Elektronischer Heil- und Kostenplan (eHKP) – alles, was Sie wissen müssen!

Seit dem 1. Januar 2023 ist der elektronischen Heil- und Kostenplan in allen deutschen Praxen verpflichtend. Lesen Sie hier, welche Besonderheiten beim eHKP gelten, wie man ihn verschickt und welche technischen Voraussetzungen Sie dafür benötigen.

7.5.2024
Leitfaden
5
Min. Lesezeit
Autor:
© Mart Production/Pexels

Wie erstelle ich einen elektronischen Heil- und Kostenplan?

Das Erstellen des eHKP erfolgt ausschließlich digital im Praxisverwaltungssystem.

Wo schickt man den eHKP hin?

Ist der eHKP erstellt, muss er bei der gesetzlichen Krankenversicherung eingereicht werden. Über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) wird der Plan elektronisch an die zuständige Krankenkasse verschickt. Die Übermittlung erfolgt automatisch und verschlüsselt an die KIM-Adresse der jeweiligen Kassen der Versicherten. Diese schickt den Antrag auf selben Weg an die Praxen zurück.

Welche Software unterstützt den elektronischen Heil- und Kostenplan?

Für die Übermittlung des eHKP benötigen Praxen die folgenden technischen Komponenten: Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren-Modul (EBZ-Modul) oder Updates des Praxisverwaltungssystem (PVS) mit integrierter EBZ-Funktion, Anschluss an die Telematikinfrastruktur, Elektronischer Zahnarztausweis & elektronischer Praxisausweis, eHealth-Konnektor (Version PTV3 oder höher), Stationäres eHealth-Kartenleseterminal, KIM-Adresse & KIM-Client Modul

Der elektronische Heil- und Kostenplan hat großes Potenzial, den Arbeitsalltag in Zahnarztpraxen zu vereinfachen. Doch noch immer schöpfen viele Ärzte die Möglichkeiten des eHKP nicht voll aus: Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren gilt als komplex, zudem benötigt es spezielle technische Komponenten. Haben Sie die anfänglichen Hürden jedoch einmal überwunden, spart der papierlose Antragsprozess viel Zeit und entlastet Ihr gesamtes Praxisteam.

Was ist der eHKP?

Wie der Name schon vermuten lässt, löst der elektronische Heil- und Kostenplan (eHKP) den Heil- und Kostenplan in Papierform ab. Im neuen Antragsverfahren können Sie den Behandlungsplan Ihres Patienten elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Diese schickt Ihre Antwort auf selben Weg an Sie zurück. Ihr Praxisverwaltungssystem erkennt den Antrag dann ganz automatisch und ordnet sie der entsprechenden Patientenakte zu.  

Vorteile des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens

Der eHKP entlastet Sie und Ihr Praxisteam.

Durch den neuen Heil- und Kostenplan für Zahnärzte wird der bisher zeitaufwendige Papierprozess enorm vereinfacht und beschleunigt. Patienten und Praxen müssen nicht mehr lange auf eine Antwort der Kassen warten. Dadurch erhalten beide Planungssicherheit und auch die Arzt-Patienten-Kommunikation vereinfacht sich enorm. Zudem hat der eHKP noch einen positiven Nebeneffekt: Mit der Digitalisierung werden Tonnen an Papier für Behandlungspläne eingespart und Arztpraxen nachhaltiger. Nicht zuletzt spart die Digitalisierung Ihrem Praxisteam schlichtweg viel Zeit.

Mit dem digitalen Patienten- und Abrechnungstool von Nelly sparen Sie im Praxisalltag noch mehr Ressourcen: Bis zu 90 Minuten Zeit am Tag und 80 Prozent Druck- und Papierkosten.

Welche Besonderheiten gelten beim eHKP?

