtig sind Faktoren wie volle Kontrolle und gleichzeitige Entlastung?
- Wie hoch ist Ihr Privatanteil und wie oft kommt es zu Zahlungsverzug?
- Wie knapp ist Ihre Liquidität, gerade bei Investitionen oder Gehaltsläufen?
- Wie stark belastet Sie die Bürokratie im Alltag schon jetzt?
Wie funktioniert Selbstabrechnung in der Arztpraxis?
Bei der Selbstabrechnung verbleibt die gesamte Wertschöpfung in Ihrer Praxis: Sie oder Ihr Team rechnen selbst mit Privatpatienten und Selbstzahleren ab, schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge, verschicken Mahnungen und kümmern sich um Rückfragen.
Bei Kassenleistungen laufen EBM/GOÄ-Abrechnung und KV-/KZV-Abrechnung über Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS). Organisatorisch tragen Sie aber auch hier die Verantwortung.
Zu typischen Aufgaben bei der Selbstabrechnung gehören:
- Stammdaten und Leistungen im PVS pflegen
- Rechnungen erstellen und versenden
- Zahlungseingänge manuell kontrollieren
- Mahnungen schreiben und verschicken
- Inkasso und rechtliche Schritte einleiten
- Kennzahlen für Steuerberatung und Controlling aufbereiten
Welche Vorteile hat Selbstabrechnung für Ärzte?
Die Vorteile lassen sich kurz so zusammenfassen: Selbstabrechnung ist günstig, transparent und bietet das stärkste Kontrollgefühl. Gerade bei eher kleinen Praxen mit wenigen Privatpatienten oder bei Neugründungen mit knappem Budget kann eine Selbstabrechnung noch sinnvoll sein, solange der administrative Aufwand überschaubar bleibt.
Welche Nachteile birgt eine Selbstabrechnung in der Arztpraxis?
Die Schattenseite: Selbstabrechnung kostet Zeit, Nerven und bringt ein hohes Ausfallrisiko mit sich.
Typische Nachteile:
- Hoher Zeitaufwand im Team: Verwaltungsaufgaben kosten pro Woche viele Stunden, die an anderer Stelle fehlen.
- Abhängigkeit vom Zahlungsverhalten der Patienten: Zahlen Patienten spät oder gar nicht, sitzen Sie auf Außenständen und müssen weiter mahnen oder klagen.
- Kein systematischer Ausfallschutz: Das Risiko unbezahlter Rechnungen liegt komplett bei Ihnen.
- Fehleranfälligkeit: Unterbesetzte Teams, Krankheitsausfälle oder Urlaubszeiten sorgen unter Umständen dafür, dass Mahnläufe zu spät oder gar nicht gestartet werden.
- Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen: Fällt Ihr Abrechnungs-Experte aus, geraten Prozesse schnell ins Stocken.
„Viele Praxen merken erst nach einigen Jahren, wie viel Energie in die Abrechnung fließt und wie sehr das die medizinische Arbeit ausbremst“, erklärt dazu Katharina Dorschner, ehemalige ZMV/PM
Was bringt Factoring in der Arztpraxis?
Beim Factoring treten Sie Ihre Honorarforderungen gegen Privatpatienten oder Selbstzahler an einen Factoring-Dienstleister ab. Dieser übernimmt das Forderungsmanagement und zahlt Ihnen den Großteil des Rechnungsbetrags sofort aus, meist innerhalb von ein bis zwei Tagen.
Unterschieden wird in der Regel zwischen:
- Echtem Factoring: Der Factor übernimmt das Ausfallrisiko, Sie bekommen Ihr Geld auch dann, wenn Patienten nicht zahlen. Dies gilt als Standard im Gesundheitsbereich.
- Unechtem Factoring: Das Ausfallrisiko bleibt bei Ihnen, vorfinanzierte Beiträge müssen bei Nichtzahlung gegebenenfalls zurückgezahlt werden.
Welche Vorteile bringt Factoring für Ihre Praxisfinanzen?
