Teilzeit als niedergelassener Zahnarzt: Wie funktioniert das wirtschaftlich?

Das Wichtigste in Kürze

• Rund neun von zehn Kostenpositionen einer Zahnarztpraxis sind Fixkosten und sinken nicht mit, wenn Sie Ihre Behandlungszeit reduzieren – eine Kürzung um 20 Prozent kann den Überschuss vor Steuern um knapp 60 Prozent senken.
• Der wirtschaftlich tragfähige Weg zu weniger Arbeitszeit führt nicht über weniger Behandlungszeit, sondern über weniger Verwaltungszeit: Praxisinhaber verbringen im Schnitt sechs Stunden pro Woche mit Bürokratie.
• Wer die Behandlungszeit dennoch reduzieren möchte, muss den Umsatz je Behandlungsstunde erhöhen – etwa über weniger Terminausfälle und eine höhere Umsetzungsquote bei Behandlungsplänen.

Freitag, 15.30 Uhr. Ihr letzter Patient ist versorgt, die Kita schließt um 16.30 Uhr. Theoretisch könnten Sie jetzt gehen. Praktisch warten noch elf unvollständige Dokumentationen, drei Heil- und Kostenpläne, bei denen niemand nachgefasst hat, und die Anamnesebögen von Montag, die noch eingescannt werden müssen. Sie bleiben also – wieder einmal. So wie die Frage, die Sie sich seit Monaten stellen: Ließe sich das nicht auch in vier Tagen erledigen?

Die kurze Antwort: ja. Aber nicht so, wie die meisten es zuerst versuchen.

Warum ist Teilzeit in der eigenen Praxis wirtschaftlich so schwierig?

Teilzeit ist in der eigenen Zahnarztpraxis vor allem deshalb schwierig, weil der größte Teil der Praxiskosten unabhängig von Ihrer Anwesenheit anfällt. Ihr Team wird weiterbezahlt, die Miete wird weiter abgebucht, Behandlungseinheiten und Röntgengerät werden weiter abgeschrieben, das Darlehen wird weiter getilgt – ganz gleich, ob Sie an fünf Tagen behandeln oder an vier.

Wie ausgeprägt dieser Effekt ist, zeigt die Kostenstruktur einer durchschnittlichen Praxis. Nach dem Statistischen Jahrbuch der KZBV entfallen von den gesamten Betriebsausgaben rund 43 Prozent auf Personal, 6 Prozent auf Raumkosten, 5 Prozent auf Abschreibungen und weitere rund 14 Prozent auf übrige Betriebsausgaben wie Versicherungen, Beiträge, Wartung und IT. 

Alle diese Positionen sind kurzfristig kaum beeinflussbar. Praktisch nur der Materialverbrauch bewegt sich wirklich mit der Behandlungsmenge mit – und der macht lediglich rund 8 Prozent aus.

Anders formuliert: Sie können Ihre Arbeitszeit kürzen. Aber Ihre Kosten können Sie nicht im gleichen Maß kürzen.

Rechenbeispiel: Was passiert bei 20 Prozent weniger Behandlungszeit?

Die folgende Modellrechnung orientiert sich an den Durchschnittswerten des KZBV-Jahrbuchs (Datenjahr 2023) und ist auf volle Tausender gerundet. Angenommen wird eine Praxis mit fremdlaborbereinigten Einnahmen von 677.000 Euro und einem Überschuss vor Steuern von 215.000 Euro. Das Team bleibt unverändert, Miete und Abschreibungen laufen weiter, nur der Materialverbrauch sinkt proportional mit.

Ein Fünftel weniger Behandlungszeit kostet in diesem Modell knapp 60 Prozent des Überschusses. Der Grund ist immer derselbe: Jeder Euro Umsatz, der wegfällt, schlägt fast vollständig auf den Gewinn durch, weil ihm kaum eingesparte Kosten gegenüberstehen.

Wer Teilzeit ernsthaft plant, muss diese Rechnung kennen. Sie ist der Grund, warum „einfach einen Tag weniger arbeiten“ in der eigenen Praxis so selten funktioniert – und warum der Hebel woanders liegt.

Wo geht Ihre Arbeitszeit heute tatsächlich hin?

Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit von Praxisinhabern entfällt nicht auf die Behandlung, sondern auf Bürokratie: rund sechs Stunden pro Woche je Praxisinhaber, hinzu kommen 2,5 Stunden je Mitarbeiter. 