Der neue Heil- und Kostenplan für Zahnärzte bringt einige Besonderheiten mit sich. Lehnt die Kasse den Antrag beispielsweise ab, übermittelt diese beim eHKP zusätzlich ein Kennzeichen für den Ablehnungsgrund. Zudem gibt es neue Befund- und Therapieplanungskürzel. Eine Liste aller neuen Befundkürzel stellt die KZVBW zur Verfügung.

Drei Beispiele der neuen Kennzeichen im eHKP.

Mit dem elektronischen Antrag wird Versicherte außerdem nicht mehr der kompletten HKP mitgegeben und auch der Postweg entfällt. Stattdessen schicken die Kassen eine leicht verständliche Patienteninformation inklusive notwendiger Einverständniserklärungen direkt an ihre Patienten.

Natürlich wird es auch nach wie vor Sonder- und Härtefälle geben, die sich mit dem neuen Heil- und Kostenplan nicht standardisieren lassen. Dafür gibt es im elektronischen Formular eine extra Kennzeichnung, welche elektronisch an die Kasse übermittelt wird. Anschließend leitet diese die Prüfung ein und kontaktiert die Patienten.

Ab wann gilt der eHKP?

Bereits am 1. Januar 2022 begann die Pilotphase zum neuen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren, seit dem 1. Juli 2022 startete der Echtbetrieb. Mit dem Stichtag 1. Januar 2023 endete die Schonfrist für alle Praxen: Der HKP kann seitdem nur noch elektronisch verschickt werden.

Hinweis: Läuft Ihr Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren noch nicht ganz rund? Bei Störungen können Sie den eHKP nach wie vor ausdrucken und per Post versenden. Dies müssen Sie allerdings auf einem extra Bemerkungsfeld begründen.

Technische Voraussetzungen für den eHKP

Falls Sie die Telematikinfrastruktur für Zahnärzte bereits nutzen, ist ein Großteil der notwendigen technischen Ausstattung bereits in Ihrer Praxis vorhanden. Diese sind:

  • EBZ-Modul bzw. Updates des PVS mit integrierter EBZ-Funktion
  • Falls noch nicht vorhanden, einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur
  • Ihr Elektronischer Zahnarztausweis und elektronischer Praxisausweis
  • eHealth-Konnektor (Version PTV3 oder höher)
  • Stationäres eHealth-Kartenleseterminal
  • KIM-Adresse und KIM-Clientmodul

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) verschickt Anträge und Dokumente direkt aus Ihrem PVS zur Krankenkasse und wieder zurück. Dafür benötigen Sie eine KIM-Adresse, welche Sie von Ihrem ausgewählten KIM-Anbieter erhalten.

Elektronischen Heil- und Kostenplan einreichen so geht’s

Mit dem neuen eHKP soll das gesamte Beantragungs- und Genehmigungsverfahren vereinfacht werden. Doch wie sieht das eigentlich in der Praxis aus? Wir haben den Prozess für Sie zusammengefasst:

  • Schritt 1: Haben Sie den eHKP in Ihrem Praxisverwaltungssytem digital erstellt, schicken Sie diesen direkt über das verschlüsselte Mail-Verfahren von KIM an die Kassen. Der Vorteil: Die Inhalte sind automatisch signiert und werden direkt an die richtige KIM-Adresse der zuständigen Krankenkasse verschickt.
  • Schritt 2: Die Krankenkasse prüft den Behandlungsplan, genehmigt oder lehnt ab und schickt ihren Entscheid ebenfalls elektronisch via KIM zeitnah an Ihre Praxis zurück. 
  • Schritt 3: Anschließend ordnet Ihr PVS die Anträge automatisch den Patientenkarteien zu und kategorisiert zwischen „genehmigt wie geplant”, „mit Änderungen genehmigt” oder „abgelehnt”. 
  • Schritt 4: Die Versicherten erhalten ihre Patienteninformation mit allen nötigen Einverständniserklärungen postalisch von den Kassen zugeschickt.
In wenigen Schritten reichen Sie den  eHKP bei der zuständigen Krankenkasse ein.

