Il Cliente — Una catena odontoiatrica lombarda in crescita
Brush è una catena di studi dentistici in Lombardia, con sedi a Vimercate, Bollate, Desio, Bresso e una nuova apertura a Milano prevista per il 2026. Fondata nel 2011, si distingue per un approccio orientato alla prevenzione odontoiatrica e per un team multidisciplinare specializzato in tutte le branche dell'odontoiatria. Gli studi Brush sono dotati di tecnologie avanzate - come TAC 3D Cone Beam, scanner intraorali e software di modellazione 3D - che permettono diagnosi precise e trattamenti odontoiatrici completi in un'unica struttura.
Con una crescita costante e cinque sedi attive, Brush ha affrontato le tipiche sfide legate alla gestione di una rete di studi dentistici:
- uniformare l'accoglienza dei pazienti
- ottimizzare i processi amministrativi
- digitalizzare check-in, firma documenti e pagamenti
La Sfida: processi manuali che frenano efficienza e patient experience nello studio dentistico
Prima di adottare Nelly, Brush si trovava ad affrontare una serie di frizioni operative che, sommate tra loro, pesavano sull'esperienza del paziente quanto sulla fluidità del lavoro quotidiano del team.
Firma documenti — vincolata alla presenza fisica, senza possibilità di firma digitale Il nodo più critico riguardava la firma dei documenti clinici e dei consensi informati. L'intero processo dipendeva dall'uso di tavolette grafometriche e richiedeva la presenza fisica del paziente in studio: un'infrastruttura rigida che non lasciava spazio a nessuna flessibilità. Se un paziente non era fisicamente lì, la firma non poteva avvenire - e con essa si bloccava tutto il flusso burocratico che ne dipendeva.
Check-in lento — fino a 10 minuti di burocrazia prima di ogni visita A questo si aggiungeva un problema di tempo sprecato all'accettazione. I pazienti arrivavano puntuali ma si ritrovavano comunque a perdere fino a 10 minuti in fase di check-in in studio dentistico — tempo sottratto alla cura e alla relazione col paziente.
Preventivi odontoiatrici cartacei - un secondo accesso in studio solo per una firma Sul fronte dei preventivi odontoiatrici, il processo cartaceo creava un ulteriore ostacolo: qualsiasi documento da firmare richiedeva un secondo accesso fisico in studio. Un passaggio ridondante che generava attrito in una fase delicata — quella in cui il paziente sta ancora valutando se procedere con le cure.
La Soluzione: digitalizzazione completa dello studio dentistico con Nelly Solutions
Con Nelly, Brush ha implementato un sistema integrato di digitalizzazione per studi dentistici, eliminando carta, hardware obsoleto e vincoli fisici lungo tutto il percorso del paziente.
Firma digitale via OTP — remota, sicura e senza hardware
Lo studio ha sostituito le tavolette grafometriche con un sistema di firma elettronica avanzata via OTP su smartphone: nessun dispositivo dedicato, nessun vincolo di presenza fisica. I consensi informati e tutti i documenti clinici possono essere firmati ovunque, in pochi secondi.
Check-in digitale automatizzato — zero attese, zero carta
Il processo di accettazione è diventato completamente autonomo: il paziente aggiorna la propria anagrafica, completa l'anamnesi online e firma i consensi in autonomia, liberando il personale di front desk e azzerando i tempi morti prima della visita.
Portale paziente — preventivi e documenti gestiti da remoto
Grazie al portale paziente digitale, i preventivi vengono inviati e firmati online, eliminando la necessità di tornare in studio. Un passaggio chiave verso una patient journey completamente digitale.
Pagamenti digitali integrati — riconciliazione automatica e gestione semplificata L'integrazione del POS digitale ha chiuso il cerchio: ogni transazione viene associata al paziente specifico, rendendo la riconciliazione dei pagamenti immediata e la gestione amministrativa più snella.
Il risultato è un flusso digitale continuo — dall'accoglienza alla firma fino al pagamento — senza interruzioni né carta.
L'Implementazione — Adozione graduale, senza stravolgere i processi dello studio
L'adozione di Nelly è stata progettata per integrarsi nel flusso di lavoro esistente, ottimizzandolo senza stravolgere le abitudini del team. Il questionario anamnestico digitale ha mantenuto contenuto e struttura identici a prima; l'ordine delle operazioni è rimasto invariato. Il personale non ha dovuto reimparare nulla — solo smettere di usare la carta.
L'integrazione con il gestionale dello studio dentistico ha richiesto qualche settimana, mentre le funzionalità legate a pagamenti digitali e gestione documentale sono state introdotte in una fase successiva, seguendo una roadmap graduale che ha facilitato l'adozione da parte di tutto il team.
I Risultati — Meno burocrazia, più conversioni, pazienti più soddisfatti
⏱ Fino a 2 ore risparmiate al giorno per sede
Eliminando le attività amministrative all'accettazione, ogni studio ha recuperato fino a 10 minuti per paziente. Su una media di 10-20 visite al giorno, il risparmio si traduce in fino a 2 ore al giorno, ora dedicate alla cura e alla relazione con il paziente.
📈 Meno appuntamenti mancati e maggiore conversione dei preventivi
La firma digitale da remoto ha eliminato i passaggi ridondanti nel processo decisionale, mentre la possibilità di richiedere un acconto online tra i 50 e i 100 euro ha avuto un effetto concreto sulla riduzione dei no-show e sull'aumento del tasso di accettazione dei piani di cura.
⭐ Patient experience migliorata — veloce, intuitiva, adatta a tutte le età
Il riscontro dei pazienti è positivo: il nuovo flusso digitale di accoglienza è percepito come veloce ed efficiente. Grazie a istruzioni intuitive, si è rivelato adatto a tutte le fasce d'età — dai pazienti più giovani a quelli più senior.
“Nelly ha semplificato enormemente il nostro lavoro. Il paziente compila l'anamnesi e firma i consensi comodamente da casa. Noi ci concentriamo su quello che conta davvero: il paziente.”
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