Diese Zahlen nennt die Bundeszahnärztekammer. In einer durchschnittlich besetzten Praxis summieren sie sich auf mehr als 24 Stunden Behandlungszeit, die pro Woche verloren gehen.

Das ist die eigentliche Nachricht für alle, die über Teilzeit nachdenken: Sie selbst verbringen bereits heute sechs Stunden pro Woche außerhalb des Behandlungszimmers. Diese Zeit bringt keinen Umsatz – aber sie kostet Sie Lebenszeit. Wenn Sie sie reduzieren, verkürzen Sie Ihre Arbeitswoche, ohne eine einzige Behandlung abzusagen.

Typische Zeitfresser, die sich in fast jeder Praxis wiederfinden:

• Behandlungsdokumentation: Was während der Behandlung nicht erfasst wird, wird abends nachgetragen – oft unvollständig und damit auch abrechnungsrelevant.
• Patientenaufnahme: Anamnesebögen ausdrucken, verteilen, einsammeln, einscannen, ablegen, schreddern.
• Nachverfolgung von Behandlungsplänen: Strichlisten, Wiedervorlagen und Telefonate, die niemand gerne führt.
• Abrechnung und Zahlungseingänge: Rechnungen erstellen, versenden, Zahlungseingänge prüfen, erinnern.

Wie reduzieren Sie Ihre Arbeitszeit, ohne Behandlungszeit zu verlieren?

Arbeitszeit lässt sich ohne Umsatzverlust nur an einer Stelle reduzieren: bei den Tätigkeiten, die keine Behandlungszeit sind. Jede Stunde Dokumentation, Aufnahme oder Nachverfolgung, die automatisiert abläuft, verkürzt Ihre Woche eins zu eins – ohne dass ein einziger Termin ausfällt.

Hier setzt Nelly als Partner für die digitale Patientenreise an. Drei Bausteine greifen dabei ineinander:

Die KI-Dokumentation hört während der Behandlung im Hintergrund mit, filtert die medizinisch relevanten Inhalte kontextbezogen heraus und erstellt daraus eine strukturierte Dokumentation, die Sie anschließend nur noch prüfen und bestätigen. Die Übertragung zurück in Ihr Praxisverwaltungssystem erfolgt automatisch. Sie diktieren nicht und Sie tippen nicht nach – Sie behandeln und geben frei.

Der KI Plan Agent übernimmt die Nachverfolgung von Behandlungsplänen: Pläne werden direkt aus dem Praxisverwaltungssystem digital verschickt, verständlich zusammengefasst und Patienten automatisch per WhatsApp erinnert. Das Nachtelefonieren, das Ihr Team heute Woche für Woche bindet, entfällt.

Die digitale Patientenaufnahme verlagert Anamnesebogen, Datenschutzerklärung und Einwilligungen auf das Smartphone Ihrer Patienten, vor dem Termin oder per QR-Code im Wartezimmer. Bei Ankunft liegen alle Unterlagen digital vor. Das Ausdrucken, Einscannen und Ablegen entfällt vollständig.

In Summe lassen sich mit automatisierter Dokumentation und Plan-Nachverfolgung rund 40 Prozent des Zeitaufwands einsparen. Auf die sechs Bürokratiestunden einer typischen Inhaberwoche gerechnet, sind das gut zwei Stunden, die Sie zurückbekommen, ohne dass sich an Ihrem Terminbuch etwas ändert. Rechnen Sie die 2,5 Stunden je Mitarbeiter hinzu, fällt der Effekt für die gesamte Praxis noch deutlich größer aus.

Erfahren Sie hier mehr darüber: https://www.getnelly.de/ki-assistenz 

Welche Arbeitszeitmodelle stehen Ihnen als Praxisinhaber offen?

Als niedergelassener Zahnarzt stehen Ihnen mehrere Modelle offen, um Ihre persönliche Präsenz zu reduzieren, ohne die Praxis zu schließen. Welches passt, hängt weniger von der Rechtsform ab als von der Frage, wer in Ihrer Abwesenheit behandelt.