Laut Bundesverband Factoring für den Mittelstand bekommen Unternehmen beim Factoring meist 80 bis 90 Prozent der Forderungssumme innerhalb von 24 bis 48 Stunden vorfinanziert. Viele Anbieter im Gesundheitswesen geben ähnlich schnelle Auszahlungen an.
Für Ihre Praxis bedeutet das:
- Schnelle, planbare Liquidität: Sie sind nicht mehr davon abhängig, wann Patienten zahlen oder wann die nächste Auszahlung der KV/KZV kommt.
- Vollständiger oder teilweiser Ausfallschutz (je nach Modell): Bei echtem Factoring trägt der Factor das Risiko unbezahlter Rechnungen.
- Entlastung von Mahnwesen und Forderungsmanagement: Viele Factoring-Anbieter übernehmen Rechnungsversand, Mahnläufe und Patientenkommunikation.
- Mehr Zeit für medizinische Arbeit: Ihr Team kann sich stärker auf die Versorgung konzentrieren statt auf offene Posten und Mahnlisten.
Gerade für wachsende Praxen, MVZ oder Standorte mit hohem Privatanteil ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.
Welche Nachteile kann Factoring in der Arztpraxis haben?
Natürlich hat Factoring seinen Preis – in Form von Gebühren und der Abgabe von Verantwortung an Dritte:
- Factoring-Gebühren: Sie zahlen eine Service- und ggf. Zinsgebühr. Diese liegen im Gesundheitsbereich meist im niedrigen Prozentbereich des Rechnungsvolumens, sind aber spürbar.
- Transparenz für Patienten: Beim offenen Factoring erkennen Patienten, dass die Rechnung an einen Dienstleister abgetreten wurde. Das ist heute zwar üblich, sollte aber gut erklärt werden.
- Vertragsbindung und Bedingungen: Mindestumsätze, Ausschluss bestimmter Leistungen, längere Vertragslaufzeiten: Die vertraglichen Details unterscheiden sich je Anbieter.
- Qualität des Dienstleisters: Die Tonalität im Mahnwesen, Erreichbarkeit bei Rückfragen, digitale Schnittstellen: Das kann unter Umständen zu Konflikten mit Ihren Patienten führen.
Wann ist Factoring die bessere Wahl als Selbstabrechnung?
Factoring lohnt sich immer dann, wenn Sie spürbar unter Bürokratie, Zahlungsausfällen oder schwankender Liquidität leiden. Entscheidend ist die Perspektive: Sehen Sie Factoring als reine Kostenstelle oder als Investition in die finanzielle Stabilität und Entlastung Ihrer Praxis?
Was macht ein Finanz-Betriebssystem anders als klassisches Factoring?
Die kurze Antwort: Ein Finanz-Betriebssystem wie Nelly optimiert nicht nur die Abrechnung, sondern den gesamten Finanzfluss Ihrer Praxis. Statt isoliert Factoring einzuführen, verbinden Sie mit Nelly digitale Patientenaufnahme, private Abrechnung, KV-/KZV-Factoring, Online-Bezahlung, Mahnwesen, Ausgabenmanagement und Reporting in einem Komplettsystem.
Nelly digitalisiert und automatisiert administrative Aufgaben, damit Ihr Team mehr Zeit für die Versorgung der Patienten hat. Die Lösungen integrieren sich in bestehende Praxisverwaltungssysteme und begleiten die Patienten vom ersten Kontakt bis zur vollständigen Bezahlung.
Wie funktioniert das digitale Factoring von Nelly?
Beim digitalen Factoring von Nelly arbeiten Sie mit kooperierenden Partnerbanken als Vertragspartner zusammen. Nelly stellt die digitale Infrastruktur, automatisiert Prozesse und sorgt für nahtlose Workflows, die Banken übernehmen die Finanzierung und tragen vertraglich das Risiko.
