Il cliente: uno studio medico ad alto volume nel Sud Italia
Studio Dermatologico Drmac è uno dei più importanti studi dermatologici del Sud Italia. Oltre alla dermatologia medica, opera nell'estetica e nella chirurgia estetica, con trattamenti eseguiti tramite macchinari e laser avanzati. Il team è composto da 4 medici specialisti e 1 chirurgo, e gestisce circa 1.000 pazienti al mese.
Con un flusso operativo così intenso, lo studio aveva bisogno di un gestionale per studi medici capace di supportare la digitalizzazione senza rallentare il lavoro clinico o amministrativo.
Il problema: una gestione cartacea che frena l'efficienza dello studio medico
Prima di adottare Nelly, Studio Dermatologico Drmac si trovava ad affrontare frizioni operative tipiche degli studi medici non ancora digitalizzati, con impatti sia sull'efficienza interna sia sulla patient experience.
Migliaia di fogli, documenti difficili da archiviare e recuperare. La gestione documentale era interamente cartacea. Venivano prodotti migliaia di fogli, molti dei quali rischiavano di perdersi o risultavano difficili da recuperare: un ostacolo concreto alla dematerializzazione dei documenti sanitari.
Medici coinvolti nella burocrazia invece che nella visita. La compilazione manuale di anamnesi e moduli rallentava le attività quotidiane e, in alcuni casi, coinvolgeva direttamente i medici nella gestione documentale, sottraendo tempo prezioso alla cura del paziente.
Check-in lento e poco fluido. Una parte significativa del tempo veniva assorbita dalla compilazione di consensi informati e moduli all'accettazione — un processo macchinoso, soprattutto con alti volumi di accesso.
Gestione dei consensi GDPR: un rischio da non sottovalutare. Attivo sui social, lo studio aveva necessità di raccogliere e gestire in modo strutturato i consensi privacy GDPR relativi alla pubblicazione di foto e video dei pazienti — un aspetto critico nella gestione dei dati sensibili in ambito medico.
La soluzione: dematerializzazione completa con Nelly
Con Nelly, lo studio ha eliminato la carta lungo tutto il percorso documentale, introducendo un sistema flessibile e accessibile a tutte le fasce d'età.
Compilazione digitale via QR code: rapida e autonoma. Dopo la visita, il paziente accede ai moduli tramite QR code e compila in autonomia anagrafica, anamnesi digitale e consensi informati. Il sistema si è rivelato intuitivo anche per pazienti anziani, riducendo il bisogno di assistenza e migliorando sensibilmente la patient experience.
Invio da remoto: prima o dopo l'appuntamento. I moduli possono essere inviati via mail o messaggio, permettendo ai pazienti di completare la documentazione da casa. Questo rende il flusso più flessibile e semplifica il controllo da parte del personale.
Anagrafica centralizzata: sempre disponibile. La disponibilità centralizzata dei dati è un vantaggio chiave, particolarmente utile quando molti pazienti tornano periodicamente per visite o trattamenti ricorrenti.
L'implementazione: operativi in sole due settimane
L'adozione è avvenuta su consiglio di un collega già a conoscenza della soluzione. Dalla firma del contratto al go-live sono bastate circa due settimane. Il supporto ricevuto è stato professionale e calibrato sulle esigenze specifiche della struttura, facilitando il passaggio al digitale in ambito medico senza stravolgere i processi esistenti.
I risultati: più efficienza, migliore patient experience, piena conformità GDPR
Operatività più rapida. La dematerializzazione dei documenti sanitari ha permesso di gestire un flusso elevato di pazienti in modo più ordinato, eliminando le inefficienze legate alla carta.
Percezione del servizio più moderna e affidabile. I pazienti associano il nuovo approccio a un'organizzazione più controllata e sicura. In un settore dove la fiducia è centrale, questo si traduce in un beneficio concreto sulla fidelizzazione e sulla qualità percepita del servizio.
Conformità GDPR e gestione strutturata dei dati. Nelly ha garantito un presidio più solido delle informazioni anagrafiche e dei consensi informati digitali, inclusi quelli per la pubblicazione di immagini — fondamentale per la privacy negli studi medici.
Meno carta, più sostenibilità. La riduzione dell'uso della carta ha portato benefici concreti anche in termini di impatto ambientale.
"Con Nelly abbiamo velocizzato il lavoro, digitalizzato la gestione dei documenti e rafforzato la fiducia del paziente."
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