Mit Nelly zur digitalen Praxis

Sie sind vom elektronischen Antragssystem überzeugt und möchten Ihre Praxis fit für die digitale Zukunft machen? Dann ist Nelly zusätzlich zu Ihrem PVS die perfekte Wahl für Sie! Mit Nelly können Sie Ihre Dokumentenablage schon bei der Patientenaufnahme einfach und schnell elektronisch managen. Lästiger Papierkram und ewiges Einscannen gehören damit endlich der Vergangenheit an. Weitere Highlight von Nelly sind:

Mehr Komfort, aber einfach

Um den Übergang in die digitale Praxis noch einfacher zu managen, lässt sich Nelly nahtlos in jedes beliebige Praxissystem integrieren. Dank der intuitiven Bedienung benötigen Sie zudem keine Fortbildung. Schaffen auch Sie jetzt in Ihrer Praxis einen digitalen Workflow. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

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Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

Der elektronische Heil- und Kostenplan hat großes Potenzial, den Arbeitsalltag in Zahnarztpraxen zu vereinfachen. Doch noch immer schöpfen viele Ärzte die Möglichkeiten des eHKP nicht voll aus: Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren gilt als komplex, zudem benötigt es spezielle technische Komponenten. Haben Sie die anfänglichen Hürden jedoch einmal überwunden, spart der papierlose Antragsprozess viel Zeit und entlastet Ihr gesamtes Praxisteam.

Was ist der eHKP?

Wie der Name schon vermuten lässt, löst der elektronische Heil- und Kostenplan (eHKP) den Heil- und Kostenplan in Papierform ab. Im neuen Antragsverfahren können Sie den Behandlungsplan Ihres Patienten elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Diese schickt Ihre Antwort auf selben Weg an Sie zurück. Ihr Praxisverwaltungssystem erkennt den Antrag dann ganz automatisch und ordnet sie der entsprechenden Patientenakte zu.  

Vorteile des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens

Der eHKP entlastet Sie und Ihr Praxisteam.

Durch den neuen Heil- und Kostenplan für Zahnärzte wird der bisher zeitaufwendige Papierprozess enorm vereinfacht und beschleunigt. Patienten und Praxen müssen nicht mehr lange auf eine Antwort der Kassen warten. Dadurch erhalten beide Planungssicherheit und auch die Arzt-Patienten-Kommunikation vereinfacht sich enorm. Zudem hat der eHKP noch einen positiven Nebeneffekt: Mit der Digitalisierung werden Tonnen an Papier für Behandlungspläne eingespart und Arztpraxen nachhaltiger. Nicht zuletzt spart die Digitalisierung Ihrem Praxisteam schlichtweg viel Zeit.

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Der neue Heil- und Kostenplan für Zahnärzte bringt einige Besonderheiten mit sich. Lehnt die Kasse den Antrag beispielsweise ab, übermittelt diese beim eHKP zusätzlich ein Kennzeichen für den Ablehnungsgrund. Zudem gibt es neue Befund- und Therapieplanungskürzel. Eine Liste aller neuen Befundkürzel stellt die KZVBW zur Verfügung.

Drei Beispiele der neuen Kennzeichen im eHKP.

Mit dem elektronischen Antrag wird Versicherte außerdem nicht mehr der kompletten HKP mitgegeben und auch der Postweg entfällt. Stattdessen schicken die Kassen eine leicht verständliche Patienteninformation inklusive notwendiger Einverständniserklärungen direkt an ihre Patienten.

Natürlich wird es auch nach wie vor Sonder- und Härtefälle geben, die sich mit dem neuen Heil- und Kostenplan nicht standardisieren lassen. Dafür gibt es im elektronischen Formular eine extra Kennzeichnung, welche elektronisch an die Kasse übermittelt wird. Anschließend leitet diese die Prüfung ein und kontaktiert die Patienten.