Wichtige Bausteine:
- Digitaler Rechnungsversand: Rechnungen werden automatisch erzeugt, digital versendet und Patienten können sie bequem online begleichen.
- Sofortige Auszahlung: Nelly zahlt den Großteil der Rechnungssumme sehr schnell nach Einreichung aus – Ihre Liquidität bleibt stabil.
- Echtzeit-Übersicht im Finanzcockpit: Offene und bezahlte Forderungen, Rückmeldungen zu Bonität und Rechnungsstatus, automatische Reports für Buchhaltung und Steuerberatung stehen in Echtzeit bereit.
- Auslagerung von Mahnwesen und Risiko: Je nach Modell übernimmt der Finanzpartner das Risiko von Zahlungsausfällen und das Mahnwesen.
Als Digital-Spezialist im Gesundheitswesen hat Nelly das Finanz-Betriebssystem exakt auf die Bedürfnisse von Ärzten und Zahnärzten zugeschnitten, für einen durchgängig digitalen Prozess.
Sie möchten alle Vorteile für Ihre Praxis kennenlernen? Nutzen Sie eine unverbindliche Beratung.
Wie unterstützt KV-/KZV-Factoring über Nelly Ihre Praxis?
Neben der Privatliquidation spielt die Abrechnung mit Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZV) eine zentrale Rolle. Nelly bietet dafür ein eigenes KV-/KZV-Factoring-Produkt an, ebenfalls in Kooperation mit Banken als Vertragspartner. Dies schafft zusätzliche Liquiditätsvorteile für Ihre Praxis.
Welche Rolle spielen Datenschutz und Akzeptanz der Patienten?
Bei digitalen Finanzlösungen in der Medizin ist Vertrauen entscheidend. Nelly legt größten Wert auf Datenschutz: Die Lösungen sind DSGVO-konform, TÜV-geprüft, Daten werden verschlüsselt und auf Servern in Deutschland gespeichert.
Wichtige Punkte für Ihre Patientenkommunikation:
- Transparenz gegenüber Patienten: Erklären Sie offen, warum Sie digitale Prozesse und Factoring nutzen: mehr Zeit für Behandlung, klare Rechnungen, flexible Bezahlwege.
- Berücksichtigung älterer Patienten: Viele ältere Patienten sind seit der Corona-Zeit an QR-Codes und digitale Prozesse gewöhnt. Wer das nicht möchte, kann weiterhin Papierwege nutzen.
- Sicherheitsargumente klar darstellen: Verschlüsselte Übertragung, deutsche Server, geprüfte Verfahren, dieses hohe Maß an Sicherheit nimmt Sorgen und stärkt Vertrauen.
Fazit
Für Ihre Entscheidungsfindung empfiehlt sich ein ehrlicher Blick auf Ihren Status quo:
- Wie viel Zeit beanspruchen in Ihrer Praxis jede Woche Abrechnungen, Mahnwesen und Rückfragen?
- Wie hoch sind Ihre Außenstände?
- Wie angespannt ist Ihre Liquidität?
- Wie digital sind Ihre Prozesse von der Patientenaufnahme bis zur Bezahlung wirklich?
Die Selbstabrechnung bleibt ein gangbarer Weg, vor allem, wenn Ihre Praxis eher klein, gut organisiert und risikoarm tätig ist. Factoring in der Arztpraxis ist für viele Praxen heute der Standard, um Liquidität zu sichern, Ausfallrisiken abzugeben und das Team in der Verwaltung zu entlasten.
Noch weiter geht ein Finanz-Betriebssystem wie Nelly mit einem hohen Maß an Digitalisierung, vom Factoring inklusive KV-/KZV-Factoring bis hin zum Ausgabenmanagement und zu strukturierten Reports.
Jetzt unverbindlich informieren.
Mit Nelly als Finanz-Betriebssystem rücken Sie den Fokus wieder auf das Wichtigste: die Versorgung Ihrer Patienten. Informieren Sie sich jetzt und vereinbaren einen Termin für eine individuelle Beratung.