1. Teilzulassung: Nach § 19a Abs. 2 der Zulassungsverordnung für Vertragszahnärzte können Sie Ihren Versorgungsauftrag durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Zulassungsausschuss auf die Hälfte beschränken. Das ist der formale Rahmen – die wirtschaftliche Frage aus dem ersten Abschnitt beantwortet er allerdings nicht.
2. Angestellter Zahnarzt: Der einzige Weg, Behandlungskapazität aufrechtzuerhalten, während Sie selbst weniger behandeln. Rechnen Sie den zusätzlichen Führungs- und Verwaltungsaufwand ein: Die Anstellung verkürzt Ihre Woche nicht automatisch.
3. Berufsausübungsgemeinschaft: Zwei Inhaber teilen sich Fixkosten, Vertretung und Urlaubsplanung. Der Effekt auf die Vereinbarkeit ist erheblich, die Abstimmungsintensität ebenfalls.
4. Konzentrierte Behandlungstage: Drei lange Tage entlasten den Alltag oft spürbarer als fünf verkürzte. Für die Kinderbetreuung sind planbare freie Tage meist wertvoller als frühe Feierabende.
5. Feste Vertretungsregelung: Eine verbindliche Absprache mit einer Kollegin in der Nachbarschaft kostet nichts, solange sie nicht gebraucht wird – und rettet den Praxisbetrieb, wenn das Kind krank wird.

Wie erwirtschaften Sie mehr Umsatz in weniger Behandlungsstunden?

Wenn Sie Ihre Behandlungszeit reduzieren und Ihren Überschuss halten wollen, müssen Sie in der verbleibenden Zeit denselben Umsatz erwirtschaften. Konkret: Wer zehn Prozent weniger behandelt, braucht rund elf Prozent mehr Umsatz je Behandlungsstunde. Das klingt nach viel. In den meisten Praxen liegt genau dieses Potenzial ungenutzt herum.

Die größten Hebel:

• Terminausfälle senken: Jeder nicht wahrgenommene Termin ist eine bezahlte, aber nicht erlöste Behandlungsstunde. Bei reduzierter Präsenz wiegt jeder Ausfall doppelt schwer, weil Sie ihn kaum noch verschieben können.
• Leerlauf zwischen Behandlungen reduzieren: Eine straffere Terminstruktur mit klarer Zuordnung von Prophylaxe- und Behandlerzeiten bringt oft mehr als jede zusätzliche Stunde.
• Delegationsfähige Leistungen konsequent abgeben: Alles, was Ihr Team rechtssicher übernehmen darf, gehört nicht in Ihre Behandlungszeit.
• Die Umsetzungsquote bei Behandlungsplänen erhöhen: Der mit Abstand unterschätzte Hebel: Zwischen 50 und 70 Prozent aller Behandlungspläne werden in Praxen nie umgesetzt. Nicht, weil Patienten kein Interesse hätten – sondern weil die Nachverfolgung im Alltag untergeht.

Genau hier liegt der doppelte Nutzen des Nelly KI Plan Agent. Er entlastet Ihr Team von der manuellen Nachverfolgung und erhöht gleichzeitig die Konvertierung: Die KI erstellt zu jedem Plan eine verständliche Zusammenfassung in einfacher Sprache, Patienten können direkt per Klick unterschreiben und ihre Zahlungsmethode inklusive Ratenzahlungsoptionen auswählen. Alle Pläne sind mit Status, Planwert und Patientenzuordnung für das gesamte Team einsehbar.

Für eine Praxis mit reduzierter Behandlungszeit ist das die entscheidende Rechnung: Sie behandeln weniger Stunden – aber Sie verlieren keinen Umsatz mehr an Pläne, die in einer Schublade liegen.

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Wie lassen sich Kind und eigene Praxis miteinander vereinbaren?

Kind und eigene Praxis lassen sich vereinbaren – die Daten zeigen allerdings, dass Zahnärztinnen dafür bislang vor allem den Zeitpunkt der Niederlassung nach hinten verschieben.

In welchem Alter gründen Zahnärztinnen ihre Praxis?

Der InvestMonitor Zahnarztpraxis von IDZ und apoBank liefert für 2024 ein klares Bild:

• Durchschnittsalter bei der Erstniederlassung: 37,6 Jahre bei Frauen, 35,7 Jahre bei Männern.
• Hauptgründungsphase: 57,4 Prozent der Existenzgründerinnen waren zwischen 35 und 44 Jahre alt.
• Frühe Gründungen: Nur etwa 30 Prozent der Frauen ließen sich vor dem 35. Lebensjahr nieder – bei den Männern waren es gut 40 Prozent.

Die Niederlassung fällt bei Zahnärztinnen also mehrheitlich in genau die Lebensphase, in der auch Familiengründung und Kinderbetreuung stattfinden.

