Über die Zahnärzte am Kiefernhang
Die Zahnarztpraxis am Kiefernhang 12 in Berlin-Hohengatow ist ein echter Familienbetrieb. Nick Janssen übernahm die Praxis im Januar 2025 von seiner Mutter und führt sie gemeinsam mit ihr und einem Team von rund 15 Personen weiter – darunter drei Zahnärzte und zwei Dentalhygieniker.
Der fachliche Schwerpunkt der Praxis liegt auf patientenindividueller, ganzheitlicher Zahnmedizin: Behandlungen werden nicht isoliert betrachtet, sondern im Kontext des gesamten Körpers – von der Zungendiagnostik über Schlafanalysen bis zur engen Zusammenarbeit mit Orthopäden, Kieferorthopäden und Physiotherapeuten. Zahnersatz wird individuell vermessen und gefertigt, prothetische Lösungen werden häufig innerhalb eines einzigen Behandlungstages realisiert.
Die Praxis verfügt über ein eigenes Labor und behandelt das gesamte Spektrum der modernen Zahnmedizin: Ästhetik, Implantologie, Prophylaxe und Funktionstherapie bei Craniomandibulärer Dysfunktion (CMD).
Herausforderungen bei der täglichen Dokumentation
Die digitale Praxisverwaltung der Zahnärzte am Kiefernhang verlief bislang grundsätzlich solide, allerdings war da immer noch die Dokumentation jeder einzelnen Patientenbehandlung. Insbesondere bei kurzen Behandlungen oder in stressigen Phasen blieben diese Verwaltungstätigkeiten öfter liegen. Was nicht in Echtzeit erfasst wurde, musste abends nachgearbeitet werden.
„Ich habe nach der Schicht eigentlich immer mindestens eine Stunde gesessen, um alles nachzuarbeiten und zu kontrollieren. Das war wirklich Standard“, so Nick Janssen.
Die Konsequenzen waren nicht nur Überstunden vor dem Bildschirm, sondern auch finanzielle Einbußen. Denn Leistungen, die im hektischen Praxisalltag nicht dokumentiert wurden, wurden nicht abgerechnet.
Eine weitere Schwierigkeit war die Patientenaufnahme. Ein vorhandenes Tablet-basiertes Anamnese-Tool erwies sich im Alltag als zu aufwändig. Viele Patienten kamen mit der Technik nicht zurecht, was das Empfangsteam zusätzlich belastete.
Erwartungen übertroffen: Neue Praxiserfahrung mit Nelly
Nellys intuitive digitale Anamnese war für die Zahnärzte am Kiefernhang der entscheidende Impuls für die Umstellung. Als Nelly anschließend fragte, ob die Praxis die neue KI-gestützte Dokumentationsfunktion in einer Testphase erproben wolle, war das Team interessiert.
„Meine Erwartungen waren ehrlich gesagt eher verhalten. Ich habe mich gefragt, ob das wirklich so gut funktionieren kann. Diese Skepsis hat sich aber komplett gedreht.“ Nick Janssen
Die Einführungsphase verlief für Nick Janssen überraschend reibungslos. Nelly unterstützt ihre Kunden selbstverständlich durch ausführliche, praxisnahe Schulungen und einen engen Support.
Digitale Patientenaufnahme übers eigene Smartphone
Die digitale Patientenaufnahme mit Nelly hat die Praxisabläufe grundlegend vereinfacht. Neue Patienten erhalten vor ihrem ersten Besuch einen Link – per E-Mail oder SMS – und können Anamnesebogen, Datenschutzerklärung und Einwilligungen bequem mit ihrem eigenen, vertrauten Gerät ausfüllen. Das können sie bereits vor ihrem Besuch von zu Hause, oder per QR-Code vor Ort im Wartezimmer erledigen.
Bei der Ankunft in der Praxis sind dann alle Unterlagen bereits digital hinterlegt. Die Behandlung kann sofort beginnen, mit kürzeren Wartezeiten bei der Anmeldung.