Ab wann gilt der eHKP?

Bereits am 1. Januar 2022 begann die Pilotphase zum neuen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren, seit dem 1. Juli 2022 startete der Echtbetrieb. Mit dem Stichtag 1. Januar 2023 endete die Schonfrist für alle Praxen: Der HKP kann seitdem nur noch elektronisch verschickt werden.

Hinweis: Läuft Ihr Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren noch nicht ganz rund? Bei Störungen können Sie den eHKP nach wie vor ausdrucken und per Post versenden. Dies müssen Sie allerdings auf einem extra Bemerkungsfeld begründen.

Technische Voraussetzungen für den eHKP

Falls Sie die Telematikinfrastruktur für Zahnärzte bereits nutzen, ist ein Großteil der notwendigen technischen Ausstattung bereits in Ihrer Praxis vorhanden. Diese sind:

  • EBZ-Modul bzw. Updates des PVS mit integrierter EBZ-Funktion
  • Falls noch nicht vorhanden, einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur
  • Ihr Elektronischer Zahnarztausweis und elektronischer Praxisausweis
  • eHealth-Konnektor (Version PTV3 oder höher)
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KIM (Kommunikation im Medizinwesen) verschickt Anträge und Dokumente direkt aus Ihrem PVS zur Krankenkasse und wieder zurück. Dafür benötigen Sie eine KIM-Adresse, welche Sie von Ihrem ausgewählten KIM-Anbieter erhalten.

Elektronischen Heil- und Kostenplan einreichen so geht’s

Mit dem neuen eHKP soll das gesamte Beantragungs- und Genehmigungsverfahren vereinfacht werden. Doch wie sieht das eigentlich in der Praxis aus? Wir haben den Prozess für Sie zusammengefasst:

  • Schritt 1: Haben Sie den eHKP in Ihrem Praxisverwaltungssytem digital erstellt, schicken Sie diesen direkt über das verschlüsselte Mail-Verfahren von KIM an die Kassen. Der Vorteil: Die Inhalte sind automatisch signiert und werden direkt an die richtige KIM-Adresse der zuständigen Krankenkasse verschickt.
  • Schritt 2: Die Krankenkasse prüft den Behandlungsplan, genehmigt oder lehnt ab und schickt ihren Entscheid ebenfalls elektronisch via KIM zeitnah an Ihre Praxis zurück. 
  • Schritt 3: Anschließend ordnet Ihr PVS die Anträge automatisch den Patientenkarteien zu und kategorisiert zwischen „genehmigt wie geplant”, „mit Änderungen genehmigt” oder „abgelehnt”. 
  • Schritt 4: Die Versicherten erhalten ihre Patienteninformation mit allen nötigen Einverständniserklärungen postalisch von den Kassen zugeschickt.
In wenigen Schritten reichen Sie den  eHKP bei der zuständigen Krankenkasse ein.

Mit Nelly zur digitalen Praxis

Sie sind vom elektronischen Antragssystem überzeugt und möchten Ihre Praxis fit für die digitale Zukunft machen? Dann ist Nelly zusätzlich zu Ihrem PVS die perfekte Wahl für Sie! Mit Nelly können Sie Ihre Dokumentenablage schon bei der Patientenaufnahme einfach und schnell elektronisch managen. Lästiger Papierkram und ewiges Einscannen gehören damit endlich der Vergangenheit an. Weitere Highlight von Nelly sind:

Mehr Komfort, aber einfach

Um den Übergang in die digitale Praxis noch einfacher zu managen, lässt sich Nelly nahtlos in jedes beliebige Praxissystem integrieren. Dank der intuitiven Bedienung benötigen Sie zudem keine Fortbildung. Schaffen auch Sie jetzt in Ihrer Praxis einen digitalen Workflow. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

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Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

Maria Brütting

Autorin

Maria Brütting ist Content Writerin und auf die Bereiche HealthTech und FinTech spezialisiert.

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