Warum verschiebt sich die Niederlassung nach hinten?

Eine Studie des Instituts der Deutschen Zahnärzte unter 622 neu niedergelassenen Zahnärzten zeigt, wie eng Familienplanung und Gründungszeitpunkt zusammenhängen:

• Mit Kindern liegen zwischen Approbation und Niederlassung 9,9 Jahre.
• Ohne Kinder sind es 6,6 Jahre.
• 43 Prozent haben mindestens eine längere Pause im Zusammenhang mit Schwangerschaft und Kinderbetreuung genommen.

Zur Differenz von gut drei Jahren tragen vor allem berufliche Auszeiten bei, die während der Anstellung genommen werden – die Niederlassung folgt bei vielen erst danach.

Welches Modell leben Zahnärztinnen mit Kindern?

41 Prozent der Befragten ordnet die Studie einem flexibilitätsorientierten Modell zu – überwiegend Zahnärztinnen mit Kindern, deren Familienplanung abgeschlossen ist. Sie setzen in der Niederlassung gezielt auf flexible Arbeitszeitmodelle und gute Vereinbarkeit.

Ausfallzeiten organisieren die Befragten über drei Wege:

• Reduzierte Behandlungszeiten in Phasen mit hohem Betreuungsbedarf.
• Praxisurlaub in den Schulferien, frühzeitig geplant.
• Professionelle Vertretungsregelungen, teils in Kooperation mit Kolleginnen aus benachbarten Praxen.

Was bedeutet das für Ihre Praxisplanung?

Die Selbstständigkeit ist kein Hindernis für die Vereinbarkeit, sondern potenziell der flexiblere Weg: Sie bestimmen Öffnungszeiten, Terminstruktur und Teamaufstellung selbst.

Entscheidend ist nur, dass Ihre Praxis wirtschaftlich so aufgestellt ist, dass reduzierte Behandlungszeit nicht automatisch reduziertes Einkommen bedeutet. Genau dafür braucht es die Hebel aus den vorangegangenen Abschnitten.

Fazit: Nicht weniger arbeiten, sondern anders arbeiten

Teilzeit in der eigenen Zahnarztpraxis scheitert selten am Willen und fast immer an der Kostenstruktur. Wer schlicht die Behandlungszeit kürzt, verliert überproportional viel Gewinn – das Rechenbeispiel zeigt es deutlich. Wer stattdessen zuerst die Verwaltungszeit angreift und parallel den Umsatz je Behandlungsstunde erhöht, gewinnt echte Stunden zurück, ohne den Preis dafür zu zahlen.

Fangen Sie deshalb nicht mit dem Terminbuch an, sondern mit der Frage, wie viele Stunden Ihrer Woche heute außerhalb des Behandlungszimmers stattfinden. Diese Stunden sind der Teil Ihrer Arbeitszeit, den Sie reduzieren können, ohne dass es jemand merkt – außer Ihnen.

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FAQs zur Teilzeit in der Zahnarztpraxis

Kann ich als Vertragszahnarzt in Teilzeit arbeiten?

Ja. Nach § 19a Abs. 2 Zahnärzte-ZV können Sie Ihren Versorgungsauftrag durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Zulassungsausschuss auf die Hälfte beschränken. Wirtschaftlich entscheidend ist allerdings nicht die Zulassung, sondern Ihre Kostenstruktur: Personal, Miete und Abschreibungen laufen weiter, auch wenn Sie nur noch halbtags behandeln.

Wie viel Gewinn kostet mich eine reduzierte Behandlungszeit?

Überproportional viel. Da rund neun von zehn Kostenpositionen einer Zahnarztpraxis fix sind, schlägt jeder Umsatzrückgang fast vollständig auf den Gewinn durch. In einer Modellrechnung mit durchschnittlichen KZBV-Werten senkt eine um 20 Prozent reduzierte Behandlungszeit den Überschuss vor Steuern um knapp 60 Prozent.

Lohnt sich Teilzeit als Praxisinhaber dann überhaupt?

Ja, wenn Sie an der richtigen Stelle kürzen. Rund sechs Stunden pro Woche entfallen bei Praxisinhabern auf Bürokratie und nicht auf Behandlung, hinzu kommen 2,5 Stunden je Mitarbeiter. Wer diesen Anteil durch digitale Prozesse senkt, verkürzt die Arbeitswoche spürbar, ohne Behandlungszeit und damit Umsatz zu verlieren.