Für das Praxisteam bedeutet das:
- Weniger Routineaufwand an der Rezeption
- Kein fehleranfälliger Papieraufwand
- Direkter Datenfluss in die eigene PVS
KI-Dokumentation im laufenden Betrieb
Inzwischen nutzt die ganzheitliche Zahnarztpraxis in Berlin-Hohengatow auch die revolutionäre KI Dokumentation. Nelly erstellt die Dokumentation per Sprachaufnahme vollständig im Hintergrund, erkennt kontextbezogen relevante Inhalte und überträgt alles automatisch zurück ins Praxisverwaltungssystem. Damit lassen sich bis zu 40 % Zeitersparnis erzielen.
„Ich muss abends nicht mehr stundenlang dokumentieren, sondern habe wirklich Feierabend, wenn ich das Behandlungszimmer verlasse. Das ist ein riesiger Vorteil", bestätigt Zahnarzt Nick Janssen.
Kurz nach der Einrichtung wurde das neue System einer unfreiwilligen Härteprobe unterzogen. Eine saisonale Krankheitswelle ließ die Praxis trotz Personalmangel auf Hochtouren weiterlaufen, ohne dass wertvolle Daten verloren gingen.
Positive Reaktionen seitens der Patienten
Die KI-Dokumentation bringt auch für die Patienten einen deutlichen Mehrwert. So erhalten sie gleich im Anschluss an die Behandlung eine strukturierte Zusammenfassung als PDF zur Verfügung.
„Viele finden das richtig gut, weil sie im Behandlungsstuhl oft gar nicht alles aufnehmen können. Durch die Zusammenfassung wissen sie später genau, was besprochen wurde.“
Gerade bei erklärungsbedürftigen Themen wie Aufklärungsgesprächen oder Medikationshinweisen schafft die übersichtliche Dokumentation Klarheit und stärkt das Vertrauen in die Praxis. Die Rückmeldungen der Patienten sind laut Nick Janssen durchweg positiv.
Abrechnung digital: Factoring mit Nelly
Neben der digitalen Patientenaufnahme und der KI-Dokumentation nutzen die Zahnärzte am Kiefernhang auch das digitale Factoring von Nelly – in Kooperation mit Partnerbanken als Ihrem Vertragspartner. Somit nutzen sie die Tools von Nelly vom ersten Patientenkontakt bis zum Zahlungseingang.
So werden die Rechnungen digital per E-Mail oder SMS zugestellt, und die Patienten zahlen direkt online – mit der Zahlungsmethode ihrer Wahl.
Für die Praxis bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand in der Abrechnung, Auszahlung des Forderungsvolumens innerhalb von 24 Stunden und bis zu 30 % geringere Abrechnungskosten durch den Wegfall von Papier- und Portokosten. Offene und bezahlte Forderungen sind jederzeit in einer digitalen Übersicht einsehbar, automatische Reports entlasten zusätzlich die Buchhaltung.
Fazit – Überzeugen Sie sich selbst
Die Einführung von Nelly hat bei den Zahnärzten am Kiefernhang zwei strukturelle Probleme gelöst: unvollständige Dokumentation und zeitintensive Patientenaufnahme. Beides ist heute automatisiert, direkt ins PVS integriert und entlastet das Team spürbar – vom ersten Patientenkontakt bis zur abgeschlossenen Behandlungsdokumentation.
Nick Janssen empfiehlt die Nelly KI-Dokumentation ausdrücklich weiter:
„Macht eine Testphase und überzeugt euch selbst. Wer sich das nicht zumindest anschaut, verpasst aus meiner Sicht eine große Chance.”
Für Praxen, die Dokumentationsaufwand reduzieren, Abrechnungslücken schließen und ihr Team gezielt entlasten wollen, zeigt das Beispiel der Zahnärzte am Kiefernhang deutlich, was mit moderner digitaler Infrastruktur möglich ist.
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